23. Процедури за оценка от страна на компетентните органи

Компетентните органи следва да определят надзорните процедури, които са приложими по отношение на оценката на пригодността на членовете на ръководния орган на институциите, както и на ръководителите на функциите за вътрешен контрол и на главния финансов директор, когато те не са част от ръководния орган, ако се касае за значими институции по ДКИ. Когато определят надзорните процедури, компетентните органи следва да имат предвид, че оценката на пригодността, извършена, след като членът е встъпил в длъжност, би могла да доведе до необходимостта от отстраняването на непригоден член от ръководния орган или до ситуация, в която ръководният орган вече не е колективно пригоден. Компетентните органи следва да осигурят публичното оповестяване на описанието на тези процедури за оценка.

В случаите на значими институции по ДКИ пригодността на ръководителите на функциите за вътрешен контрол и на главния финансов директор, когато те не са част от ръководния орган, се извършва от компетентния орган на:

• а. значимите консолидиращи институции по ДКИ;
• б. значимите институции по ДКИ, които са част от група, когато консолидиращата институция по ДКИ не е значима институция;
• в. значимите институции по ДКИ, които не са част от група.

Надзорните процедури следва да гарантират оценяването от страна на компетентните органи на новоназначените членове на ръководния орган, на ръководния орган като колективен орган и що се отнася до значимите институции по ДКИ, посочени в точка 172 — на новоназначените ръководители на функциите за вътрешен контрол и на главния финансов директор — когато те не са част от ръководния орган. Надзорните процедури следва да гарантират също така повторното оценяване от страна на компетентните органи на преназначените членове на ръководния орган в съответствие с точка 22, буква б), подточка ii) и точка 30, буква б), подточка ii), ако е необходима повторна оценка.

Компетентните органи следва да гарантират, че техните надзорни процедури им дават възможност своевременно да разрешават случаи на несъответствие.

В рамките на горепосочените надзорни процедури от институциите следва да се изисква да уведомяват своевременно компетентните органи за всички свободни позиции в ръководния орган. От институциите следва да се изисква също така да уведомяват компетентните органи за предвидени назначения, ако компетентният орган оценява пригодността преди назначаването, или за назначения, ако компетентните органи оценяват пригодността след назначаването на член на ръководния орган. Когато компетентните органи оценяват пригодността преди назначаването, тези уведомления следва да се изпращат най - късно две седмици, след като институцията реши да предложи члена за назначаване, или ако компетентните органи оценяват пригодността след назначаването — две седмици след назначаването, и следва да включват пълната документация и информация съгласно приложение III.

В надлежно обоснованите случаи, посочени в точка 136, от институциите следва да се изисква да предоставят пълната документация и информация съгласно приложение III заедно с уведомлението до компетентния орган в срок до един месец от назначаването на члена.

Значимите институции по ДКИ, за които в съответствие с точки 172 и 173 се изисква оценка на ръководителите на функциите за вътрешен контрол и на главния финансов директор, когато те не са част от ръководния орган, следва своевременно да уведомяват компетентните органи за назначението на такива позиции най - късно две седмици след назначаването им. От значимите институции по ДКИ следва да се изисква да предоставят пълната документация и информация съгласно приложение III, ако е приложимо, заедно с уведомлението.

Компетентните органи могат да определят надзорните процедури, които са приложими по отношение на оценяването на пригодността на ръководителите на функциите за вътрешен контрол и на главния финансов директор, когато те не са част от ръководния орган, в други институции, които не са посочени в точка 172, и когато това бъде установено на базата на рисково базиран подход, други лица, заемащи ключови позиции в институциите. В рамките на тези процедури компетентните органи могат да поискат също така въпросните институции да ги информират за резултатите от извършената оценка и да им предоставят съответната документация.

Компетентните органи следва да определят максимален период за извършваната от тях оценка на пригодността, който не следва да надвишава четири месеца, считано от датата, на която институцията предостави уведомленията, посочени в точки 175— 177. Когато даден компетентен орган установи, че за приключването на оценката има нужда от допълнителна документация и информация, този срок може да бъде спрян, считано от момента, в който компетентният орган изиска допълнителната документация и информация, необходима за приключването на оценката, до получаването на въпросната документация и информация. Необходимата документация и информация следва да включва документи или изслушвания, които следва да бъдат поискани или проведени в хода на административните процедури, в случаите на предвидено решение за отказ.

В съответствие с член 15 от Директива 2013/36/ЕС, когато оценката на пригодността се извършва в контекста на лиценз за осъществяване на дейността, максималният период не трябва да надвишава 6 месеца след получаването на заявлението или ако заявлението е непълно — 6 месеца след получаването на пълната информация, която се изисква за решението²⁵ .

²⁵ Вж. бележка под линия 28.

Компетентните органи следва да извършват своите оценки въз основа на документацията и информацията, предоставена от институцията и от оценяваните членове, и да ги оценяват с оглед на понятията, определени в дял III, ако е приложимо.

Оценката на индивидуалната и колективна пригодност на членовете на ръководния орган, както и на ръководителите на функциите за вътрешен контрол и на главния финансов директор индивидуално, когато те не са част от ръководния орган, ако се касае за значими институции по ДКИ, следва да се извършва на текуща основа от компетентните органи, като част от текущата им надзорна дейност. Компетентните органи следва да гарантират извършването от страна на институциите на необходимите повторни оценки съгласно раздели 1, 2 и 3 на дял II. Ако се наложи компетентният орган да извърши повторна оценка на пригодността вследствие на повторна оценка от страна на институция, въпросният компетентен орган следва да вземе предвид по - специално обстоятелствата, които са наложили повторната оценка от страна на институцията. По - специално, повторната оценка на индивидуалната и колективна пригодност на членовете на ръководния орган, както и на ръководителите на функциите за вътрешен контрол и на главния финансов директор индивидуално, когато те не са част от ръководния орган, що се отнася до значими институции по ДКИ, определени в точка 172, следва да се извършва от компетентните органи, винаги, когато в хода на текущата им надзорна дейност бъдат разкрити нови факти или доказателства. Това следва да включва ситуации, пораждащи съществени и основаващи се на факти съмнения относно показаното до момента или текущото спазване на изискванията за борба с изпирането на пари и финансирането на тероризма от страна на институцията, индивидуалните членове на ръководния орган и — що се отнася до значимите институции, посочени в точка 173 — от страна на ръководителите на функциите за вътрешен контрол и на главния финансов директор, когато те не са част от ръководния орган.

Що се отнася до значими институции по ДКИ, за целите на оценките на пригодността компетентните органи следва да използват интервюта. Интервюта могат да се провеждат и по отношение на други институции на базата на рисково базиран подход, като се вземат предвид критериите, определени в дял I, както и индивидуалните обстоятелства на институцията, оценяваното лице и длъжността, за която се извършва оценката.

По целесъобразност, процесът на интервюиране може да послужи също така за повторна оценка на пригодността на член на ръководния орган или на лице, заемащо ключова позиция, когато има нови факти или обстоятелства, които могат да породят притеснения относно пригодността на лицето.

Компетентните органи може да присъстват или да провеждат срещи с институцията, включително с някои или с всички членове на нейния ръководен орган или лица, заемащи ключови позиции, или да участват като наблюдатели в заседанията на ръководния орган, за да оценят ефективното му функциониране. Честотата на тези срещи следва да се определя на основата на рисково базиран подход.

Нарушение на пруденциално или друго регулаторно изискване от страна на дадена институция може при определени обстоятелства да обоснове констатация на компетентния орган, че дадено лице вече не е пригодно, например в случай че компетентният орган установи, след надлежно проведена процедура, че дадено лице не е предприело стъпките, които лице на неговата/нейната длъжност в разумна степен може да се очаква да предприеме, за да предотврати, отстрани или спре нарушението.