23. Kompetento iestāžu novērtēšanas procedūras

Kompetentajām iestādēm ir jāprecizē uzraudzības procedūras, kas piemērojamas iestāžu vadības struktūras locekļu, kā arī iekšējās kontroles funkciju vadītāju un finanšu direktoru, ja tie neietilpst vadības struktūrā, piemērotības novērtēšanai nozīmīgu KPD iestāžu gadījumā. Nosakot uzraudzības procedūras, kompetentajām iestādēm ir jāņem vērā, ka piemērotības novērtējums, ko veic pēc tam, kad loceklis ir stājies amatā, varētu radīt vajadzību atbrīvot vadības struktūrai neatbilstošu locekli, vai izraisīt situāciju, kad vadības struktūra kopumā vairs nav piemērota. Kompetentajām iestādēm ir jānodrošina, ka minēto novērtēšanas procedūru apraksts ir publiski pieejams.

Nozīmīgu KPD iestāžu iekšējās kontroles funkciju vadītāju un finanšu direktoru piemērotības novērtējumi, ja tie nav vadības struktūras daļa, ir jāveic kompetentajām iestādēm attiecībā uz:

• a. nozīmīgām konsolidētām KPD iestādēm;
• b. nozīmīgām KPD iestādēm, kas ietilpst grupā, ja konsolidējoša KPD iestāde nav nozīmīga iestāde;
• c. nozīmīgām KPD iestādēm, kas nav daļa no grupas.

Uzraudzības procedūrām ir jānodrošina, ka kompetentās iestādes novērtē jaunieceltās vadības struktūras, vadības struktūras kā kolektīvas struktūras un 172. punktā minēto nozīmīgo KPD iestāžu locekļus, jaunos iekšējās kontroles funkciju vadītājus un finanšu direktorus, ja tie nav vadības struktūras locekļi, kurus novērtē kompetentās iestādes. Uzraudzības procedūrām ir arī jānodrošina, ka kompetentā iestāde atkārtoti ieceļ vadības struktūras locekļus saskaņā ar 22 punkta b) apakšpunkta ii) punktu un 30. punkta

• b) apakšpunkta ii) punktu, ja ir nepieciešama atkārtota novērtēšana.

Kompetentajām iestādēm ir jānodrošina, ka to uzraudzības procedūras ļauj tām laikus novērst neatbilstības gadījumus.

Saskaņā ar iepriekš minētajām uzraudzības procedūrām iestādēm ir nekavējoties jāinformē kompetentās iestādes par visām brīvajām amata vietām vadības struktūrā. Iestādēm ir arī jāpaziņo kompetentajām iestādēm par plānoto iecelšanu, ja kompetentā iestāde novērtē vadības struktūras locekļa piemērotību pirms iecelšanas amatā vai iecelšanas, ja kompetentās iestādes novērtē piemērotību pēc iecelšanas amatā. Gadījumos, kad kompetentā iestāde novērtē piemērotību pirms iecelšanas amatā, šādi paziņojumi ir jāsniedz ne vēlāk kā divas nedēļas pēc tam, kad iestāde ir pieņēmusi lēmumu par iecelšanu amatā, vai — gadījumos, kad kompetentās iestādes novērtē piemērotību pēc iecelšanas amatā — divas nedēļas pēc iecelšanas amatā, un III pielikumā jāiekļauj pilnīga dokumentācija un informācija.

Pienācīgi pamatotos gadījumos, kas minēti 136. punktā, iestādēm viena mēneša laikā pēc locekļa iecelšanas amatā ir jāiesniedz pilnīga dokumentācija un informācija, kas norādīta III pielikumā, kā arī paziņojums kompetentajai iestādei.

Nozīmīgām KPD iestādēm, kurām saskaņā ar 172. un 173. punktu ir nepieciešams novērtējums par iekšējās kontroles funkciju vadītājiem un finanšu direktoriem, ja tie nav vadības struktūras daļa, ir nekavējoties un vēlākais divu nedēļu laikā pēc iecelšanas amatā jāpaziņo kompetentajām iestādēm par šo funkciju izpildītāju iecelšanu amatā. Nozīmīgām KPD iestādēm ir jāiesniedz visa dokumentācija un attiecīgā gadījumā III pielikumā uzskaitītā informācija kopā ar paziņojumu.

Kompetentās iestādes var noteikt uzraudzības procedūras, kas piemērojamas, lai novērtētu iekšējās kontroles funkciju vadītāju un finanšu direktoru, ja tie nav vadības struktūras daļa, citās iestādēs, kas nav minētas 172. punktā, un, ja to nosaka, izmantojot riskā balstītu pieeju, citas personas, kas veic pamatfunkcijas iestādēs. Minēto procedūru ietvaros kompetentās iestādes var arī pieprasīt šīm iestādēm informēt tās par veiktā novērtējuma rezultātiem un iesniegt tām attiecīgos dokumentus.

Kompetentajām iestādēm ir jānosaka maksimālais laikposms piemērotības novērtēšanai, kas nedrīkstētu pārsniegt četrus mēnešus no dienas, kad iestāde ir sniegusi 175. – 177. punktā minētos paziņojumus. Ja kompetentā iestāde konstatē, ka novērtējuma pabeigšanai ir vajadzīga papildu dokumentācija un informācija, minēto laikposmu var apturēt no brīža, kad kompetentā iestāde pieprasa papildu dokumentāciju un informāciju, kas nepieciešama novērtējuma pabeigšanai, līdz minētās dokumentācijas un informācijas saņemšanai. Nepieciešamajā dokumentācijā un informācijā ir jāiekļauj dokumenti vai uzklausīšanas, kas jālūdz vai jāveic administratīvo procedūru gaitā gadījumos, kad ir paredzēts negatīvs lēmums.

Saskaņā ar Direktīvas 2013/36/ES 15. pantu, ja piemērotības novērtējums ir veikts saistībā ar pilnvarojumu veikt uzņēmējdarbību, maksimālais laikposms nedrīkst pārsniegt sešus mēnešus pēc pieteikuma saņemšanas vai, ja pieteikums ir nepilnīgs, sešus mēnešus pēc pilnīgas informācijas, kas vajadzīga lēmuma pieņemšanai, saņemšanas²⁵ .

²⁵ Skatīt 28. zemsvītras piezīmi.

Kompetentajām iestādēm ir jāveic novērtējums, pamatojoties uz iestādes un novērtēto dalībnieku iesniegtajiem dokumentiem un sniegto informāciju, un pēc vajadzības jānovērtē to atbilstība III sadaļā definētajiem jēdzieniem.

Vadības struktūras locekļu un — nozīmīgu KPD iestāžu gadījumā — iekšējās kontroles funkciju vadītāju un CFO, ja tie nav vadības struktūras daļa, individuālās un kolektīvās piemērotības novērtējums ir pastāvīgi jāveic kompetentajām iestādēm to pastāvīgās uzraudzības darbības ietvaros. Kompetentajām iestādēm ir jānodrošina, ka iestādes veic vajadzīgos atkārtotos novērtējumus saskaņā ar II sadaļas 1., 2. un 3. iedaļu. Ja kompetentajai iestādei atkārtoti jānovērtē piemērotība, ņemot vērā iestādes veikto atkārtotu novērtējumu, minētajai kompetentajai iestādei jo īpaši ir jāņem vērā apstākļi, kuru dēļ iestāde veikusi šo atkārtotu novērtējumu. Jo īpaši kompetentajām iestādēm ir atkārtoti jāizvērtē vadības struktūras locekļu individuālā vai kolektīvā piemērotība un nozīmīgu KPD iestāžu, kas minētas 172. punktā, iekšējās kontroles funkciju vadītāju un CFO, ja tie nav vadības struktūras daļa, individuālā vai kolektīvā piemērotība, ikreiz, kad pastāvīgās uzraudzības gaitā tiek atklāti būtiski jauni fakti vai pierādījumi. Tam ir jāietver situācijas, kas rada būtiskas faktiskas šaubas par to, vai iestāde, atsevišķi vadības struktūras locekļi un — 173. punktā minētajās nozīmīgajās iestādēs — iekšējās kontroles funkciju vadītāji un finanšu direktori, ja tie nav daļa vadības struktūras daļa, iepriekš ir ievērojuši vai pastāvīgi ievēro nelikumīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas novēršanas/teroristu finansēšanas novēršanas prasības.

Attiecībā uz nozīmīgām KPD iestādēm kompetentajām iestādēm vajadzības gadījumā piemērotības novērtēšanai ir jāizmanto intervijas. Intervijas var veikt arī citām iestādēm, izmantojot uz risku balstītu pieeju, ņemot vērā I sadaļā izklāstītos kritērijus, kā arī iestādes individuālos apstākļus, novērtētās personas situāciju un amatu, kuram tiek veikts novērtējums.

Vajadzības gadījumā intervijas process var arī palīdzēt atkārtoti izvērtēt vadības struktūras locekļa vai personas, kas veic pamatfunkcijas, piemērotību, ja kļūst zināmi kādi jauni fakti vai apstākļi, kas var radīt bažas par personas piemērotību.

Kompetentās iestādes var apmeklēt vai rīkot sanāksmes ar iestādi, tostarp ar dažiem vai visiem tās vadības struktūras locekļiem vai personām, kas veic pamatfunkcijas, vai piedalīties kā novērotāji vadības struktūras sanāksmēs, lai novērtētu vadības struktūras darbību efektivitāti. Šādu sanāksmju biežums ir jānosaka, izmantojot uz risku balstītu pieeju.

Tas, ka iestāde ir pārkāpusi prudenciālās vai citas regulatīvās prasības, zināmos apstākļos var pamatot kompetentās iestādes konstatējumu, ka persona vairs nav piemērota, piemēram, gadījumā, ja kompetentā iestāde pēc pienācīgas procedūras konstatē, ka persona nav veikusi tādus pasākumus, ko varētu pamatoti sagaidīt, piemēram, persona, kas ieņem amatu, nav rīkojusies, lai novērstu, labotu vai apturētu pārkāpumu.