23. Διαδικασίες αξιολόγησης που εφαρμόζονται από τις αρμόδιες αρχές

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να προσδιορίζουν τις εποπτικές διαδικασίες που ισχύουν για την αξιολόγηση της καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου των ιδρυμάτων, καθώς και των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και του ανώτερου οικονομικού διευθυντή, σε περίπτωση που δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου, στην περίπτωση των σημαντικών ιδρυμάτων ΟΚΑ. Κατά τον προσδιορισμό των εποπτικών διαδικασιών, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη ότι η αξιολόγηση καταλληλότητας που διενεργείται έπειτα από την ανάληψη των καθηκόντων του μέλους θα μπορούσε να έχει ως συνέπεια είτε την ανάγκη απομάκρυνσης κάποιου μη κατάλληλου μέλους από το διοικητικό όργανο είτε μια κατάσταση στην οποία παύει να υφίσταται η συλλογική καταλληλότητα του διοικητικού οργάνου. Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να μεριμνούν ώστε η περιγραφή των εν λόγω διαδικασιών αξιολόγησης να είναι δημοσίως διαθέσιμη.

Όσον αφορά τα σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ, οι αξιολογήσεις καταλληλότητας των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και του ανώτερου οικονομικού διευθυντή, σε περίπτωση που δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου, θα πρέπει να διενεργούνται από τις αρμόδιες αρχές για:

• α. σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ που ενοποιούν ·
• β. σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ που αποτελούν μέρος ομίλου, σε περίπτωση που το ίδρυμα ΟΚΑ που ενοποιεί δεν είναι σημαντικό ίδρυμα·
• γ. σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ που δεν αποτελούν μέρος ομίλου.

Οι εποπτικές διαδικασίες θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι τα νεοδιορισμένα μέλη του διοικητικού οργάνου, το διοικητικό όργανο ως συλλογικό όργανο και, στην περίπτωση των σημαντικών ιδρυμάτων ΟΚΑ που αναφέρονται στο σημείο 172, οι νεοδιορισμένοι επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και ο ανώτερος οικονομικός διευθυντής, σε περίπτωση που δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου, υπόκεινται σε αξιολόγηση από τις αρμόδιες αρχές. Οι εποπτικές διαδικασίες θα πρέπει επίσης να διασφαλίζουν ότι τα μέλη του διοικητικού οργάνου των οποίων ανανεώνεται η θητεία επαναξιολογούνται από την αρμόδια αρχή σύμφωνα με το σημείο 22 στοιχείο β) σημείο ii) και το σημείο 30 στοιχείο β) σημείο ii), σε περίπτωση που απαιτείται η διενέργεια επαναξιολόγησης.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να μεριμνούν ώστε οι εποπτικές τους διαδικασίες να τους παρέχουν τη δυνατότητα έγκαιρης αντιμετώπισης των περιπτώσεων μη συμμόρφωσης.

Στο πλαίσιο των προαναφερόμενων εποπτικών διαδικασιών, τα ιδρύματα θα πρέπει να υποχρεούνται να ενημερώνουν χωρίς καθυστέρηση τις αρμόδιες αρχές για κάθε κενή θέση στο διοικητικό όργανο. Τα ιδρύματα θα πρέπει επίσης να υποχρεούνται να κοινοποιούν στις αρμόδιες αρχές τον προβλεπόμενο διορισμό, στις περιπτώσεις στις οποίες η αρμόδια αρχή διενεργεί αξιολόγηση της καταλληλότητας πριν από τον διορισμό, ή τον διορισμό, στις περιπτώσεις στις οποίες οι αρμόδιες αρχές διενεργούν αξιολόγηση της καταλληλότητας μετά τον διορισμό, μέλους του διοικητικού οργάνου. Οι εν λόγω κοινοποιήσεις θα πρέπει να πραγματοποιούνται είτε το αργότερο 2 εβδομάδες από την ημερομηνία της απόφασης του ιδρύματος να προτείνει τον διορισμό του μέλους, στις περιπτώσεις στις οποίες η αρμόδια αρχή διενεργεί αξιολόγηση της καταλληλότητας πριν από τον διορισμό, είτε 2 εβδομάδες από την ημερομηνία διορισμού, στις περιπτώσεις στις οποίες οι αρμόδιες αρχές διενεργούν αξιολόγηση της καταλληλότητας μετά τον διορισμό και να συμπεριλαμβάνουν την πλήρη τεκμηρίωση και τις πληροφορίες που αναφέρονται στο παράρτημα III.

Στις δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις που αναφέρονται στο σημείο 136, τα ιδρύματα θα πρέπει να υποχρεούνται να υποβάλλουν την πλήρη τεκμηρίωση και τις πληροφορίες που προβλέπονται στο παράρτημα III, μαζί με την κοινοποίηση προς την αρμόδια αρχή, εντός ενός μηνός από την ημερομηνία διορισμού του μέλους.

Τα σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ, για τα οποία απαιτείται η διενέργεια αξιολόγησης των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και του ανώτερου οικονομικού διευθυντή, σε περίπτωση που δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου, σύμφωνα με τα σημεία 172 και 173, θα πρέπει να κοινοποιούν στις αρμόδιες αρχές τον διορισμό προσώπων στις εν λόγω θέσεις χωρίς καθυστέρηση και το αργότερο εντός δύο εβδομάδων από την ημερομηνία διορισμού τους. Τα σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ θα πρέπει να υποχρεούνται να υποβάλλουν την πλήρη τεκμηρίωση και τις πληροφορίες που αναφέρονται στο παράρτημα III, κατά περίπτωση, μαζί με την κοινοποίηση .

Οι αρμόδιες αρχές μπορούν να καθορίζουν τις εποπτικές διαδικασίες που εφαρμόζονται στην αξιολόγηση της καταλληλότητας των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και του ανώτερου οικονομικού διευθυντή, σε περίπτωση που δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου, σε άλλα ιδρύματα που δεν αναφέρονται στο σημείο 172, καθώς και άλλων προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις σε ιδρύματα, σε περίπτωση που προσδιορίζονται σύμφωνα με μια προσέγγιση βάσει κινδύνου . Στο πλαίσιο των διαδικασιών αυτών, οι αρμόδιες αρχές μπορούν επίσης να ζητούν από τα εν λόγω ιδρύματα να τις ενημερώνουν για τα αποτελέσματα της διενεργηθείσας αξιολόγησης και να υποβάλλουν σε αυτές τη σχετική τεκμηρίωση.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να ορίζουν μέγιστη προθεσμία για την αξιολόγηση της καταλληλότητας την οποία διενεργούν οι ίδιες, η οποία δεν θα πρέπει να υπερβαίνει τους τέσσερις μήνες από την ημερομηνία υποβολής των κοινοποιήσεων που αναφέρονται στα σημεία 175 έως 177 από το ίδρυμα. Σε περίπτωση που μια αρμόδια αρχή κρίνει αναγκαία την υποβολή συμπληρωματικής τεκμηρίωσης και πληροφοριών για την ολοκλήρωση της αξιολόγησης, η εν λόγω προθεσμία μπορεί να ανασταλεί από τη χρονική στιγμή κατά την οποία η αρμόδια αρχή ζητεί την παροχή της συμπληρωματικής τεκμηρίωσης και των πληροφοριών που κρίνονται αναγκαίες για την ολοκλήρωση της αξιολόγησης έως την ημερομηνία παραλαβής της εν λόγω τεκμηρίωσης και των πληροφοριών. Η τεκμηρίωση και οι πληροφορίες που κρίνονται αναγκαίες θα πρέπει να περιλαμβάνουν έγγραφα ή ακροάσεις που πρέπει να ζητηθούν ή να διεξαχθούν κατά τη διάρκεια των διοικητικών διαδικασιών στις περιπτώσεις στις οποίες πρόκειται να εκδοθεί αρνητική απόφαση.

Σύμφωνα με το άρθρο 15 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ, εάν η αξιολόγηση της καταλληλότητας διενεργείται στο πλαίσιο της αδειοδότησης για την έναρξη της επιχειρηματικής δραστηριότητας, η μέγιστη προθεσμία δεν πρέπει να υπερβαίνει τους έξι μήνες από την παραλαβή της αίτησης ή, εάν η αίτηση είναι ελλιπής, τους έξι μήνες από την παραλαβή των ολοκληρωμένων πληροφοριών που απαιτούνται για την έκδοση της απόφασης²⁵ .

²⁵ Βλέπε υποσημείωση 28.

Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να διενεργούν την αξιολόγησή τους με βάση την τεκμηρίωση και τις πληροφορίες που παρέχονται από το ίδρυμα και τα υπό αξιολόγηση μέλη, και να τα αξιολογούν βάσει των εννοιών που ορίζονται στον τίτλο II I, κατά περίπτωση.

Η αξιολόγηση της ατομικής και συλλογικής καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου και, αν πρόκειται για σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ, η αξιολόγηση της ατομικής καταλληλότητας των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και του ανώτερου οικονομικού διευθυντή, σε περίπτωση που δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου, θα πρέπει να διενεργούνται σε συνεχή βάση από τις αρμόδιες αρχές, στο πλαίσιο της συνεχούς εποπτικής τους δραστηριότητας. Οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι τα ιδρύματα διενεργούν τις επαναξιολογήσεις που απαιτούνται βάσει των ενοτήτων 1, 2 και 3 του τίτλου ΙΙ. Αν από την επαναξιολόγηση που διενεργείται από ένα ίδρυμα προκύπτει η ανάγκη επαναξιολόγησης της καταλληλότητας από αρμόδια αρχή, η εν λόγω αρμόδια αρχή θα πρέπει να λαμβάνει ειδικότερα υπόψη τις περιστάσεις που αποτέλεσαν το έναυσμα για τη διενέργεια επαναξιολόγησης από το ίδρυμα. Συγκεκριμένα, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να επαναξιολογούν την ατομική ή τη συλλογική καταλληλότητα των μελών του διοικητικού οργάνου και την ατομική καταλληλότητα των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και του ανώτερου οικονομικού διευθυντή, όταν δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου, εντός των σημαντικών ιδρυμάτων ΟΚΑ που αναφέρονται στην παράγραφο 172, όποτε αποκαλύπτονται σημαντικά νέα περιστατικά ή στοιχεία στο πλαίσιο της συνεχούς εποπτείας. Στο πλαίσιο αυτό περιλαμβάνονται καταστάσεις που προκαλούν τεκμηριωμένες αμφιβολίες για την παρελθούσα και συνεχή συμμόρφωση με τις απαιτήσεις για την καταπολέμηση της νομιμοποίησης εσόδων από παράνομες δραστηριότητες και της χρηματοδότησης της τρομοκρατίας, του ιδρύματος, των μεμονωμένων μελών του διοικητικού οργάνου και, εντός των σημαντικών ιδρυμάτων που αναφέρονται στο σημείο 173, των επικεφαλής των λειτουργιών του συστήματος εσωτερικού ελέγχου και του ανώτερου οικονομικού διευθυντή, όταν δεν είναι μέλη του διοικητικού οργάνου.

Για τα σημαντικά ιδρύματα ΟΚΑ, οι αρμόδιες αρχές θα πρέπει να χρησιμοποιούν τη μέθοδο των συνεντεύξεων, όπου ενδείκνυται για τον σκοπό των αξιολογήσεων της καταλληλότητας. Συνεντεύξεις μπορούν επίσης να πραγματοποιούνται και για άλλα ιδρύματα σύμφωνα με μια προσέγγιση βάσει κινδύνου, λαμβανομένων υπόψη των κριτηρίων που καθορίζονται στον τίτλο Ι, καθώς και των ιδιαίτερων συνθηκών του ιδρύματος, του υπό αξιολόγηση προσώπου και της θέσης για την οποία διενεργείται αξιολόγηση.

Η διαδικασία της συνέντευξης μπορεί, κατά περίπτωση, να χρησιμοποιείται και για την επαναξιολόγηση της καταλληλότητας μέλους του διοικητικού οργάνου ή προσώπου που κατέχει καίρια θέση, όταν προκύπτουν ενδεχομένως νέα περιστατικά ή περιστάσεις που ενδεχομένως εγείρουν αμφιβολίες σχετικά με την καταλληλότητα του προσώπου.

Οι αρμόδιες αρχές μπορούν να συμμετέχουν σε συνεδριάσεις του ιδρύματος ή να πραγματοποιούν συναντήσεις με το ίδρυμα, μεταξύ άλλων με τη συμμετοχή ορισμένων ή όλων των μελών του διοικητικού του οργάνου ή των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις, ή να παρίστανται ως παρατηρητές σε συνεδριάσεις του διοικητικού οργάνου, προκειμένου να αξιολογούν την αποτελεσματική λειτουργία του διοικητικού οργάνου. Η συχνότητα των εν λόγω συνεδριάσεων θα πρέπει να καθορίζεται σύμφωνα με μια προσέγγιση βάσει κινδύνου.

Η παραβίαση εποπτικής ή άλλης κανονιστικής απαίτησης εκ μέρους του ιδρύματος μπορεί, υπό ορισμένες συνθήκες, να στοιχειοθετεί πόρισμα της αρμόδιας αρχής σύμφωνα με το οποίο ένα πρόσωπο δεν είναι πλέον κατάλληλο – αν π.χ. η αρμόδια αρχή κρίνει, κατόπιν δέουσας διαδικασίας, ότι ένα πρόσωπο δεν προέβη στις ενέργειες στις οποίες θα μπορούσε εύλογα να αναμένεται ότι θα προέβαινε ένα πρόσωπο που κατέχει τη συγκεκριμένη θέση για την αποτροπή, την επανόρθωση ή την παύση της παραβίασης .