23. Beoordelingsprocedures van bevoegde autoriteiten

Bevoegde autoriteiten dienen in het geval van significante RKV-instellingen de toezichtprocedures te specificeren die gelden voor de geschiktheidsbeoordeling van leden van het leidinggevend orgaan van instellingen, evenals voor de hoofden van interne controlefuncties en de CFO, wanneer deze geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan. Wanneer bevoegde autoriteiten de toezichtprocedures specificeren, dienen zij er rekening mee te houden dat een geschiktheidsbeoordeling die wordt uitgevoerd nadat het lid in zijn of haar functie is begonnen, ertoe kan leiden dat een niet-geschikt lid uit het leidinggevend orgaan moet worden verwijderd of dat het leidinggevend orgaan in zijn geheel niet langer geschikt is. Bevoegde autoriteiten dienen ervoor te zorgen dat een beschrijving van deze beoordelingsprocedures openbaar beschikbaar is.

Wat betreft significante RKV-instellingen dient de geschiktheidsbeoordeling van hoofden van interne controlefuncties en de CFO, indien deze geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan, door bevoegde autoriteiten te worden uitgevoerd voor:

• a. significante consoliderende RKV-instellingen;
• b. significante RKV-instellingen die deel uitmaken van een groep, waarbij de consoliderende RKV-instelling geen significante instelling is;
• c. significante RKV-instellingen die geen deel uitmaken van een groep.

De toezichtprocedures dienen te waarborgen dat nieuw benoemde leden van het leidinggevend orgaan, het leidinggevend orgaan als collectief orgaan en, voor significante RKV-instellingen als bedoeld in punt 172, nieuw benoemde hoofden van interne controlefuncties en de CFO, wanneer deze geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan, worden beoordeeld door de bevoegde autoriteiten. De toezichtprocedures dienen ook te waarborgen dat herbenoemde leden van het leidinggevend orgaan worden herbeoordeeld door de bevoegde autoriteit overeenkomstig punt 22, onder b), ii), en punt 30, onder b), ii), wanneer een herbeoordeling noodzakelijk is.

Bevoegde autoriteiten dienen ervoor te zorgen dat hun toezichtprocedures hen in staat stellen tijdig actie te ondernemen in gevallen van niet-naleving.

Als onderdeel van de bovenstaande toezichtprocedures dienen instellingen te worden verplicht bevoegde autoriteiten onmiddellijk op de hoogte te stellen van vacante functies binnen het leidinggevend orgaan. Instellingen dienen ook te worden verplicht bevoegde autoriteiten op de hoogte te stellen van de voorgenomen benoeming van een lid van het leidinggevend orgaan in gevallen waarin de bevoegde autoriteit de geschiktheid beoordeelt voorafgaand aan de benoeming, of van de benoeming van een lid van het leidinggevend orgaan in gevallen waarin de bevoegde autoriteit de geschiktheid beoordeelt na de benoeming. Deze kennisgevingen dienen, in gevallen waarin de bevoegde autoriteit de geschiktheid voorafgaand aan de benoeming beoordeelt, uiterlijk twee weken na het besluit van de instelling om het lid voor te dragen voor benoeming, te worden uitgevoerd, of, in gevallen waarin de bevoegde autoriteit de geschiktheid beoordeelt na de benoeming, twee weken na de benoeming. In de kennisgevingen dient de volledige in bijlage III genoemde documentatie en informatie te worden opgenomen.

In de naar behoren onderbouwde gevallen die worden genoemd in punt 136, dient van instellingen te worden verlangd dat zij de bevoegde autoriteit bij de kennisgeving de volledige in bijlage III genoemde documentatie en informatie verstrekken binnen een maand nadat het lid is benoemd.

Significante RKV-instellingen waarvoor overeenkomstig de punten 172 en 173 een beoordeling van de hoofden van interne controlefuncties en van de CFO, indien deze geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan, vereist is, dienen bevoegde autoriteiten onmiddellijk, en wel uiterlijk twee weken na hun benoeming, in kennis te stellen van de benoeming van deze functies. Van significante RKV-instellingen dient te worden verlangd dat zij, waar van toepassing, bij de kennisgeving de volledige in bijlage III genoemde documentatie en informatie verstrekken.

Bevoegde autoriteiten kunnen de toezichtprocedures vastleggen die gelden voor de beoordeling van de geschiktheid van hoofden van interne controlefuncties en de CFO, indien zij geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan, in andere instellingen dan die welke worden genoemd in punt 172, en, indien geïdentificeerd op een op risico gebaseerde wijze, van andere medewerkers met een sleutelfunctie in instellingen. Als onderdeel van deze procedures kunnen bevoegde autoriteiten die instellingen ook verzoeken hen te informeren over de resultaten van de uitgevoerde beoordeling en hun de desbetreffende documentatie te sturen.

Bevoegde autoriteiten dienen een maximumtermijn vast te stellen voor hun geschiktheidsbeoordeling, die niet meer mag bedragen dan vier maanden vanaf de datum waarop de in de punten 175 tot 177 bedoelde kennisgevingen door de instelling worden verstrekt. Wanneer een bevoegde autoriteit vaststelt dat aanvullende documentatie en informatie noodzakelijk zijn om de beoordeling af te ronden, kan die termijn worden opgeschort vanaf het tijdstip waarop de bevoegde autoriteit om de aanvullende documentatie en informatie verzoekt die noodzakelijk zijn om de beoordeling af te ronden tot het moment van ontvangst van die documentatie en informatie. De vereiste documentatie en informatie dienen documenten of hoorzittingen te omvatten waarom moet worden verzocht of die moeten plaatsvinden tijdens de administratieve procedures in gevallen waarin het voornemen van een negatief besluit bestaat.

Overeenkomstig artikel 15 van Richtlijn 2013/36/EU mag de maximumtermijn niet meer bedragen dan zes maanden na ontvangst van de aanvraag wanneer de geschiktheidsbeoordeling wordt uitgevoerd in de context van een vergunning voor de aanvang van het bedrijf, of, wanneer de aanvraag onvolledig is, zes maanden na ontvangst van alle informatie die nodig is om een besluit te kunnen nemen²⁵ .

²⁵ Zie voetnoot 28.

Bevoegde autoriteiten dienen hun beoordeling uit te voeren op basis van de documentatie en informatie die worden verstrekt door de instelling en door beoordeelde leden, die zij beoordelen op de in titel III gedefinieerde begrippen, voor zover toepasselijk.

De beoordeling van de individuele en collectieve geschiktheid van de leden van het leidinggevend orgaan en, in het geval van significante RKV-instellingen, de beoordeling van de individuele geschiktheid van de hoofden van interne controlefuncties en van de CFO, indien deze geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan, dient op continue basis te worden uitgevoerd door bevoegde autoriteiten als onderdeel van hun continue toezichtsactiviteit. Bevoegde autoriteiten dienen ervoor te zorgen dat noodzakelijke herbeoordelingen uit hoofde van de hoofdstukken 1, 2 en 3 van titel II door instellingen worden uitgevoerd. Als een herbeoordeling van geschiktheid door een bevoegde autoriteit plaatsvindt naar aanleiding van een herbeoordeling door een instelling, dient die bevoegde autoriteit met name rekening te houden met de omstandigheden die aanleiding waren tot de herbeoordeling door de instelling. Bevoegde autoriteiten dienen de individuele of collectieve geschiktheid van de leden van het leidinggevend orgaan en de individuele geschiktheid van hoofden van interne controlefuncties en van de CFO, indien deze geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan, met name te beoordelen binnen in punt 172 genoemde significante RKV-instellingen wanneer significante nieuwe feiten of significant nieuw bewijsmateriaal aan het licht komt of komen tijdens het continue toezicht. Hieronder dienen ook situaties te vallen die feitelijke en wezenlijke twijfel doen rijzen over de naleving, nu of in het verleden, van AML/TF-voorschriften door de instelling, individuele leden van het leidinggevend orgaan en, binnen in punt 173 genoemde significante instellingen, hoofden van interne controlefuncties en de CFO, indien deze geen deel uitmaken van het leidinggevend orgaan.

Voor significante RKV-instellingen dienen bevoegde autoriteiten waar nodig gebruik te maken van gesprekken ten behoeve van geschiktheidsbeoordelingen. Ook voor andere instellingen kan op basis van een op risico gebaseerde aanpak gebruik worden gemaakt van gesprekken, rekening houdend met de in titel I genoemde criteria en met de specifieke omstandigheden van de instelling, de beoordeelde persoon en de functie waarvoor een beoordeling wordt uitgevoerd.

De gespreksprocedure kan waar nodig ook worden gebruikt voor het opnieuw beoordelen van de geschiktheid van een lid van het leidinggevend orgaan of van een medewerker met een sleutelfunctie wanneer er nieuwe feiten of omstandigheden zijn die aanleiding kunnen zijn tot bezorgdheid over de geschiktheid van de desbetreffende persoon.

Bevoegde autoriteiten kunnen bijeenkomsten met de instelling bijwonen of organiseren, evenals met een aantal of alle leden van haar leidinggevend orgaan of medewerkers met een sleutelfunctie, of als waarnemer deelnemen aan bijeenkomsten van het leidinggevend orgaan teneinde het doeltreffende functioneren van het leidinggevend orgaan te beoordelen. De frequentie van deze bijeenkomsten dient aan de hand van een op risico gebaseerde aanpak te worden vastgesteld.

Een schending van een prudentiële of andere wettelijke eis door een instelling kan, onder bepaalde omstandigheden, een bevinding van de bevoegde autoriteit ondersteunen dat een persoon niet langer geschikt is – bijvoorbeeld als de bevoegde autoriteit, aan de hand van de juiste procedure, vaststelt dat een persoon heeft nagelaten de stappen te ondernemen die redelijkerwijs mogen worden verwacht van een persoon in zijn of haar functie om de schending te voorkomen, te verhelpen of te beëindigen.