23. Postupci procjene koje provode nadležna tijela

U slučaju značajnih institucija obuhvaćenih Direktivom o kapitalnim zahtjevima nadležna tijela trebaju odrediti nadzorne postupke koji se primjenjuju na procjenu primjerenosti članova upravljačkog tijela institucija te voditeljâ kontrolnih funkcija i glavnog financijskog direktora ako oni nisu dio upravljačkog tijela. Pri određivanju nadzornih postupaka nadležna tijela trebala bi smatrati da provedba procjene primjerenosti nakon što član preuzme poziciju može dovesti do potrebe za smjenjivanjem neprimjerenog člana iz upravljačkog tijela ili do situacije u kojoj upravljačko tijelo prestaje biti primjereno u cjelini. Nadležna tijela trebala bi omogućiti javnu dostupnost opisa tih postupaka procjene.

Kad je riječ o značajnim institucijama obuhvaćenima Direktivom o kapitalnim zahtjevima, nadležna tijela trebaju provesti procjene primjerenosti voditeljâ kontrolnih funkcija i glavnog financijskog direktora, ako oni nisu dio upravljačkog tijela, za:

• a. značajne konsolidirajuće institucije obuhvaćene Direktivom o kapitalnim zahtjevima
• b. značajne institucije obuhvaćene Direktivom o kapitalnim zahtjevima koje su dio grupe, ako konsolidirajuća institucija obuhvaćena Direktivom o kapitalnim zahtjevima nije značajna institucija
• c. značajne institucije obuhvaćene Direktivom o kapitalnim zahtjevima koje nisu dio grupe.

Nadzornim postupcima trebalo bi osigurati da novoimenovane članove upravljačkog tijela, upravljačko tijelo u cjelini i, kad je riječ o značajnim institucijama obuhvaćenima Direktivom o kapitalnim zahtjevima iz stavka 172., novoimenovane voditelje kontrolnih funkcija i glavnog financijskog direktora, ako oni nisu dio upravljačkog tijela, procjenjuju nadležna tijela. Nadzornim postupcima trebalo bi osigurati i da nadležno tijelo provede ponovnu procjenu ponovno imenovanih članova upravljačkog tijela u skladu sa stavkom 22. točkom (b) podtočkom ii. i stavkom 30. točkom (b) podtočkom ii., ako je potrebna ponovna procjena.

Nadležna tijela trebala bi osigurati da im njihovi nadzorni postupci omogućuju pravodobno rješavanje slučajeva neusklađenosti.

Kao dio prethodno navedenih nadzornih postupaka, od institucija bi se trebalo zahtijevati da odmah obavijeste nadležna tijela o svim ispražnjenim pozicijama u upravljačkom tijelu. Od institucija bi se trebalo zahtijevati i da obavijeste nadležna tijela o planiranom imenovanju člana upravljačkog tijela, u slučajevima kada nadležno tijelo procijeni primjerenost prije imenovanja, ili o njegovu imenovanju, u slučajevima u kojim nadležna tijela procijene primjerenost nakon njegova imenovanja. Te obavijesti treba dostaviti, u slučajevima kada nadležno tijelo procijeni primjerenost prije imenovanja, najkasnije dva tjedna nakon što institucija odluči predložiti člana za imenovanje ili, u slučajevima u kojim nadležna tijela procijene primjerenost nakon imenovanja, dva tjedna nakon imenovanja, te trebaju uključivati potpunu dokumentaciju i informacije iz Priloga III.

U propisno opravdanim slučajevima iz stavka 136. od institucija treba zahtijevati da u roku od jednog mjeseca nakon imenovanja člana uz obavijest nadležnom tijelu dostave potpunu dokumentaciju i informacije iz Priloga III.

Značajne institucije obuhvaćene Direktivom o kapitalnim zahtjevima, za koje je u skladu sa stavcima 172. i 173. potrebna procjena voditelja kontrolnih funkcija i glavnog financijskog direktora, ako oni nisu dio upravljačkog tijela, trebaju obavijestiti nadležna tijela o imenovanju tih funkcija odmah, a najkasnije dva tjedna nakon njihova imenovanja. Od značajnih institucija obuhvaćenih Direktivom o kapitalnim zahtjevima treba zahtijevati da uz obavijest dostave, prema potrebi, potpunu dokumentaciju i informacije navedene u Prilogu III.

Nadležna tijela mogu u drugim institucijama koje nisu navedene u stavku 172. utvrditi nadzorne postupke koji se primjenjuju na procjenu primjerenosti voditelja kontrolnih funkcija i glavnog financijskog direktora, ako oni nisu dio upravljačkog tijela i, ako su utvrđeni pristupom koji se temelji na procjeni rizika, drugih nositelja ključnih funkcija u institucijama. U okviru tih postupaka nadležna tijela mogu zatražiti od tih institucija i da ih obavijeste o rezultatima provedene procjene i da im dostave relevantnu dokumentaciju.

Nadležna tijela trebaju utvrditi najdulje razdoblje za svoju procjenu primjerenosti koje ne smije biti dulje od četiri mjeseca od datuma na koji institucija dostavi obavijesti iz stavaka od 175. do 177. Ako nadležno tijelo utvrdi da su za dovršetak procjene potrebni dodatna dokumentacija i dodatne informacije, to se razdoblje može obustaviti od trenutka kada nadležno tijelo zatraži dodatnu dokumentaciju i dodatne informacije potrebne za dovršetak procjene sve do primitka te dokumentacije i informacija. Potrebna dokumentacija i informacije trebali bi uključivati dokumente ili saslušanja koja se moraju zatražiti ili održati tijekom upravnih postupaka u slučajevima u kojima se planira donijeti negativnu odluku.

U skladu s člankom 15. Direktive 2013/36/EU, ako se procjena primjerenosti provodi u kontekstu odobrenja za početak poslovanja, najdulje razdoblje ne smije biti dulje od šest mjeseci od primitka zahtjeva ili, ako je zahtjev nepotpun, šest mjeseci od primitka potpunih informacija potrebnih za odluku²⁵ .

²⁵ Vidi bilješku 28.

Nadležna tijela trebaju provesti vlastitu procjenu na temelju dokumentacije i informacija koje su dostavili institucija i članovi koji se procjenjuju te ih, prema potrebi, procijeniti s obzirom na pojmove definirane u glavi III.

Procjenu pojedinačne i kolektivne primjerenosti članova upravljačkog tijela i, u slučaju značajnih institucija obuhvaćenih Direktivom o kapitalnim zahtjevima, procjene pojedinačne primjerenosti voditeljâ kontrolnih funkcija i glavnog financijskog direktora, ako oni nisu dio upravljačkog tijela, trebaju kontinuirano provoditi nadležna tijela, kao dio njihove kontinuirane nadzorne aktivnosti. Nadležna tijela trebaju osigurati da institucije provedu potrebne ponovne procjene u skladu s odjeljcima 1., 2. i 3. glave II. Ako je ponovna procjena primjerenosti koju provodi nadležno tijelo potaknuta ponovnom procjenom institucije, to nadležno tijelo posebno treba uzeti u obzir okolnosti koje su instituciju potaknule da provede ponovnu procjenu. Konkretno, nadležna tijela trebaju provesti ponovnu procjenu pojedinačne ili kolektivne primjerenosti članova upravljačkog tijela i pojedinačne primjerenosti voditeljâ kontrolnih funkcija i glavnog financijskog direktora, ako oni nisu dio upravljačkog tijela, u okviru značajnih institucija obuhvaćenih Direktivom o kapitalnim zahtjevima iz stavka 172. kad god se otkriju značajne nove činjenice ili dokazi tijekom kontinuiranog nadzora. To bi trebalo uključivati situacije u kojima na temelju činjenica postoji značajna sumnja u prethodnu ili kontinuiranu usklađenost institucije, pojedinačnih članova upravljačkog tijela i, u okviru značajnih institucija iz stavka 173., voditeljâ kontrolnih funkcija i glavnog financijskog direktora, ako nisu dio upravljačkog tijela, sa zahtjevima povezanim sa sprječavanjem pranja novca i financiranja terorizma.

Kad je riječ o značajnim institucijama obuhvaćenima Direktivom o kapitalnim zahtjevima, nadležna tijela trebaju, prema potrebi, održati razgovore za potrebe procjene primjerenosti. Razgovori se mogu održati i za druge institucije uz primjenu pristupa koji se temelji na procjeni rizika uzimajući u obzir kriterije utvrđene u glavi I. kao i pojedinačne okolnosti institucije, pojedinca koji se procjenjuje i pozicije za koju se provodi procjena.

Prema potrebi, razgovor može poslužiti i za ponovnu procjenu primjerenosti člana upravljačkog tijela ili nositelja ključnih funkcija kada postoje nove činjenice ili okolnosti zbog kojih bi mogle nastati dvojbe s obzirom na primjerenost pojedinca.

Nadležna tijela mogu prisustvovati sastancima ili održavati sastanke s institucijom, uključujući s nekim ili svim članovima njezina upravljačkog tijela ili nositeljima ključnih funkcija, odnosno sudjelovati na sastancima upravljačkog tijela u svojstvu promatrača radi procjene učinkovitog funkcioniranja upravljačkog tijela. Učestalost tih sastanaka treba utvrditi s pomoću pristupa koji se temelji na procjeni rizika.

Ako institucija krši bonitetne ili druge regulatorne zahtjeve, tom se činjenicom u nekim okolnostima može potkrijepiti zaključak nadležnog tijela da pojedinac više nije primjeren; na primjer, u slučaju da nadležno tijelo utvrdi, u skladu s propisanim postupkom, da pojedinac nije poduzeo korake koji bi se razumno mogli očekivati od osobe na njegovoj poziciji kako bi spriječio, otklonio ili zaustavio to kršenje.