4. Organizacijski okvir in struktura

Upravljalni organ izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, bi moral zagotoviti primerno in pregledno organizacijsko in operativno strukturo zadevnega izdajatelja, določeno v pisni obliki. Struktura bi morala spodbujati in izkazovati učinkovito in skrbno upravljanje izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, in po potrebi skupine.

Upravljalni organ bi moral zagotoviti, da imajo funkcije notranjih kontrol na voljo ustrezne finančne in človeške vire ter pooblastila za učinkovito opravljanje svoje vloge. Zagotoviti bi bilo treba vsaj to, da funkcija spremljanja skladnosti poslovanja deluje neodvisno, vključno z ustrezno ločenimi dolžnostmi. Linije poročanja in porazdelitev odgovornosti bi morale biti jasne, dobro opredeljene, dosledne, izvedljive in ustrezno dokumentirane. Dokumentacija bi morala biti primerno posodobljena.

Struktura izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, upravljalnemu organu ne bi smela onemogočati nadzora in učinkovitega upravljanja tveganj, ki jim je izpostavljen ali jim je po potrebi izpostavljena skupina, pristojnemu organu pa ne bi smela onemogočati učinkovitega nadzora izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva.

Upravljalni organ bi moral oceniti, ali in kako pomembne spremembe strukture skupine, kadar je ustrezno (npr. ustanovitev novih podrejenih družb, združitve in prevzemi, prodaja ali likvidacija delov skupine ali zunanji dogodki), vplivajo na trdnost organiz acijskega okvira izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva. Upravljalni organ bi moral v primeru ugotovljenih pomanjkljivosti hitro izvesti potrebne prilagoditve. 4.2 Poznavanje strukture

Upravljalni organ bi moral v celoti poznati in razumeti pravno, organizacijsko in operativno strukturo izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva („know your structure“), ter zagotoviti, da je skladna z odobreno poslovno strategijo izdajatelja, njegovo strat egijo tveganj in nagnjenostjo k prevzemanju tveganj ter zajeta z njegovim okvirom za upravljanje tveganj.

Upravljalni organ bi moral zagotoviti, da so struktura izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, in po potrebi strukture znotraj skupine jasne, učinkovite in pregledne za zaposlene, delničarje in druge deležnike ter za pristojni organ.

Upravljalni organ bi moral usmerjati strukturo izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, njen razvoj in omejitve ter zagotoviti, da je struktura utemeljena in učinkovita ter ne vključuje nepotrebne ali neustrezne zapletenosti.

Pri vzpostavljanju takih struktur bi moral upravljalni organ razumeti te strukture, njihov namen in z njimi povezana posebna tveganja ter zagotoviti, da so ustrezno vključene funkcije notranjih kontrol. Take strukture bi bilo treba odobriti in vzdrževati le, če je njihov namen jasno opredeljen in razumljen ter če se je upravljalni organ prepričal, da so bila ugotovljena vsa pomembna tveganja, vključno s tveganjem izgube poslovnega ugleda, da se lahko vsa tveganja učinkovito upravljajo in se o njih ustrezno poroča ter da je zagotovljen učinkovit nadzor. Bolj kot sta organizacijska in operativna struktura zapleteni ter večja kot so tveganja, intenzivnejši bi moral biti nadzor strukture.

Izdajatelj žetonov, vezanih na sredstva, bi moral pri odločanju upoštevati rezultate ocene tveganj, da bi ugotovil, ali se lahko take strukture uporabijo za namen, povezan s pranjem denarja/financiranjem terorizma ali drugim finančnim kriminalom, in zagotovil, da izdajatelj ali sektor ni izpostavljen resnemu tveganju pranja denarja/financiranja terorizma. V ta namen bi morali izdajatelji žetonov, vezanih na sredstva, upoštevati vsaj:

• a. v kolikšni meri jurisdikcija, v kateri bo struktura vzpostavljena, izpolnjuje standarde EU in mednarodne standarde o davčni preglednosti ter preprečevanju pranja denarja in financiranja terorizma;
• b. v kolikšni meri se struktura uporablja za očiten ekonomski in zakoniti namen;
• c. v kolikšni meri bi se struktura lahko uporabljala za prikrivanje identitete končnega dejanskega lastnika;
• d. v kolikšni meri razlog za morebitno vzpostavitev strukture vzbuja pomisleke;
• e. ali bi lahko struktura upravljalnemu organu preprečevala učinkovit nadzor izdajatelja žetonov, vezanih na sredstva, ali izdajatelju onemogočala upravljanje zadevnega tveganja in
• f. ali struktura ovira učinkovit nadzor pristojnih organov.

Izdajatelji žetonov, vezanih na sredstva, v nobenem primeru ne bi smeli vzpostaviti nepreglednih struktur ali nepotrebnih zapletenih struktur, ki niso jasno ekonomsko utemeljene ali nimajo jasnega pravnega namena, ali struktur, ki bi lahko vzbujale pomisleke, da so morda ustvarjene za namen, povezan s finančnim kriminalom.

Izdajatelji žetonov, vezanih na sredstva, bi morali svoje odločitve dokumentirati in jih znati utemeljiti pristojnim organom.

Te strukture in dejavnosti, vključno s skladnostjo z zakonskimi in strokovnimi standardi, bi se morale redno pregledovati. Če je vzpostavljena funkcija notranje revizije, bi morala opravljati te preglede v skladu s pristopom, ki temelji na tveganju.