1. De beoordeling door instellingen van de individuele geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan

Instellingen dienen de primaire verantwoordelijkheid te hebben om te waarborgen dat de leden van het leidinggevend orgaan individueel te allen tijde geschikt zijn, overeenkomstig artikel 91, lid 1, van Richtlijn 2013/36/EU, en dienen de geschiktheid te beoordelen en te herbeoordelen, met name:

• a. wanneer zij een vergunning aanvragen om de activiteiten te gaan verrichten;
• b. wanneer er belangrijke wijzigingen optreden in de samenstelling van het leidinggevend orgaan, waaronder:
• i. wanneer nieuwe leden van het leidinggevend orgaan worden benoemd, waaronder als gevolg van een directe of indirecte overname of een verhoging van een gekwalificeerde deelneming in een instelling⁸ . Deze beoordeling dient beperkt te blijven tot nieuw benoemde leden;
• ii. wanneer leden van het leidinggevend orgaan worden herbenoemd, als de vereisten voor de functie zijn veranderd of als het lid wordt benoemd in een andere functie binnen het leidinggevend orgaan. Deze beoordeling dient beperkt te blijven tot de leden waarvan de functie is veranderd en tot de analyse van de relevante aspecten, rekening houdend met eventuele andere vereisten voor de functie;
• c. op continue basis overeenkomstig de punten 26 en 27.

⁸ Zie ook de (ontwerp-)RTS uit hoofde van artikel 7, lid 4, van Richtlijn 2014/65/EU en de ontwerp-ITS uit hoofde van artikel 7, lid 5, van Richtlijn 2014/65/EU betreffende de procedures voor de verlening en weigering van vergunningen aan beleggingsondernemingen, die beschikbaar zijn op de website van ESMA. Zie ook de (ontwerp-)ITS over de procedures en formulieren met betrekking tot overnames en verhogingen van gekwalificeerde deelnemingen bij respectievelijk kredietinstellingen en beleggingsondernemingen, beschikbaar op de websites van EBA en ESMA: https://www.eba.europa.eu/regulation-and-policy/other-topics/its-on-the-procedures-and-forms-in-respect-of-acquisitions-and-increases-of-qualifying-holdings en https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015/11/2015-613_final_report_and_assessment_rts_its.pdf

De initiële en continue beoordeling van de individuele geschiktheid van de leden van het leidinggevend orgaan is de verantwoordelijkheid van de instellingen, onverminderd de beoordeling door bevoegde autoriteiten voor toezichtsdoeleinden.

Instellingen dienen in het bijzonder te beoordelen of de leden:

• a. als voldoende betrouwbaar bekendstaan;
• b. over voldoende kennis, vaardigheden en ervaring beschikken om hun taken te vervullen;
• c. in staat zijn eerlijk, integer en met onafhankelijkheid van geest te handelen om daadwerkelijk de besluiten van het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie en andere relevante bestuursbesluiten waar nodig te beoordelen en ter discussie te stellen en op doeltreffende wijze toe te zien en controle uit te oefenen op de bestuursbesluitvorming;
• d. in staat zijn voldoende tijd te besteden aan het vervullen van hun taken in de instelling en, wanneer de instelling significant is, of wordt voldaan aan de beperking op bestuursfuncties uit hoofde van artikel 91, lid 3, van Richtlijn 2013/36/EU.

Wanneer een beoordeling wordt uitgevoerd voor een specifieke functie, dient bij de beoordeling van voldoende kennis, vaardigheden, ervaring en te besteden tijd rekening te worden gehouden met de rol van de betrokken functie. De hoeveelheid en aard van de kennis, vaardigheden en ervaring die van een lid van het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie worden gevraagd, kunnen verschillen van die welke van een lid van het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie worden gevraagd, met name als deze functies aan afzonderlijke organen zijn toegewezen.

Instellingen dienen op continue basis de geschiktheid van de leden van het leidinggevend orgaan te monitoren om in het licht van relevante nieuwe feiten situaties te identificeren waarin die geschiktheid moet worden herbeoordeeld. Met name in de volgende gevallen dient een herbeoordeling te worden uitgevoerd:

• a. wanneer er zorgen zijn over de individuele of collectieve geschiktheid van de leden van het leidinggevend orgaan;
• b. in situaties waarin de reputatie van een lid van het leidinggevend orgaan, of de instelling, in belangrijke mate negatief wordt beïnvloed, waaronder gevallen waarin leden niet voldoen aan het beleid van de instelling ten aanzien van belangenconflicten;
• c. wanneer er redelijke gronden zijn om te vermoeden dat er witwassing of financiering van terrorisme heeft plaatsgevonden of plaatsvindt of daar poging toe is of wordt gedaan, of wanneer hierop een verhoogd risico is in verband met die instelling, en met name in situaties waarin beschikbare informatie erop wijst dat de instelling:
• i. geen passende interne controles of toezichtmechanismen heeft ingesteld om ML/TF-risico’s te monitoren en te beperken (bv. geïdentificeerd middels toezichtbevindingen van ter plaatse of elders uitgevoerde inspecties, dialoog op het gebied van toezicht, of in het kader van sancties);
• ii. niet voldoet aan haar AML/CFT-verplichtingen in de lidstaat van herkomst, de lidstaat van ontvangst of een derde land;
• iii. haar bedrijfsactiviteit of bedrijfsmodel wezenlijk heeft veranderd op een manier die erop duidt dat haar blootstelling aan ML/TF-risico aanzienlijk is toegenomen; of
• d. in elke situatie die anderszins de geschiktheid van het lid van het leidinggevend orgaan in belangrijke mate kan beïnvloeden.

Instellingen dienen ook opnieuw te beoordelen of een lid van het leidinggevend orgaan voldoende tijd kan besteden aan zijn functie als dat lid een extra bestuursfunctie aanvaardt of nieuwe relevante activiteiten start, waaronder politieke activiteiten.

Instellingen dienen hun geschiktheidsbeoordelingen op de in titel III gedefinieerde begrippen te baseren, rekening houdend met de in titel V vastgelegde diversiteit van het leidinggevend orgaan, en dienen een geschiktheidsbeleid en geschiktheidsprocedures uit te voeren zoals uiteengezet in respectievelijk titel VI en titel VII.