23. Procedimentos de avaliação das autoridades competentes

As autoridades competentes devem definir os procedimentos de supervisão aplicáveis à avaliação da adequação dos membros do órgão de administração das instituições, bem como dos responsáveis pelas funções de controlo interno e do CFO, caso não façam parte do órgão de administração, no caso das instituições CRD significativas. Durante a definição dos procedimentos de supervisão, as autoridades competentes devem ter em conta que uma avaliação da adequação realizada depois de o membro ter assumido o cargo pode resultar na necessidade de destituir do órgão de administração um membro considerado não adequado ou na circunstância de o órgão de administração deixar de ser adequado em termos coletivos. As autoridades competentes devem certificar-se de que é disponibilizada ao público uma descrição desses procedimentos de avaliação.

No caso das instituições CRD significativas, as avaliações de adequação dos responsáveis pelas funções de controlo interno e do CFO, quando não fazem parte do órgão de administração, devem ser realizadas por autoridades competentes:

• a. nas instituições CRD significativas consolidantes;
• b. nas instituições CRD significativas que fazem parte de um grupo, caso a instituição CRD consolidante não seja uma instituição significativa;
• c. nas instituições CRD significativas que não fazem parte de um grupo.

Os procedimentos de supervisão devem garantir que os novos membros nomeados para

• o órgão de administração, o órgão de administração enquanto órgão coletivo e, no caso das instituições CRD significativas referidas no número 172 das presentes orientações, os novos responsáveis nomeados para as funções de controlo interno e o CFO, quando não fazem parte do órgão de administração, são avaliados pelas autoridades competentes. Os procedimentos de supervisão devem ainda garantir que, sempre que seja necessária uma reavaliação, os novos membros nomeados para o órgão de administração são reavaliados pela autoridade competente em conformidade com o número 22, alínea b), subalínea ii), e com o número 30, alínea b), subalínea ii), das presentes orientações.

As autoridades competentes devem assegurar-se de que os seus procedimentos de supervisão lhes permitem resolver os casos de incumprimento de forma atempada.

No âmbito dos procedimentos de supervisão acima referidos, as instituições devem ser obrigadas a informar sem demora as autoridades competentes sobre quaisquer vagas existentes no órgão de administração. As instituições devem ainda notificar as autoridades competentes acerca da intenção de nomear um membro do órgão de administração (nos casos em que a autoridade competente avalia a adequação antes da nomeação) ou da nomeação do membro (nos casos em que a autoridade competente avalia a adequação após a nomeação). Tais notificações devem, nos casos em que a autoridade competente avalia a adequação antes da nomeação, ser realizadas no prazo máximo de duas semanas após a decisão da instituição de propor a nomeação do membro ou, nos casos em que a autoridade competente avalia a adequação após a nomeação, no prazo de duas semanas após a nomeação, devendo ainda incluir toda a documentação e informação referidas no Anexo III.

Nos casos devidamente justificados referidos no número 136 das presentes orientações, as instituições devem ser obrigadas a fornecer, juntamente com a notificação à autoridade competente, toda a documentação e informação referidas no Anexo III, no prazo de um mês a contar da data de nomeação do membro.

As instituições CRD significativas para as quais é exigida, em conformidade com os números 172 e 173 das presentes orientações, uma avaliação dos responsáveis pelas funções de controlo interno e do CFO, quando não fazem parte do órgão de administração, devem notificar sem demora as autoridades competentes sobre as nomeações em causa e no prazo máximo de duas semanas a contar da data das nomeações. As instituições CRD significativas devem ser instadas a fornecer, juntamente com a notificação, toda a documentação e informação referidas no Anexo III, conforme aplicável.

As autoridades competentes podem estabelecer os procedimentos de supervisão aplicáveis à avaliação da adequação dos responsáveis pelas funções de controlo interno e do CFO, nos casos em que não são membros do órgão de administração, noutras instituições não referidas no número 172 das presentes orientações e, quando identificados numa abordagem baseada no risco, de outros titulares de funções essenciais nas instituições. No âmbito destes procedimentos, as autoridades competentes podem também exigir que tais instituições as informem dos resultados da avaliação realizada e que lhes submetam a documentação relevante.

As autoridades competentes devem estabelecer para a sua avaliação da adequação um prazo máximo que não deve exceder os quatro meses a contar da data em que as notificações referidas nos parágrafos 174 a 177 das presentes orientações são efetuadas pela instituição. Nos casos em que a autoridade competente considere que é necessária mais documentação e informação para concluir a avaliação, o prazo poderá ser suspenso desde a data em que a autoridade competente solicita a documentação e informação adicionais necessárias até à sua receção. A documentação e informação necessárias devem incluir os documentos que têm de ser pedidos ou as audiências que têm de ser realizadas no decorrer dos procedimentos administrativos, caso se pretenda tomar uma decisão negativa.

Nos termos do artigo 15.º da Diretiva 2013/36/UE, se a avaliação da adequação for realizada no contexto de uma autorização de início da atividade, o prazo máximo é de seis meses a contar da receção do pedido ou, se este estiver deficientemente instruído, o prazo é de seis meses a contar da receção das informações completas necessárias para a decisão²⁵ .

²⁵ Ver nota de rodapé n.º 28.

As autoridades competentes devem basear a sua avaliação na documentação e informação fornecidas pela instituição e pelos membros avaliados, avaliando-as com base nas noções definidas no Título III das presentes orientações, conforme aplicável.

A avaliação da adequação individual e coletiva dos membros do órgão de administração e, no caso de instituições CRD significativas, a avaliação da adequação individual dos responsáveis pelas funções de controlo interno e do CFO, caso estes não sejam membros do órgão de administração, deverá ser efetuada de forma contínua pelas autoridades competentes, no âmbito das suas atividades de supervisão contínua. As autoridades competentes devem assegurar-se de que as reavaliações necessárias previstas nas secções 1, 2 e 3 do Título II das presentes orientações são realizadas pelas instituições. Se a reavaliação da adequação realizada pelas autoridades competentes for motivada por uma reavaliação realizada por uma instituição, as autoridades competentes em causa devem ter particularmente em conta as circunstâncias que levaram à reavaliação pela instituição. Em especial, as autoridades competentes devem reavaliar a adequação individual ou coletiva dos membros do órgão de administração e a adequação individual dos responsáveis pelas funções de controlo interno e do CFO, caso não façam parte do órgão de administração, nas instituições CRD significativas referidas no número 172 das presentes orientações, sempre que sejam revelados novos factos ou provas significativas no decurso da supervisão contínua. Isso deverá incluir situações que suscitem dúvidas materiais quanto ao cumprimento, no passado ou atualmente, dos requisitos de combate ao branqueamento de capitais e ao financiamento do terrorismo por parte da instituição, de membros individuais do órgão de administração e, no âmbito das instituições significativas referidas no número 173 das presentes orientações, dos responsáveis pelas funções de controlo interno e do CFO, quando não façam parte do órgão de administração.

No que diz respeito às instituições CRD significativas, as autoridades competentes devem recorrer a entrevistas sempre que tal se afigurar adequado para efeitos de avaliação da adequação. As entrevistas também podem ser realizadas para outras instituições de acordo com uma abordagem com base no risco, tendo em conta os critérios definidos no Título I das presentes orientações e as circunstâncias individuais da instituição, o indivíduo avaliado e o cargo que é sujeito à avaliação.

Se adequado, o processo de entrevista também poderá servir para reavaliar a adequação de um membro do órgão de administração ou de um titular de funções essenciais sempre que surjam novos factos ou circunstâncias que possam suscitar questões relativamente à adequação da pessoa em causa.

As autoridades competentes podem participar em reuniões ou organizar reuniões com a instituição, incluindo com alguns ou com todos os membros do órgão de administração ou titulares de funções essenciais, podendo ainda participar como observadoras em reuniões do órgão de administração para avaliar o funcionamento efetivo deste. A frequência de tais reuniões deve ser definida através de uma abordagem com base no risco.

O incumprimento de um requisito prudencial ou de qualquer outro requisito regulamentar por parte de uma instituição pode, em certas circunstâncias, levar a autoridade competente a concluir que determinada pessoa deixou de ser considerada adequada para o exercício da função (por exemplo, caso a autoridade competente conclua, após os devidos procedimentos, que essa pessoa não adotou as medidas necessárias que, em virtude do seu cargo, seria razoável esperar que tomasse para prevenir, sanar ou cessar o incumprimento).