23. Toimivaltaisten viranomaisten käyttämät arviointimenettelyt

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi merkittävien vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvien laitosten tapauksessa yksilöidä valvontamenettelyt, joita ne soveltavat ylimmän hallintoelimen jäsenten sekä ylimpään hallintoelimeen kuulumattomien sisäisen valvonnan toimintojen johtajien ja talousjohtajan sopivuusarvioinnissa. Kun toimivaltaiset viranomaiset yksilöivät valvontamenettelyjä, niiden tulisi ottaa huomioon, että sopivuusarviointi, joka tehdään jäsenen jo otettua toimensa vastaan, voi johtaa siihen, että sopimaton jäsenen on poistettava ylimmästä hallintoelimestä, tai aiheuttaa tilanteen, jossa ylin hallintoelin ei ole enää kollektiivisesti sopiva. Toimivaltaisten viranomaisten tulisi varmistaa, että kuvaus tällaisista arviointimenettelyistä on julkisesti saatavilla.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi tehdä merkittävien vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvien laitosten ylimpään hallintoelimeen kuulumattomien sisäisen valvonnan toimintojen johtajien ja talousjohtajan sopivuusarviointi, kun kyseessä ovat

• a. merkittävät vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvat konsolidoivat laitokset
• b. merkittävät vakavaraisuusdirektiivin piiriin ja ryhmiin kuuluvat laitokset, kun vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluva konsolidoiva laitos ei ole merkittävä laitos
• c. merkittävät vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvat laitokset, jotka eivät ole osa ryhmää.

Valvontamenettelyillä tulisi varmistaa, että toimivaltaiset viranomaiset arvioivat vasta nimitetyt ylimmän hallintoelimen jäsenet, ylimmän hallintoelimen kollektiivisesti ja 172 kohdassa tarkoitettujen merkittävien vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvien laitosten osalta vasta nimitetyt sisäisen valvonnan toimintojen johtajat ja talousjohtajan, jotka eivät kuulu ylimpään hallintoelimeen. Valvontamenettelyillä tulisi myös varmistaa, että toimivaltaiset viranomaiset tekevät uudelleen valittujen ylimmän hallintoelimen jäsenten uudelleenarvioinnin 22 kohdan b alakohdan ii alakohdan ja 30 kohdan b alakohdan ii alakohdan mukaisesti silloin, kun uudelleenarviointi on tarpeen.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi varmistaa, että ne voivat valvontamenettelyillään puuttua nopeasti tapauksiin, joissa säännöksiä ja ohjeita ei ole noudatettu.

Edellä mainittujen valvontamenettelyjen osana laitoksia tulisi vaatia ilmoittamaan toimivaltaisille viranomaisille viipymättä kaikista ylimmässä hallintoelimessä avoinna olevista toimista. Laitoksia tulisi vaatia ilmoittamaan toimivaltaisille viranomaisille myös ylimmän hallintoelimen jäsenen nimittämisaikomuksesta, jos toimivaltaiset viranomaiset arvioivat henkilön sopivuuden ennen hänen nimitystään, tai nimityksestä, jos toimivaltaiset viranomaiset arvioivat henkilön sopivuuden vasta nimityksen jälkeen. Jos toimivaltaiset viranomaiset arvioivat henkilön sopivuuden ennen hänen nimittämistään toimeen, tällaiset ilmoitukset tulisi tehdä viimeistään kahden viikon kuluttua laitoksen päätöksestä ehdottaa jäsenen nimitystä tai, jos toimivaltaiset viranomaiset arvioivat henkilön sopivuuden hänen nimityksensä jälkeen, kahden viikon kuluttua nimityksen jälkeen. Ilmoituksen tulisi sisältää täydellinen asiakirja-aineisto ja liitteessä III luetellut tiedot.

Edellä 136 kohdassa tarkoitetuissa perustelluissa tapauksissa laitoksia tulisi vaatia toimittamaan täydellinen asiakirja-aineisto ja liitteessä III luetellut tiedot toimivaltaiselle viranomaiselle annettavan ilmoituksen yhteydessä kuukauden kuluessa jäsenen nimityksestä.

Merkittävien vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvien laitosten, joiden osalta on arvioitava ylimpään hallintoelimeen kuulumattomien sisäisen valvonnan toimintojen johtajien ja talousjohtajan sopivuus 172 ja 173 kohdan mukaisesti, tulisi ilmoittaa toimivaltaisille viranomaisille henkilöiden nimittämisestä tällaisiin tehtäviin viipymättä ja viimeistään kahden viikon kuluessa heidän nimittämisestään. Merkittäviä vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvia laitoksia tulisi tarvittaessa vaatia toimittamaan ilmoituksen yhteydessä täydellinen asiakirja-aineisto ja liitteessä III luetellut tiedot.

Toimivaltaiset viranomaiset voivat aloittaa ylimpään hallintoelimeen kuulumattomien sisäisen valvonnan toimintojen johtajien ja talousjohtajan sopivuuden arviointiin sovellettavat valvontamenettelyt muissakin kuin 172 kohdassa tarkoitetuissa laitoksissa ja – riskiperusteisella menetelmällä niin määritettäessä – laitosten muiden keskeisistä toiminnoista vastaavien henkilöiden osalta. Menettelyjen yhteydessä toimivaltaiset viranomaiset voivat myös pyytää tällaisia laitoksia ilmoittamaan tehdyn arvioinnin tulokset ja toimittamaan asiaankuuluvan asiakirja-aineiston.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi asettaa tekemälleen sopivuusarvioinnille enimmäisaika, joka saa olla enintään neljä kuukautta päivästä, jona laitos toimittaa 175– 177 kohdassa tarkoitetut ilmoitukset. Jos toimivaltainen viranomainen vahvistaa, että arvioinnin valmistuminen edellyttää lisää asiakirja-aineistoa ja tietoa, kyseistä aikaa voidaan pidentää ajankohdasta, jolloin toimivaltainen viranomainen pyytää arvioinnin valmistumisen edellyttämää täydentävää asiakirja-aineistoa ja tietoa, niiden vastaanottamiseen saakka. Vaadittavaan asiakirja-aineistoon ja tietoon tulisi sisältyä asiakirjoja tai aineistoa kuulemisista, joita on jouduttu pyytämään tai pitämään hallinnollisten menettelyjen aikana tapauksissa, joissa viranomaiset aikovat antaa kielteisen päätöksen.

Direktiivin 2013/36/EU 15 artiklassa säädetään, että jos sopivuusarviointi tehdään liiketoiminnan aloittamista koskevan toimilupahakemuksen yhteydessä, enimmäisaika saa olla korkeintaan kuusi kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta tai, jos hakemus on puutteellinen, korkeintaan kuusi kuukautta päätöstä varten tarvittavien lisätietojen vastaanottamisesta.²⁵

²⁵ Ks. alaviite 28.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi tehdä arviointi laitoksen toimittamien asiakirja-aineiston ja tietojen sekä arvioituja jäseniä koskevien tietojen perusteella, ja arviointi tulisi tehdä vertaamalla tietoja tarvittaessa III osastossa määriteltyihin käsitteisiin.

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi jatkuvan valvontatoimintansa osana arvioida jatkuvasti ylimmän hallintoelimen jäsenten yksittäistä ja kollektiivista sopivuutta ja merkittävien vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvien laitosten tapauksessa ylimpään hallintoelimeen kuulumattomien sisäisen valvonnan toimintojen johtajien ja talousjohtajan yksittäistä sopivuutta. Toimivaltaisten viranomaisten tulisi varmistaa, että laitokset tekevät II osaston 1, 2 ja 3 jaksossa edellytetyt uudelleenarvioinnit. Jos toimivaltaisen viranomaisen tekemä sopivuuden uudelleenarviointi johtuu laitoksen tekemästä uudelleenarvioinnista, toimivaltaisen viranomaisen tulisi ottaa huomioon erityisesti olosuhteet, jotka saivat laitoksen tekemään uudelleenarvioinnin. Toimivaltaisten viranomaisten tulisi erityisesti arvioida uudelleen ylimmän hallintoelimen jäsenten yksittäistä ja kollektiivista sopivuutta sekä ylimpään hallintoelimeen kuulumattomien sisäisen valvonnan toimintojen johtajien ja talousjohtajan yksittäistä sopivuutta 172 kohdassa tarkoitetuissa merkittävissä vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvissa laitoksissa aina, kun jatkuvan valvonnan aikana paljastuu merkittäviä uusia tosiseikkoja tai todisteita. Tämän tulisi sisältää tilanteet, jotka aiheuttavat todellista olennaista epäilystä siitä, ovatko laitos, ylimmän hallintoelimen yksittäiset jäsenet ja 173 kohdassa tarkoitetuissa merkittävissä laitoksissa ylimpään hallintoelimeen kuulumattomat sisäisen valvonnan toimintojen johtajat ja talousjohtaja noudattaneet ja noudattavatko jatkuvasti rahanpesun ja terrorismin rahoituksen torjuntaa koskevia vaatimuksia.

Merkittävien vakavaraisuusdirektiivin piiriin kuuluvien laitosten tapauksessa toimivaltaisten viranomaisten tulisi käyttää sopivuuden arvioinnissa tarvittaessa haastatteluja. Haastatteluja voidaan tehdä myös muiden laitosten tapauksessa riskiperusteisen menetelmän mukaisesti ja ottaen huomioon I osastossa esitetyt kriteerit sekä kyseessä olevan laitoksen olosuhteet, arvioitava henkilö ja toimi, jota arviointi koskee.

Haastatteluprosessin avulla voidaan tarvittaessa myös arvioida uudelleen ylimmän hallintoelimen jäsenen tai keskeisistä toiminnoista vastaavan henkilön sopivuus, kun ilmenee uusia seikkoja tai olosuhteita, jotka saattavat herättää epäilyksiä kyseisen henkilön sopivuudesta.

Toimivaltaiset viranomaiset voivat osallistua kokouksiin tai vetää kokouksia, joita järjestetään laitoksen kanssa, myös joidenkin tai kaikkien ylimmän hallintoelimen jäsenten kanssa, tai ne voivat osallistua tarkkailijana ylimmän hallintoelimen kokouksiin voidakseen arvioida sen tosiasiallista toimintaa. Tällaisten kokousten tiheys tulisi määrittää riskiperusteisella menetelmällä.

Vakavaraisuusvaatimuksen tai muun sääntelyvaatimuksen rikkomus laitoksessa voi joissakin olosuhteissa tukea toimivaltaisen viranomaisten havaintoa siitä, että henkilö ei ole enää sopiva – esimerkiksi silloin, kun toimivaltainen viranomainen vahvistaa asianmukaisen prosessin mukaisesti, että henkilö ei toteuttanut toimenpiteitä, joiden toteuttamista hänen asemassaan olevalta henkilöltä voitaisiin odottaa rikkomuksen estämiseksi, korjaamiseksi tai pysäyttämiseksi.