23. Stosowane przez właściwe organy procedury dotyczące oceny

Właściwe organy powinny określić procedury dotyczące nadzoru stosowane do oceny odpowiedniości członków organu zarządzającego instytucji, jak również szefów jednostek ds. kontroli wewnętrznej i CFO, jeśli nie są oni częścią organu zarządzającego, w przypadku znaczących instytucji objętych CRD. Określając procedury dotyczące nadzoru, właściwe organy powinny wziąć pod uwagę to, że ocena odpowiedniości dokonana po objęciu przez członka stanowiska może prowadzić do konieczności usunięcia nieodpowiedniego członk a z organu zarządzającego lub do sytuacji, w której organ zarządzający jako całość przestaje być odpowiedni. Właściwe organy powinny dopiln ować, aby opis procedur dotyczących oceny był publicznie dostępny.

Oceny odpowiedniości szefów jednostek ds. kontroli wewnętrznej i CFO, jeśli nie są oni częścią organu zarządzającego, w przypadku znaczących instytucji objętych CRD, powinny być dokonywane przez właściwe organy w przypadku:

• a. znaczących konsolidujących instytucji objętych CRD;
• b. znaczących instytucji objętych CRD będących częścią grupy, jeśli konsolidująca instytucja objęta CRD nie jest znaczącą instytucją;
• c. znaczących instytucji objętych CRD, które nie są częścią grupy.

Procedury dotyczące nadzoru powinny zapewnia ć dokonanie przez właściwe organy oceny nowo w yznaczonych członków organu zarządzającego, organu zarządzającego jako całości oraz, w przypadku znaczących instytucji objętych CRD, o których mowa w pkt 172, nowo wyznaczonych szefów jednostek ds. kontroli wewnętrznej i CFO, jeśli nie są oni częścią organu zarządzającego. Procedury dotyczące nadzoru powinny również zapewniać dokonanie ponownej oceny ponownie wyznaczonych członków organu zarządzającego przez właściwy organ zgodnie z pkt 22 lit. b) ppkt (ii) oraz pkt 30 lit. b) ppkt (ii), w przypadku konieczności dokonania ponownej oceny.

Właściwe organy powinny dopiln ować, aby ich procedury dotyczące nadzoru umożliwiły im terminowe zajęcie się przypadkami niezgodności.

W ramach powyższych procedur dotyczących nadzoru instytucje powinny być zobowiązane niezwłocznie poinformować właściwe organy o wolnych stanowiskach w organie zarządzającym. Ponadto instytucje powinny być zobowiązane powiadomić właściwe organy o planowanym wyznaczeniu członka organu zarządzającego w przypadkach, w których właściwy organ dokonuje oceny odpowiedniości przed wyznaczeniem członka lub o jego wyznaczeniu w przypadkach, w których właściwy organ dokonuje oceny odpowiedniości po jego wyznaczeniu. W przypadkach, w których właściwy organ dokonuje oceny odpowiedniości przed wyznaczeniem, p owiadomienia takie powinny być przekazywane nie później niż dwa tygodnie od wydania przez instytucję decyzji o zaproponowaniu członka na stanowisko lub dwa tygodnie od wyznaczania, w przypadkach gdy właściwe organy dokonują oceny odpowiedniości po wyznaczeniu członka, oraz będą zawierały kompletną dokumentację i informacje zawarte w załączniku III.

W odpowiednio uzasadnionych przypadkach, o których mowa w pkt 136, wraz z powiadomieniem właściwego organu instytucje powinny być zobowiązane przekazać kompletną dokumentację i informacje zawarte w załączniku III w terminie jednego miesiąca od wyznaczenia członka.

Znaczące instytucje objęte CRD, w przypadku których wymagana jest ocena szefów jednostek ds. kontroli wewnętrznej i CFO, jeśli nie są oni częścią organu zarządzającego, zgodnie z pkt 172 i 173, powinny powiadomić właściwe organy o wyznaczeniu osób na te stanowiska niezwłocznie, nie później niż w ciągu dwóch tygodni od ich wyznaczenia. Wraz z powiadomieniem znaczące instytucje objęte CRD powinny być zobowiązane przekazać kompletną dokumentację i informacje wymienione w załączniku III, stosownie do przypadku.

Właściwe organy mogą określić procedury dotyczące nadzoru stosowane do oceny odpowiedniości szefów jednostek ds. kontroli wewnętrznej i CFO, jeśli nie są oni częścią organu zarządzającego, w innych instytucjach nie określonych w pkt 172 oraz, w przypadku i dentyfikacji w oparciu o analizę ryzyka, innych osób pełniących najważniejsze funkcje w instytucjach. W ramach tych procedur właściwe organy mogą również żądać od tych instytucji powiadomienia ich o wynikach dokonanej oceny oraz złożenia im stosownej dokumentacji.

Właściwe organy powinny wyznacz yć maksymalny okres dokonania oceny odpowiedniości, który nie powinien przekroczyć czterech miesięcy od dnia przekazania przez instytucję powiadomień, o których mowa w pkt 175– 177. W przypadku gdy właściwy organ stw ierdzi, że konieczne jest przekazanie dodatkowej dokumentacji i dodatkowych informacji w celu dokonania oceny, termin ten może zostać zawieszony na okres od momentu żądania przez właściwy organ dodatkowej dokumentacji i informacji koniecznej w celu dokonan ia oceny do momentu otrzymania tej dokumentacji i tych informacji. Konieczna dokumentacja i informacje powinny obejmować dokumenty lub przesłuchania, o które należy wnioskować lub przeprowadzić w toku postępowania administracyjnego w sprawach, w których sp odziewane jest wydanie decyzji negatywnej.

Zgodnie z art. 15 dyrektywy 2013/36/UE, w przypadku gdy ocena odpowiedniości dokonywana jest w kontekście udzielenia zezwolenia na podjęcie działalności, maksymalny okres nie może przekroczyć sześciu miesięcy od otrzymania wniosku lub, w przypadku wniosku niekompletnego, sześciu miesięcy od otrzymania kompletnych informacji wymaganych do podjęcia decyzji²⁵ .

²⁵ Zob. przypis 28.

Właściwe organy powinny dokonać oceny na podstawie dokumentacji i informacji przekazanych przez instytucję i ocenianych członków oraz ocenić je pod kątem pojęć zdefiniowanych w tytule III, stosownie do przypadku.

Ocena indywidualnej i zbiorowej odpowiedniości członków organu zarządzającego oraz, w przypadku znaczących instytucji objętych CRD, ocena indywidualnej odpowiedniości szefów jednostek ds. kontroli wewnętrznej i CFO, jeżeli nie wchodzą oni w skład organu zarządzającego, powinna być przeprowadzana na bieżąco przez właściwe organy w ramach ich bieżącej działalności nadzorczej. Właściwe organy powinny zapewni ć dokonywanie przez instytucje koniecznej ponownej oceny zgodnie z tytułem II sekcjami 1, 2 i 3. Jeśli ponowna ocena odpowiedniości dokonana przez właściwy organ jest spowodowana dokonaniem ponownej oceny przez instytucję, właściwy organ powinien wziąć pod uwagę zwłaszcza okoliczności, które spowodowały dokonanie ponownej oceny przez instytucję. W szczególności właściwe organy powinny dokonać ponownej oceny indywidualnej lub zbiorowej odpowiedniości członków organu zarządzającego oraz indywidualnej odpowiedniości szefów jednostek ds. kontroli wewnętrznej i CFO, w przypadku gdy nie wchodzą oni w skład organu zarządzającego, w ramach znaczących instytucji objętych CRD, o których mowa w pkt 172, za każdym razem, gdy w trakcie bieżącego nadzoru ujawnione zostaną istotne nowe fakty lub dowody. Powinna ona obejmować sytuacje, które budzą istotne wątpliwości co do przeszłego lub bieżącego przestrzegania wymogów w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy/finansowaniu terroryzmu przez instytucję, poszczególnych członków organu zarządzającego oraz, w ramach znaczących instytucji, o których mowa w pkt 173, szefów jednostek ds. kontroli wewnętrznej i CFO, jeżeli nie wchodzą oni w skład organu zarządzającego.

W przypadku znaczących instytucji objętych CRD właściwe organy powinny w stosownych przypadkach przeprowadzać rozmowy w celu oceny odpowiedniości. Rozmowy mogą być również przeprowadzane w przypadku innych instytucji w oparciu o analizę ryzyka, biorąc pod uwagę kryteria określone w tytule I, jak również konkretne okoliczności dotyczące instytucji, ocenianej osoby oraz stanowiska, w związku z którym dokonywana jest ocena.

W stosownych przypadkach rozmowy mogą służyć ponownej ocenie odpowiedniości członka organu zarządzającego lub osoby pełniącej najważniejsze funkcje, jeśli pojawią się nowe fakty lub okoliczności, które mogą budzić obawy o odpowiedniość osoby.

Właściwe organy mogą uczestniczyć lub prowadzić spotkania z instytucją, w tym z n iektórymi lub wszystkimi członkami organu zarządzającego lub osobami pełniącymi najważniejsze funkcje, lub uczestniczyć w charakterze obserwatora w zebraniach organu zarządzającego, aby ocenić skuteczne funkcjonowanie organu zarządzającego. Częstotliwość t akich posiedzeń powinna być ustalona na podstawie analizy ryzyka.

Naruszenie przez instytucję wymogu ostrożnościowego lub innego wymogu regulacyjnego może w pewnych okolicznościach stanowić podstawę do stwierdzenia przez właściwy organ, że dana osoba przestała być odpowiednia – na przykład w przypadku, gdy właściwy organ ustali, po przeprowadzeniu należytej procedury, że dana osoba nie podjęła kroków, których podjęcia można by w normalnych okolicznościach oczekiwać od osoby na jej stanowisku, w celu zapobieżenia naruszeniu, zaradzenia mu lub powstrzymania go.