1. Rol en verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan

Overeenkomstig artikel 34 van Verordening (EU) 2023/1114 moet het leidinggevend orgaan van een uitgever van ART’s deugdelijke governanceregelingen vaststellen, toezicht houden op en verantwoording afleggen voor de uitvoering van deugdelijke governanceregelingen die een doeltreffend en prudent beheer van de uitgever en de belangen van ART-houders waarborgen, met inbegrip van de scheiding van taken en de identificatie, preventie en omgang met belangenconflicten binnen de uitgever van ART’s overeenkomstig artikel 32 van Verordening (EU) 2023/1114.

De taken van het leidinggevend orgaan dienen duidelijk omschreven te zijn, waarbij voor zover van toepassing onderscheid wordt gemaakt tussen de taken van de bestuursfunctie (uitvoerend) en die van de toezichthoudende functie (niet-uitvoerend). De verantwoordelijkheden en taken van het leidinggevend orgaan dienen te worden omschreven in een schriftelijk document en naar behoren te worden goedgekeurd door het leidinggevend orgaan. Alle leden van het leidinggevend orgaan dienen volledig op de hoogte te zijn van de structuur en verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan en, voor zover van toepassing, van de taakverdeling tussen verschillende functies van het leidinggevend orgaan.

Voor zover van toepassing dient er een doeltreffende interactie te zijn tussen het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie en het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie. Beide functies dienen elkaar voldoende informatie te verstrekken om hun respectieve taken te kunnen uitvoeren. Om over passende controlemechanismen te beschikken, dient de besluitvorming binnen het leidinggevend orgaan niet gedomineerd te worden door één lid of een kleine groep leden.

De verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan dienen ten minste het vaststellen, goedkeuren en toezien op de uitvoering te omvatten van:

• a. de algemene bedrijfsstrategie en de belangrijkste beleidslijnen van de uitgever binnen het toepasselijke wet- en regelgevingskader, rekening houdend met de financiële belangen van de uitgever op de lange termijn en de solvabiliteit en belangen van de houders van ART’s;
• b. de beleidslijnen die vereist zijn uit hoofde van artikel 34, lid 5, van Verordening (EU) 2023/1114; deze gedragslijnen dienen consistent te zijn met de risicobereidheid en -tolerantie van de uitgever en de kenmerken en behoeften van de cliënten van de uitgever van ART’s aan wie ze zullen worden aangeboden en hun toekomstige houders;
• c. de organisatie van de uitgever van ART’s, met vermelding van de door het personeel vereiste vaardigheden, kennis en deskundigheid en de nodige middelen;
• d. de algemene risicostrategie, de risicobereidheid van de uitgever en zijn risicobeheerkader, met inbegrip van adequaat beleid en adequate procedures, rekening houdend met de macro-economische omgeving en de bedrijfscyclus, en met vermelding van de betrokkenheid van het leidinggevend orgaan bij risicobeheerkwesties;
• e. een toereikend en doeltreffend kader voor interne controle, met inbegrip van een kader voor risicobeheer en goed functionerende mechanismen voor interne controle, om naleving van toepasselijke regelgevingsvereisten te waarborgen, onder meer met betrekking tot het beheer van de activareserve;
• f. een beloningsbeleid voor uitgevers van significante ART’s dat in overeenstemming is met artikel 45, lid 1, van Verordening (EU) 2023/1114⁶ ;
• g. het beleid en de procedures om belangenconflicten vast te stellen, te voorkomen, te beheren en openbaar te maken, overeenkomstig artikel 32 van Verordening (EU) 2023/1114⁷ ;
• h. regelingen die ervoor moeten zorgen dat de individuele en collectieve geschiktheidsbeoordelingen van het leidinggevend orgaan doeltreffend worden uitgevoerd, dat de samenstelling en het opvolgingsplan van het leidinggevend orgaan passend zijn, en dat het leidinggevend orgaan zijn functies doeltreffend vervult;
• i. een risicocultuur overeenkomstig titel IV, afdeling 7, die gericht is op het risicobewustzijn en het risicogedrag van de uitgever van ART’s;
• j. een bedrijfscultuur en waarden overeenkomstig titel IV, afdeling 8, die verantwoordelijk en ethisch gedrag bevorderen, met inbegrip van een gedragscode of soortgelijk instrument;
• k. regelingen die zijn gericht op het waarborgen van de integriteit van de systemen voor boekhoudkundige en financiële verslaglegging, met inbegrip van de financiële en operationele controle en de naleving van de wetgeving en de toepasselijke normen.

⁶ Zie de technische reguleringsnormen inzake de minimuminhoud van de governanceregelingen betreffende het beloningsbeleid voor uitgevers van significante ART’s overeenkomstig artikel 45, lid 7, punt a), van Verordening (EU) 2023/1114.

⁷ Zie de technische reguleringsnormen inzake belangenconflicten overeenkomstig artikel 32, lid 5, van Verordening (EU) 2023/1114.

Bij het vaststellen, goedkeuren en overzien van de tenuitvoerlegging van de in punt 20 genoemde aspecten dient het leidinggevend orgaan ervoor te zorgen dat het bedrijfsmodel en de governanceregelingen rekening houden met alle risico’s waaraan de uitgever van ART’s wordt of kan worden blootgesteld en met de risico’s die zij voor anderen en voor het milieu vormen of kunnen opleveren. Daartoe dienen uitgevers van ART’s ook rekening te houden met alle relevante risicofactoren, waaronder ecologische, sociale en governancerisicofactoren (ESG), en de klimaat- en andere milieueffecten die worden veroorzaakt door het energieverbruik van de gebruikte consensus- en valideringsmechanismen in aanmerking te nemen. Andere ESG-risicofactoren die in overweging dienen te worden genomen zijn juridische risico’s (verbintenisrechtelijke of arbeidsrechtelijke), risico’s in verband met mogelijke mensenrechtenschendingen of andere ESG-risicofactoren die van invloed kunnen zijn op het land waar een externe dienstverlener is gevestigd en op het vermogen van die dienstverlener om het overeengekomen niveau van de dienstverlening te waarborgen.

Het leidinggevend orgaan dient toezicht te houden op het proces van openbaarmaking, in het bijzonder zoals voorgeschreven door artikel 30 van Verordening (EU) 2023/1114, en de communicatie met externe belanghebbenden en bevoegde autoriteiten.

Alle leden van het leidinggevend orgaan dienen op de hoogte te zijn van de algemene bedrijfsactiviteiten, de financiële situatie en de risicosituatie van de uitgever van ART’s, waarbij rekening wordt gehouden met het economische klimaat en de bedrijfscyclus, en van besluiten die zijn genomen die een belangrijke impact hebben op de uitgifte van ART’s of andere bedrijfsactiviteiten.

Een lid van het leidinggevend orgaan kan verantwoordelijk zijn voor een internecontrolefunctie zoals vermeld in titel V, mits het lid geen andere mandaten heeft die de internecontroleactiviteiten van het lid en de onafhankelijkheid van de internecontrolefunctie in het geding zouden brengen.

Het leidinggevend orgaan dient eventuele geïdentificeerde zwakke punten in de uitvoering van processen, strategieën en beleid met betrekking tot de in deze afdeling genoemde verantwoordelijkheden te monitoren, periodiek te evalueren en aan te pakken. Het kader voor governance en de uitvoering daarvan dienen periodiek te worden getoetst en geactualiseerd, rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel, zoals verder gespecificeerd in titel I. Wanneer een uitgever van ART’s te maken krijgt met belangrijke veranderingen, dient een grondiger toetsing te worden uitgevoerd.

Wanneer de uitgevers van ART’s rechtspersonen zijn die worden bestuurd door één enkele natuurlijke persoon, overeenkomstig hun statuten en nationale wetgeving, dienen de verwijzingen in deze richtsnoeren naar een leidinggevend orgaan te worden opgevat als van toepassing op die ene persoon die verantwoordelijk is voor de invoering van alternatieve regelingen om een degelijk en prudent bestuur van die uitgever te waarborgen en ervoor te zorgen dat naar behoren rekening wordt gehouden met de governanceregelingen.