23. Procedure di valutazione delle autorità competenti

Le autorità competenti dovrebbero specificare le procedure di vigilanza applicabili alla valutazione dell’idoneità dei membri dell’organo di gestione degli enti nonché dei responsabili delle funzioni di controllo interno e del direttore finanziario, laddove non facciano parte dell’organo di gestione, nel caso di enti CRD significativi. Nel definire le procedure di vigilanza, le autorità competenti dovrebbero considerare che una valutazione dell’idoneità svolta in seguito all’assunzione dell’incarico da parte del membro potrebbe comportare la necessità di escludere un membro non idoneo dall’organo di gestione o una situazione in cui l’organo di gestione cessa di essere idoneo su base collettiva. Le autorità competenti dovrebbero assicurare che una descrizione di tali procedure di valutazione sia resa pubblicamente disponibile.

Le valutazioni dell’idoneità dei responsabili delle funzioni di controllo interno e del direttore finanziario, laddove non facciano parte dell’organo di gestione, per enti CRD significativi, dovrebbero essere svolte da autorità competenti per:

• a. enti CRD significativi consolidanti;
• b. enti CRD significativi parte di un gruppo, laddove l’ente CRD consolidante non sia un ente significativo;
• c. enti CRD significativi che non fanno parte di un gruppo.

Le procedure di vigilanza dovrebbero assicurare che i membri di nuova nomina dell’organo di gestione, l’organo di gestione in qualità di organo collettivo e, per gli enti CRD significativi di cui al paragrafo 172, i responsabili di nuova nomina delle funzioni di controllo interno e il direttore finanziario, laddove non facciano parte dell’organo di gestione, siano valutati dalle autorità competenti. Le procedure di vigilanza dovrebbero assicurare altresì che i membri rinominati dell’organo di gestione siano valutati nuovamente dall’autorità competente conformemente al paragrafo 22, lettera b), punto ii) e al paragrafo 30, lettera b), punto ii), laddove sia necessaria una nuova valutazione.

Le autorità competenti dovrebbero assicurare che le relative procedure di vigilanza consentano loro di rispondere ai casi di non idoneità tempestivamente.

Nell’ambito delle suddette procedure di vigilanza, gli enti dovrebbero essere tenuti a informare le autorità competenti tempestivamente in merito a posizioni vacanti all’interno dell’organo di gestione. Gli enti dovrebbero altresì essere tenuti a notificare alle autorità competenti la nomina prevista, nei casi in cui l’autorità competente valuti l’idoneità anteriormente alla nomina, o la nomina, nei casi in cui le autorità competenti valutino l’idoneità a seguito della nomina di un membro dell’organo di gestione. Tali notifiche dovrebbero, nei casi in cui l’autorità competente valuti l’idoneità anteriormente alla nomina, essere effettuate al massimo entro due settimane dal momento in cui l’ente decide di proporre la nomina del membro o, nei casi in cui le autorità competenti valutino l’idoneità a seguito della nomina, nelle due settimane successive alla nomina e includere la documentazione e le informazioni complete di cui all’allegato III.

Nei casi debitamente giustificati di cui al paragrafo 136, gli enti dovrebbero fornire la documentazione e le informazioni complete di cui all’allegato III, unitamente alla notifica all’autorità competente, entro un mese dalla nomina del membro.

Gli enti CRD significativi, per cui è richiesta una valutazione dei responsabili delle funzioni di controllo interno e del direttore finanziario, laddove non facciano parte dell’organo di gestione, a norma dei paragrafi 172 e 173, dovrebbero comunicare alle autorità competenti la nomina di tali funzioni tempestivamente e al massimo entro due settimane dalla nomina. Gli enti CRD significativi dovrebbero essere tenuti a fornire la documentazione e le informazioni complete indicate nell’allegato III, ove applicabile, unitamente alla notifica.

Le autorità competenti possono definire le procedure di vigilanza applicabili alla valutazione dell’idoneità dei responsabili delle funzioni di controllo interno e del direttore finanziario, laddove non facciano parte dell’organo di gestione, presso altri enti non contemplati dal paragrafo 172 e, laddove siano classificati nell’ambito di un approccio basato sul rischio, di altro personale che riveste ruoli chiave presso gli enti. Nell’ambito di tali procedure, le autorità competenti possono altresì chiedere a tali enti di notificare loro gli esiti della valutazione svolta e di presentare la documentazione a essi pertinente.

Le autorità competenti dovrebbero fissare un termine massimo per valutare l’idoneità che non dovrebbe superare i 4 mesi a decorrere dalla data in cui le notifiche di cui ai paragrafi da 175 a 177 sono fornite dall’ente. Laddove un’autorità competente sancisca la necessità di ulteriore documentazione e informazioni complementari per portare a termine la valutazione, tale periodo può essere sospeso a decorrere dalla data in cui l’autorità competente richiede documenti e informazioni complementari necessari per portare a termine la valutazione, fino alla ricezione della documentazione e delle informazioni summenzionate. La documentazione e le informazioni necessarie dovrebbero comprendere documenti o consultazioni che devono essere richiesti o devono essere svolte nel corso delle procedure amministrative nei casi in cui sia prevista una decisione sfavorevole.

In conformità all’articolo 15 della direttiva 2013/36/UE, qualora la valutazione dell’idoneità sia svolta nell’ambito di un’autorizzazione per porre in essere l’attività, il periodo massimo non deve superare i sei mesi dalla ricezione della domanda o, qualora la domanda sia incompleta, i sei mesi dalla ricezione delle informazioni complete richieste ai fini della decisione (²⁵ ).

Le autorità competenti dovrebbero svolgere la valutazione in base alla documentazione e alle informazioni fornite dall’ente e dai membri valutati e valutare questi ultimi in base alle nozioni di cui al titolo III, ove applicabile.

La valutazione dell’idoneità individuale e collettiva dei membri dell’organo di gestione e, nel caso di enti CRD significativi, la valutazione dell’idoneità individuale dei responsabili delle funzioni di controllo interno e del direttore finanziario, qualora non facciano parte dell’organo di gestione, dovrebbero essere effettuate su base continuativa dalle autorità competenti nell’ambito della loro attività di vigilanza continuativa. Le autorità competenti dovrebbero assicurare che siano svolte dagli enti le nuove valutazioni necessarie, di cui alle sezioni 1, 2 e 3 del titolo II. Qualora una nuova valutazione dell’idoneità da parte di un’autorità competente sia motivata da una nuova valutazione da parte di un ente, detta autorità competente dovrebbe in particolare tenere conto delle circostanze che hanno determinato la nuova valutazione da parte dell’ente. In particolare, le autorità competenti dovrebbero riesaminare l’idoneità individuale o collettiva dei membri dell’organo di gestione e l’idoneità individuale dei responsabili delle funzioni di controllo interno e del direttore finanziario, qualora non facciano parte dell’organo di gestione, negli enti CRD significativi di cui al paragrafo 172 ogniqualvolta emergano nuovi fatti o prove significativi nel corso della vigilanza continuativa. Ciò dovrebbe includere situazioni che sollevano dubbi sostanziali fattuali sulla conformità passata o continuativa ai requisiti in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo da parte dell’ente, dei singoli membri dell’organo di gestione e, negli enti significativi di cui al paragrafo 173, dei responsabili delle funzioni di controllo interno e del direttore finanziario, qualora non facciano parte dell’organo di gestione.

Per gli enti CRD significativi, le autorità competenti dovrebbero avvalersi dei colloqui, a seconda dei casi, ai fini delle valutazioni dell’idoneità. I colloqui possono essere svolti anche per altri enti, nell’ambito di un approccio basato sul rischio, tenendo conto dei criteri di cui al titolo I nonché delle circostanze specifiche dell’ente, dell’individuo valutato e dell’incarico per cui è svolta una valutazione.

Eventualmente, la procedura dei colloqui può anche servire per valutare nuovamente l’idoneità di un membro dell’organo di gestione o di personale che riveste ruoli chiave se nuovi fatti o circostanze suscitano dubbi in merito alla sua idoneità.

Le autorità competenti possono prendere parte o condurre riunioni con l’ente, anche con alcuni o tutti i membri del relativo organo di gestione o con personale che riveste ruoli chiave

• o prendere parte, in qualità di osservatore, alle riunioni dell’organo di gestione per valutare

(²⁵ ) Cfr. la nota 28. l’effettivo funzionamento dell’organo di gestione. La frequenza di tali riunioni dovrebbe essere definita secondo un approccio basato sul rischio.

Una violazione di un requisito prudenziale o regolamentare da parte di un ente può, in talune circostanze, corroborare la constatazione da parte dell’autorità competente che una persona non è più idonea, ad esempio nel caso in cui l’autorità competente stabilisca, a seguito di un giusto processo, che una persona non ha adottato le misure che una persona nella sua posizione potrebbe ragionevolmente essere tenuta ad adottare al fine di prevenire, porre rimedio o porre fine alla violazione.