23. Postopki ocenjevanja, ki jih izvedejo pristojni organi

Pristojni organi bi morali določiti nadzorniške postopke, ki se uporabljajo za ocenjevanje primernosti članov upravljalnega organa institucij ter pri pomembnih institucijah iz direktive CRD vodij funkcij notranjih kontrol in glavnega finančnega direktorja, kadar ti niso del upravljalnega organa. Pristojni organi bi morali pri določanju nadzorniških postopkov upoštevati, da lahko ocenjevanje primernosti, ki se izvede po tem, ko je član prevzel funkcijo, pripelje do tega, da je treba neprimernega člana razrešiti iz upravljalnega organa, ali do položaja, ko upravljalni organ kot celota ni več primeren. Pristojni organi bi morali zagotoviti, da je opis teh postopkov ocenjevanja javno dostopen.

Kar zadeva pomembne institucije iz direktive CRD, bi morali pristojni organi izvesti ocenjevanje primernosti vodij funkcij notranjih kontrol in glavnega finančnega direktorja, kadar ti niso del upravljalnega organa, za:

• a. pomembne konsolidacijske institucije iz direktive CRD;
• b. pomembne institucije iz direktive CRD, ki so del skupine, kadar konsolidacijska institucija iz direktive CRD ni pomembna institucija;
• c. pomembne institucije iz direktive CRD, ki niso del skupine.

Nadzorniški postopki bi morali zagotavljati, da novo imenovane člane upravljalnega organa, upravljalni organ kot celoto ter, pri pomembnih institucijah iz direktive CRD, navedenih v odstavku 172, novo imenovane vodje funkcij notranjih kontrol in glavnega finančnega direktorja, kadar ti niso del upravljalnega organa, ocenijo pristojni organi. Nadzorniški postopki bi morali tudi zagotavljati, da ponovno imenovane člane upravljalnega organa ponovno oceni pristojni organ v skladu z alineo ii točke b odstavka 22 in alineo ii točke b odstavka 30, kadar je ponovno ocenjevanje potrebno.

Pristojni organi bi morali zagotoviti, da lahko s svojimi nadzorniškimi postopki pravočasno obravnavajo primere neskladnosti.

V okviru zgoraj navedenih nadzorniških postopkov bi bilo treba od institucij zahtevati, da pristojne organe takoj obvestijo o prostih mestih v upravljanem organu. Od institucij bi bilo treba tudi zahtevati, da pristojne organe obvestijo o nameravanem imenovanju člana upravljalnega organa, kadar pristojni organ njegovo primernost oceni pred imenovanjem, ali

• o imenovanju člana upravljalnega organa, kadar pristojni organ njegovo primernost oceni po imenovanju. Taka obvestila bi bilo treba, kadar pristojni organ primernost oceni pred imenovanjem, predložiti najpozneje dva tedna od dneva, ko se je institucija odločila zadevnega člana predlagati za imenovanje, ali kadar pristojni organ primernost oceni po imenovanju, najpozneje dva tedna po imenovanju, pri čemer bi morala obvestila vključevati popolno dokumentacijo in informacije iz Priloge III.

V ustrezno utemeljenih primerih iz odstavka 136 bi bilo treba od institucij zahtevati, da popolno dokumentacijo in informacije iz Priloge III skupaj z obvestilom pristojnemu organu predložijo v enem mesecu po imenovanju člana.

Pomembne institucije iz direktive CRD, za katere se v skladu z odstavkoma 172 in 173 zahteva ocenjevanje vodij funkcij notranjih kontrol in glavnega finančnega direktorja, kadar ti niso del upravljalnega organa, bi morale pristojne organe o imenovanju na te funkcije obvestiti takoj in najpozneje dva tedna po imenovanju. Od pomembnih institucij iz direktive CRD bi bilo treba zahtevati, da skupaj s tem obvestilom predložijo popolno dokumentacijo in informacije iz Priloge III, kakor je ustrezno.

Pristojni organi lahko določijo nadzorniške postopke, ki se uporabljajo za ocenjevanje primernosti vodij funkcij notranjih kontrol in glavnega finančnega direktorja, kadar ti niso del upravljalnega organa, v drugih institucijah, ki niso navedene v odstavku 172, in primernosti drugih nosilcev ključnih funkcij v institucijah, kadar so opredeljeni po pristopu, ki temelji na oceni tveganja. V okviru teh postopkov lahko pristojni organi od teh institucij tudi zahtevajo, da jih obvestijo o rezultatih izvedenega ocenjevanja in jim predložijo ustrezno dokumentacijo.

Pristojni organi bi morali za svoje ocenjevanje primernosti določiti najdaljše obdobje, ki ne sme biti daljše od štirih mesecev od datuma, ko institucija predloži obvestila iz odstavkov od 175 do 177. Kadar pristojni organ ugotovi, da so za dokončanje ocenjevanja potrebne dodatna dokumentacija in informacije, se lahko to obdobje prekine od datuma, ko pristojni organ zahteva dodatno dokumentacijo in informacije, potrebne za dokončanje ocenjevanja, do datuma, ko to dokumentacijo in informacije prejme. Potrebna dokumentacija in informacije bi morale vključevati dokumente ali zaslišanja, ki jih je treba zahtevati oziroma opraviti med upravnimi postopki, kadar je predvidena negativna odločitev.

V skladu s členom 15 Direktive 2013/36/EU omenjeno najdaljše obdobje, kadar se ocena primernosti izvede v okviru postopka izdaje dovoljenja za začetek opravljanja dejavnosti, ne sme biti daljše od šestih mesecev od prejema vloge ali, kadar je vloga nepopolna, šestih mesecev od prejema popolnih informacij, potrebnih za sprejetje odločitve²⁵ .

²⁵ Glej opombo 28.

Pristojni organi bi morali svoje ocenjevanje izvesti na podlagi dokumentacije in informacij, ki jih predložijo institucija in ocenjevani člani, ter glede na pojme, opredeljene v naslovu III, kakor je ustrezno.

Ocenjevanje individualne in kolektivne primernosti članov upravljalnega organa in v primeru pomembnih institucij iz direktive CRD ocenjevanje individualne primernosti vodij notranjih kontrol in glavnega finančnega direktorja, kadar ti niso del upravljalnega organa, bi morali redno izvajati pristojni organi v okviru svoje stalne nadzorniške dejavnosti. Pristojni organi bi morali zagotoviti, da institucije izvedejo potrebno ponovno ocenjevanje na podlagi oddelkov 1, 2 in 3 naslova II. Če je ponovno ocenjevanje primernosti, ki ga izvede pristojni organ, potrebno zaradi ponovnega ocenjevanja, ki ga izvede institucija, bi moral ta pristojni organ zlasti upoštevati okoliščine, ki so vzrok za ponovno ocenjevanje, ki ga je izvedla institucija. V pomembnih institucijah iz direktive CRD, navedenih v odstavku 172, bi morali pristojni organi individualno ali kolektivno primernost članov upravljalnega organa ter individualno primernost vodij funkcij notranjih kontrol in glavnega finančnega direktorja, kadar niso del upravljalnega organa, zlasti ponovno oceniti ob vsakem razkritju pomembnih novih dejstev ali dokazov v okviru stalnega nadzora. To bi moralo obsegati okoliščine, ki vzbujajo pomemben dvom o preteklem ali trenutnem izpolnjevanju zahtev glede preprečevanja pranja denarja in financiranja terorizma pri instituciji in individualnih članih upravljalnega organa, v pomembnih institucijah iz odstavka 173 pa pri vodjih funkcij notranjih kontrol in glavnem finančnem direktorju, kadar niso del upravljalnega organa.

Pri pomembnih institucijah iz direktive CRD bi morali pristojni organi, kadar je primerno, za namen ocenjevanja primernosti izvesti razgovore. Razgovori se lahko po pristopu, ki temelji na oceni tveganja, izvedejo tudi pri drugih institucijah ob upoštevanju meril iz naslova I ter posameznih okoliščin institucije, ocenjevane osebe in delovnega mesta ali funkcije, ki je predmet ocenjevanja.

Po potrebi se lahko razgovor izvede tudi za ponovno ocenjevanje primernosti člana upravljalnega organa ali nosilca ključnih funkcij, kadar se pojavijo nova dejstva ali okoliščine, ki lahko vzbudijo pomisleke o njegovi primernosti.

Pristojni organi se lahko udeležijo sej z institucijo ali jih z njo izvedejo, med drugim tudi z nekaterimi ali vsemi člani njenega upravljalnega organa ali nosilci ključnih funkcij, ali na sejah upravljalnega organa sodelujejo kot opazovalci, da bi ocenili učinkovito delovanje upravljalnega organa. Pogostost takih sej bi bilo treba določiti po pristopu, ki temelji na oceni tveganja.

Če institucija krši bonitetno ali drugo regulativno zahtevo, lahko to v nekaterih okoliščinah podpre ugotovitev pristojnega organa, da posameznik ni več primeren – če na primer pristojni organ na podlagi ustreznega postopka ugotovi, da posameznik ni izvedel ukrepov za preprečevanje, odpravo ali ustavitev kršitve, kot bi jih bilo mogoče od osebe na njegovi funkciji razumno pričakovati.