23. Procedurile de evaluare ale autorităților competente

Autoritățile competente trebuie să stabilească procedurile de supraveghere care se aplică la evaluarea adecvării membrilor din cadrul organului de conducere a instituțiilor, precum și a șefilor funcțiilor de control intern și a directorului financiar, în cazul în care aceștia nu fac parte din organul de conducere, în cazul instituțiilor CRD semnificative. Atunci când stabilesc proceduri de supraveghere, autoritățile competente trebuie să aibă în vedere faptul că o evaluare a adecvării efectuată după ce membrul și - a preluat funcția ar putea avea ca rezultat necesitatea revocării unui membru al organului de conducere care nu este adecvat sau la o situație în care organul de conducere nu mai este adecvat la nivel colectiv. Autoritățile competente trebuie să asigure publicarea unei descrieri a acestor proceduri de evaluare.

Autoritățile competente trebuie să efectueze evaluările cu privire la adecvarea șefilor funcțiilor de control intern și a directorului financiar, atunci când aceștia nu fac parte din organul de conducere, în cazul instituțiilor CRD semnificative, pentru:

• a. instituții CRD consolidante semnificative;
• b. instituții CRD semnificative care fac parte dintr - un grup, în cazul în care instituția consolidantă prevăzută în CRD nu este semnificativă;
• c. instituții CRD semnificative care nu fac parte dintr - un grup.

Procedurile de supraveghere trebuie să asigure evaluarea de către autoritățile competente a noilor membri numiți în cadrul organului de conducere, a organului de conducere în ansamblu și, în cazul instituțiilor CRD semnificative menționate la punctul 172, a șefilor funcțiilor de control intern și a directorului financiar numiți recent, în cazul în care nu fac parte din organul de conducere. Procedurile de supraveghere trebuie să asigure, de asemenea, reevaluarea de către autoritatea competentă a membrilor reînvestiți în cadrului organului de conducere, în conformitate cu punctele 22 b) ii) și 30 b) ii), atunci când este necesară o reevaluare.

Autoritățile competente trebuie să se asigure de faptul că procedurile de supraveghere le permit să abordeze cu promptitudine cazurile de neconformitate.

În cadrul procedurilor de supraveghere menționate anterior, instituțiile au obligația să informeze autoritățile competente fără întârziere cu privire la orice posturi vacante din cadrul organului de conducere. De asemenea, instituțiile au obligația să anunțe autoritățile competente cu privire la numirea prevăzută, în cazurile în care autoritatea competentă evaluează adecvarea înainte de numire, sau la numirile, în cazurile în care autoritățile competente evaluează adecvarea după numirea unui membru în cadrul organului de conducere. În cazurile în care autoritatea competentă evaluează adecvarea înainte de numire, astfel de notificări trebuie să fie emise în termen de cel mult două săptămâni de la data la care instituția a decis să propună numirea membrului sau, în cazurile în care autoritățile competente evaluează adecvarea după numire, în termen de două săptămâni de la numire, incluzând documentația și informațiile complete prevăzute în anexa III.

În cazurile justificate corespunzător de la punctul 136, instituțiile au obligația să transmită documentația și informațiile complete din anexa III, împreună cu notificarea autorității competente în termen de o lună de la numirea membrului.

Instituțiile CRD semnificative, care au obligația de evaluare a șefilor funcțiilor de control intern și a directorului financiar, în cazul în care aceștia nu fac parte din organul de conducere, în conformitate cu punctele 172 și 173, trebuie să anunțe autoritățile competente cu privire la numirea în aceste funcții fără întârziere și în termen de maxim două săptămâni de la numirea acestora. Instituțiile CRD semnificative au obligația de a prezenta documentația și informațiile complete prevăzute în anexa III, după caz, împreună cu notificarea.

Autoritățile competente pot să stabilească procedurile de supraveghere aplicabile în cazul evaluării adecvării șefilor funcțiilor de control intern și a directorului financiar, atunci când aceștia nu fac parte din organul de conducere, în alte instituții care nu sunt menționate la punctul 172 și, în cazul în care acestea sunt identificate ca urmare a unei abordări bazate pe riscuri, a altor persoane care dețin funcții cheie în cadrul instituțiilor. În cadrul acestor proceduri, autoritățile competente pot solicita, de asemenea, instituțiilor respective să le informeze cu privire la rezultatele evaluării efectuate și să le prezinte documentația relevantă.

Autoritățile competente trebuie să stabilească o perioadă maximă pentru evaluarea adecvării efectuată de acestea, care să nu depășească patru luni de la data transmiterii de către instituție a notificărilor menționate la punctele 175 - 177. În cazul în care o autoritate competentă stabilește că, pentru încheierea evaluării, sunt necesare documente și informații suplimentare, perioada respectivă poate fi suspendată de la data la care autoritatea competentă solicită documentele și informațiile suplimentare necesare pentru încheierea evaluării până la primirea documentelor și informațiilor respective. Documentele și informațiile necesare trebuie să includă documente care trebuie să fie solicitate sau audieri care trebuie să fie desfășurate în cursul procedurilor administrative, în cazurile în care se anticipează luarea unei decizii negative.

În conformitate cu articolul 15 din Directiva 2013/36/UE, în cazul în care evaluarea adecvării este efectuată în contextul unei autorizații de începere a activității, perioada maximă nu trebuie să depășească șase luni de la primirea cererii sau, dacă cererea este incompletă, șase luni de la primirea informațiilor complete necesare pentru luarea deciziei²⁵ .

²⁵ Vezi nota de subsol nr. 28.

Autoritățile competente trebuie să efectueze evaluarea pe baza documentelor și informațiilor puse la dispoziție de către instituție și de membrii evaluați și să le analizeze în raport cu noțiunile definite la titlul III, după caz.

Evaluarea adecvării individuale și colective a membrilor organului de conducere și, în cazul instituțiilor CRD semnificative, evaluarea adecvării la nivel individual a șefilor funcțiilor de control intern și a directorului financiar, în cazul în care aceștia nu fac parte din organul de conducere, ar trebui să fie efectuată permanent de către autoritățile competente, în cadrul activității de supraveghere desfășurate de acestea. Autoritățile competente trebuie să se asigure că instituțiile efectuează reevaluările necesare prevăzute la secțiunile 1, 2 și 3 din titlul II. Dacă o reevaluare efectuată de o instituție determină reevaluarea adecvării de către o autoritate competentă, aceasta din urmă trebuie să țină cont, în special, de circumstanțele care au condus la efectuarea reevaluării de către instituție. În special, autoritățile competente trebuie să reevalueze adecvarea individuală sau colectivă a membrilor organului de conducere și adecvarea la nivel individual a șefilor funcțiilor de control intern și a directorului, în cazul în care aceștia nu fac parte din organul de conducere, în cadrul instituțiilor CRD semnificative menționate la punctul 172, ori de câte ori în cursul desfășurării activității de supraveghere sunt dezvăluite fapte sau dovezi noi semnificative. În acest caz trebuie incluse situațiile care pun la îndoială de fapt respectarea anterioară sau continuă a cerințelor de combatere a spălării banilor și a finanțării terorismului de către instituție, membrii individuali ai organului de conducere și, în cadrul instituțiilor semnificative menționate la punctul 173, șefii funcțiilor de control intern și directorul financiar, în cazul în care aceștia nu fac parte din organul de conducere.

În cazul instituțiilor CRD semnificative, autoritățile competente trebuie să recurgă la interviuri, după caz, în scopul evaluărilor cu privire la adecvare. De asemenea, pot fi derulate interviuri pentru alte instituții conform unei abordări bazate pe riscuri, ținând cont de criteriile prevăzute la titlul I și de circumstanțele individuale ale instituției, precum și de persoana evaluată și de funcția pentru care se efectuează evaluarea.

Dacă este cazul, procesul de intervievare poate servi și la reevaluarea adecvării unui membru al organului de conducere sau a unei persoane care deține funcții cheie atunci când există date sau circumstanțe noi care pot pune la îndoială adecvarea persoanei.

Autoritățile competente pot să participe la sau să organizeze reuniuni cu instituția, și anume cu unii sau cu toți membrii organului de conducere al acesteia sau cu persoane care dețin funcții cheie, ori să participe în calitate de observatori la ședințele organului de conducere pentru a evalua funcționarea efectivă a organului de conducere. Frecvența acestor ședințe trebuie stabilită conform unei abordări bazate pe riscuri.

Încălcarea de către o instituție a unei cerințe prudențiale sau a unei alte cerințe în materie de reglementare poate, în anumite circumstanțe, să susțină constatarea de către autoritatea competentă a faptului că o persoană nu mai este adecvată – de exemplu, în cazul în care autoritatea competentă stabilește, în urma unui proces echitabil, că o persoană nu a luat măsurile pe care o persoană aflată în poziția sa ar putea în mod rezonabil să le ia pentru a preveni, remedia sau a opri încălcarea.