23. Kompetente myndigheders vurderingsprocedurer

For signifikante CRD-institutter bør de kompetente myndigheder beskrive de tilsynsprocedurer, der anvendes for egnethedsvurderingen af medlemmer af instituttets ledelsesorganer og af ledere af interne kontrolfunktioner og økonomidirektøren, hvis disse ikke indgår i ledelsesorganet. Ved fastsættelse af tilsynsprocedurerne bør de kompetente myndigheder tage hensyn til det forhold, at en egnethedsvurdering, der udføres, efter at medlemmet er tiltrådt sin stilling, kan bevirke, at et ikke-egnet medlem skal fjernes fra ledelsesorganet, eller at ledelsesorganet kollektivt ikke længere er egnet. De kompetente myndigheder bør sikre, at en beskrivelse af disse vurderingsprocedurer er offentligt tilgængelig.

For signifikante CRD-institutter bør egnethedsvurderingerne af ledere af interne kontrolfunktioner og økonomidirektøren, hvis disse ikke indgår i ledelsesorganet, udføres af de kompetente myndigheder for:

• a. signifikante konsoliderende CRD-institutter
• b. signifikante CRD-institutter, som er en del af en koncern, hvor det konsoliderende CRD-institut ikke er et signifikant institut
• c. signifikante CRD-institutter, som ikke er en del af en koncern.

Tilsynsprocedurerne bør sikre, at de kompetente myndigheder vurderer nyudnævnte medlemmer af ledelsesorganet, ledelsesorganet som et kollektivt organ og, for signifikante CRD-institutter som nævnt i punkt 172, nyudnævnte ledere af interne kontrolfunktioner og økonomidirektøren, hvis disse ikke indgår i ledelsesorganet. Tilsynsprocedurerne bør videre sikre, at genudnævnte medlemmer af ledelsesorganet vurderes igen, når der er behov for en fornyet vurdering foretaget af den kompetente myndighed i henhold til punkt 22, litra b), nr. ii), og punkt 30, litra b), nr. ii).

De kompetente myndigheder bør sikre, at deres tilsynsprocedurer giver dem mulighed for i rette tid at afhjælpe tilfælde af manglende overholdelse.

Som en del af ovennævnte tilsynsprocedurer bør det kræves, at institutterne straks underretter de kompetente myndigheder om ledige stillinger i ledelsesorganet. Det bør også kræves, at institutterne underretter de kompetente myndigheder om den påtænkte udnævnelse af et medlem af ledelsesorganet, hvis de kompetente myndigheder vurderer egnetheden inden udnævnelsen, eller om udnævnelsen, hvis de kompetente myndigheder vurderer egnetheden efter udnævnelsen. Sådanne meddelelser bør gives senest to uger efter instituttets beslutning om at indstille den pågældende til udnævnelse, hvis de kompetente myndigheder vurderer egnetheden inden udnævnelsen, eller to uger efter udnævnelsen, hvis de kompetente myndigheder vurderer egnetheden efter udnævnelsen. De bør omfatte alle de dokumenter og oplysninger, der er nævnt i bilag III.

I de behørigt begrundede tilfælde omhandlet i punkt 136 bør det kræves, at institutterne fremlægger alle de dokumenter og oplysninger, der er nævnt i bilag III, sammen med meddelelsen til de kompetente myndigheder senest en måned efter medlemmets udnævnelse.

Signifikante CRD-institutter, for hvilke der kræves en vurdering af ledere af interne kontrolfunktioner og økonomidirektøren, hvis disse ikke indgår i ledelsesorganet, bør i overensstemmelse med punkt 172 og 173 straks og senest to uger efter udnævnelsen underrette de kompetente myndigheder om deres udnævnelse. Signifikante CRD-institutter bør sammen med meddelelsen fremlægge alle de dokumenter og oplysninger, der er nævnt i bilag III.

De kompetente myndigheder kan fastlægge de tilsynsprocedurer, der for andre institutter end de i punkt 172 omhandlede finder anvendelse på egnethedsvurderingen af ledere af interne kontrolfunktioner og økonomidirektøren, hvis disse ikke indgår i ledelsesorganet, og for andre personer, der har nøglefunktioner i institutter og udpeges efter en risikobaseret tilgang. Som en del af disse procedurer kan de kompetente myndigheder også anmode disse institutter om oplysninger om resultaterne af den udførte vurdering og om fremlæggelse af de relevante dokumenter.

De kompetente myndigheder bør fastsætte en frist for vurderingen af egnethed på højst fire måneder fra datoen for instituttets fremlæggelse af de meddelelser, der er omhandlet i punkt 175-177. Hvis en kompetent myndighed konstaterer, at der er behov for yderligere dokumenter og oplysninger for at gennemføre vurderingen, kan denne periode suspenderes fra det tidspunkt, hvor den kompetente myndighed anmoder om yderligere dokumenter og oplysninger for at gennemføre vurderingen, og indtil modtagelsen af dokumenterne og oplysningerne. De nødvendige dokumenter og oplysninger bør omfatte alle dokumenter eller høringer, som skal indhentes eller gennemføres under de administrative procedurer, hvis en negativ afgørelse påtænkes truffet.

Hvis egnethedsvurderingen foretages i forbindelse med en tilladelse til at påbegynde udøvelse af virksomhed, må fristen i henhold til artikel 15 i direktiv 2013/36/EU ikke overstige seks måneder efter modtagelse af ansøgningen eller, hvis ansøgningen er ufuldstændig, seks måneder efter modtagelse af alle de nødvendige oplysninger til at træffe afgørelsen²⁵ .

²⁵ Se fodnote 28.

De kompetente myndigheder bør udføre deres vurdering på baggrund af dokumenterne og oplysningerne fra instituttet og vurderede medlemmer og bør vurdere dem i forhold til begreberne defineret i del III.

De kompetente myndigheder bør som led i deres tilsynsaktiviteter løbende vurdere den individuelle og kollektive egnethed af medlemmerne af ledelsesorganet. For signifikante CRD-institutter bør dette desuden gælde den individuelle egnethed af lederne for de interne kontrolfunktioner og af økonomidirektøren, hvis de ikke er en del af ledelsesorganet. De kompetente myndigheder bør sikre, at institutterne foretager de nødvendige fornyede vurderinger i henhold til kapitel 1, 2 og 3 i del II. Hvis en kompetent myndighed skal foretage en fornyet vurdering som følge af et instituts fornyede vurdering, bør denne kompetente myndighed navnlig tage hensyn til de omstændigheder, der udløste instituttets fornyede vurdering. Når der afsløres væsentlige nye fakta eller evidens under det løbende tilsyn med de signifikante CRD-institutter omhandlet i punkt 172, bør de kompetente myndigheder navnlig revurdere den individuelle eller kollektive egnethed af medlemmerne af ledelsesorganet og den individuelle egnethed af lederne af de interne kontrolfunktioner og økonomidirektøren, hvis disse ikke er en del af ledelsesorganet. Dette bør omfatte situationer, der rejser væsentlig tvivl om, hvorvidt kravene vedrørende bekæmpelse af hvidvask/terrorismefinansiering tidligere blev overholdt eller løbende overholdes af instituttet eller de enkelte medlemmer af ledelsesorganet og — for signifikante institutter som omhandlet i punkt 173 — lederne af interne kontrolfunktioner og økonomidirektøren, hvis disse ikke er en del af ledelsesorganet.

For signifikante CRD-institutter bør de kompetente myndigheder foretage interviews, hvis det er hensigtsmæssigt for egnethedsvurderingerne. Interviews kan også gennemføres for andre institutter efter en risikobaseret tilgang under hensyntagen til kriterierne i del I og instituttets særlige situation, den vurderede person og den stilling, vurderingen vedrører.

Hvor det er hensigtsmæssigt, kan interviewprocessen også tjene til at foretage en fornyet vurdering af egnetheden af et medlem af ledelsesorganet eller en person med nøglefunktioner, når nye forhold eller omstændigheder rejser tvivl om den pågældende persons egnethed.

De kompetente myndigheder kan deltage i eller afholde møder med instituttet, herunder med nogle eller alle medlemmer af dets ledelsesorgan eller personer med nøglefunktioner, eller de kan deltage som observatør i ledelsesorganets møder for at vurdere, om ledelsesorganet fungerer effektivt. Hyppigheden af sådanne møder bør fastlægges efter en risikobaseret tilgang.

Et instituts overtrædelse af et tilsynskrav eller andet reguleringskrav kan under visse omstændigheder bekræfte den kompetente myndigheds konstatering af, at en person ikke længere er egnet — f.eks. hvis den kompetente myndighed efter behørig gennemgang fastslår, at en person har undladt at tage skridt, som en person i denne stilling med rimelighed må forventes at tage for at forebygge, afhjælpe eller standse overtrædelsen.