Tytuł III – Wymiana informacji i współpraca między właściwymi organami z wykorzystaniem systemu informacyjnego EUN

W przypadku gdy wyszukiwanie w systemie informacyjnym EUN wskazuje, że dostępne są informacje istotne do celów oceny, właściwy organ powinien przed dokonaniem oceny przesłać zapytanie za pośrednictwem systemu informacyjnego EUN do właściwych organów określonych zgodnie z pkt 11, które posiadają istotne informacje na temat osoby podlegającej ocenie .

Organ występujący z zapytaniem powinien określić powód złożenia zapytania , żądane informacje oraz unijne przepisy sektorowe, na podstawie których dokonywana jest ocena.

Faktyczna wymiana podstawowych informacji, które są istotne z punktu widzenia oceny kompetencji i reputacji osoby podlegającej ocenie, będzie dokonywana dwustronnie, między organem występującym z zapytaniem a organem, do którego wystąpiono z zapytaniem, poza systemem informacyjnym EUN.

Organ, do którego wystąpiono z zapytaniem, powinien – zgodnie z zasadą lojalnej współpracy określoną w art. 4 ust. 3 Traktatu o Unii Europejskiej (TUE) i odzwierciedloną w art. 2 ust. 4 rozporządzeń ustanawiających oraz z uwzględnieniem unijnych przepisów sektorowych i wszelkich innych mających zastosowanie aktów prawnych związanych z przepisami sektorowymi – udzielić odpowiedzi w terminie dwóch tygodni od otrzymania zapytania i przedstawić informacje lub wyjaśnić, dlaczego informacje mogą zostać przekazane dopiero w późniejszym terminie, oraz wskazać ten termin. W przypadku negatywnej oceny lub wycofania wniosku o ocenę należy również podać dostępne informacje o przyczynach negatywnej oceny lub wycofania wniosku.

Organ, do którego wystąpiono z zapytaniem , nie powinien udzielać żądanych informacji, jeżeli uniemożliwiają mu to wymogi dotyczące poufności lub ochrony danych osobowych określone w unijnych przepisach sektorowych lub w jakichkolwiek innych mających zastosowanie przepisach prawnych lub jeżeli organ, do którego wystąpiono z zapytaniem , nie może, z obiektywnych przyczyn, udzielić żądanych informacji.

W przypadku gdy wymiana informacji jest niemożliwa zgodnie z pkt 17, organ, do którego wystąpiono z zapytaniem , powinien jak najszybciej, ale nie później niż w ciągu dwóch tygodni od otrzymania zapytania , poinformować o tym organ występujący z zapytaniem i wyjaśnić przyczyny takiej sytuacji. Jeżeli przekazanie wszystkich żądanych informacji jest częściowo niemożliwe, organ, do którego wystąpiono z zapytaniem , powinien przekazać organowi występującemu z zapytaniem część informacji, których udzielenie jest do zwolone, i wyjaśnić powody odmowy udostępnienia innych części informacji.

Organ, do którego wystąpiono z zapytaniem , może zwrócić się do organu występującego

• o wyjaśnienia dotyczące otrzymanego zapytania . Organ występujący z zapytaniem powinien odpowiedzieć na wszelkie prośby o wyjaśnienia bez zbędnej zwłoki. W przypadku prośby
• o wyjaśnienia bieg terminu, o którym mowa w pkt 16 i 18, powinien rozpocząć się po złożeniu wyjaśnień przez organ występujący z zapytaniem.

Poufność

Właściwe organy powinny traktować wszystkie informacje otrzymane zgodnie z niniejszymi wytycznymi jako poufne i traktować je zgodnie z wymogami dotyczącymi tajemnicy służbowej i ochrony danych osobowych określonymi w przepisach prawa Unii i mającym zastosowanie prawie krajowym.