Afsnit III – Udveksling af oplysninger og samarbejde mellem de kompetente myndigheder ved hjælp af ESA'ernes informationssystem

Hvis søgningen i ESA'ernes informationssystem viser, at der findes oplysninger, der er relevante for en vurdering, bør den kompetente myndighed, inden den foretager vurderingen, fremsætte en anmodning om oplysninger via ESA'ernes informationssystem til kompetente myndigheder identificeret i overensstemmelse med punkt 11, der ligger inde med relevante oplysninger om personen af interesse.

Den anmodende myndighed bør angive årsagen til anmodningen, de oplysninger, der anmodes om, og de sektorspecifikke bestemmelser i Unionen, på grundlag af hvilke vurderingen foretages.

Den faktiske udveksling af underliggende oplysninger, der er relevante for vurderingen af egnethed og hæderlighed af en person af interesse, vil finde sted bilateralt mellem de anmodende og de anmodede myndigheder uden for ESA'ernes informationssystem.

Den anmodede myndighed bør i overensstemmelse med princippet om loyalt samarbejde, der er fastsat i artikel 4, stk. 3, i traktaten om Den Europæiske Union (TEU) og afspejlet i artikel 2, stk. 4, i oprettelsesforordningerne, og under hensyntagen til Unionens sektorspecifikke bestemmelser og eventuelle andre gældende retsakter vedrørende sektorspecifikke bestemmelser besvare anmodningen senest to uger efter modtagelsen og fremlægge oplysningerne eller forklare, hvorfor oplysningerne først kan fremlægges på et senere tidspunkt, og præcisere dette tidspunkt. I tilfælde af en negativ vurdering eller en tilbagetrækning af ansøgningen om en vurdering bør der også stilles oplysninger til rådighed om årsagerne til den negative vurdering eller tilbagetrækningen.

Den anmodende myndighed bør ikke fremlægge de ønskede oplysninger, hvis fortrolighedskravene eller kravene om beskyttelse af personoplysninger som fastsat i Unionens sektorspecifikke bestemmelser eller i andre gældende retlige bestemmelser forhindrer den i at gøre dette, eller hvis den anmodede myndighed af objektive grunde ikke kan fremlægge de ønskede oplysninger.

Hvis det ikke er muligt at udveksle oplysninger i henhold til punkt 17, bør den anmodede myndighed hurtigst muligt og senest to uger efter modtagelsen af anmodningen underrette den anmodende myndighed herom og forklare årsagerne hertil. Hvis det er delvist umuligt at fremlægge alle de ønskede oplysninger, bør den anmodede myndighed fremlægge den del af oplysningerne, som det er tilladt at fremlægge, for den anmodende myndighed og redegøre for årsagen til at tilbageholde andre dele af oplysningerne.

Den anmodede myndighed kan bede den anmodende myndighed om præciseringer vedrørende den modtagne anmodning. Den anmodende myndighed bør svare på sådanne anmodninger om præciseringer uden unødigt ophold. Hvis der anmodes om præciseringer, bør fristen i henhold til punkt 16 og 18 løbe fra det tidspunkt, hvor den anmodende myndighed har givet præciseringerne.

Fortrolighed

Kompetente myndigheder bør behandle alle oplysninger, der modtages i overensstemmelse med disse retningslinjer, som fortrolige og behandle dem i overensstemmelse med kravene om tavshedspligt og beskyttelse af personoplysninger i EU-lovgivningen og gældende national ret.