III osasto – Tietojenvaihto ja yhteistyö Euroopan valvontaviranomaisten tietojärjestelmää käyttävien toimivaltaisten viranomaisten välillä

Jos haku Euroopan valvontaviranomaisten tietojärjestelmästä osoittaa, että arvioinnin kannalta olennaisia tietoja on saatavilla, toimivaltaisen viranomaisen tulisi ennen arvioinnin tekemistä esittää Euroopan valvontaviranomaisten tietojärjestelmän kautta tietopyyntö 11 kohdan mukaisesti yksilöidyille toimivaltaisille viranomaisille, joilla on olennaisia tietoja kohdehenkilöstä.

Pyynnön esittävän viranomaisen tulisi esittää pyynnön syy, pyydetyt tiedot sekä unionin alakohtaiset säännökset, joiden perusteella arviointi tehdään.

Kohdehenkilön sopivuuden ja luotettavuuden arvioinnin kannalta olennaisten tietojen varsinainen vaihto tapahtuu kahdenvälisesti pyynnön esittävän ja pyynnön vastaanottavan viranomaisen välillä Euroopan valvontaviranomaisten tietojärjestelmän ulkopuolella.

Pyynnön vastaanottavan viranomaisen tulisi Euroopan unionista tehdyn sopimuksen (SEU) 4 artiklan 3 kohdassa asetetun vilpittömän yhteistyön periaatteen ja perustamisasetusten 2 artiklan 4 kohdan mukaisesti ja ottaen huomioon unionin alakohtaiset säännökset ja muut alakohtaisiin säännöksiin liittyvät sovellettavat säädökset vastata pyyntöön kahden viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta ja toimittaa tiedot tai selittää, miksi tiedot voidaan toimittaa vasta myöhemmin, ja täsmentää kyseinen päivämäärä. Jos arviointi on kielteinen tai jos arviointia koskeva hakemus peruutetaan, tulisi myös toimittaa saatavilla olevat tiedot kielteisen arvioinnin tai peruuttamisen syistä.

Pyynnön vastaanottaneen viranomaisen ei tule toimittaa pyydettyjä tietoja, jos unionin alakohtaisissa säännöksissä tai muissa sovellettavissa säännöksissä säädetyt luottamuksellisuutta tai henkilötietojen suojaa koskevat vaatimukset estävät sen tai jos pyynnön vastaanottanut viranomainen ei objektiivisista syistä voi toimittaa pyydettyjä tietoja.

Jos tietojenvaihto ei ole mahdollista 17 kohdan mukaisesti, pyynnön vastaanottavan viranomaisen tulisi mahdollisimman pian ja viimeistään kahden viikon kuluessa pyynnön vastaanottamisesta ilmoittaa asiasta pyynnön esittäneelle viranomaiselle ja selittää syyt tähän. Jos on osittain mahdotonta toimittaa kaikkia pyydettyjä tietoja, pyynnön vastaanottaneen viranomaisen tulisi toimittaa pyynnön esittävälle viranomaiselle se osa tiedoista, jonka antaminen on sallittua, ja selittää syyt tietojen muiden osien pidättämiseen.

Pyynnön vastaanottava viranomainen voi pyytää pyynnön esittävältä viranomaiselta selvennyksiä vastaanotetusta pyynnöstä. Pyynnön esittävän viranomaisen tulisi vastata tällaisiin selvennyspyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä. Jos selvennyksiä pyydetään, 16 ja 18 kohdan mukaisen määräajan tulisi alkaa sen jälkeen, kun pyynnön esittävä viranomainen on toimittanut selvennykset.

Luottamuksellisuus

Toimivaltaisten viranomaisten tulisi käsitellä kaikkia näiden ohjeiden mukaisesti saatuja tietoja luottamuksellisina ja käsitellä niitä unionin lainsäädännössä ja sovellettavassa kansallisessa lainsäädännössä vahvistettujen salassapitovelvollisuutta ja henkilötietojen suojaa koskevien vaatimusten mukaisesti.