Titolo III – Scambio di informazioni e cooperazione tra le autorità competenti che utilizzano il sistema informativo delle AEV

Qualora dalla ricerca nel sistema informativo delle AEV emergano informazioni disponibili pertinenti ai fini di una valutazione, l’autorità competente dovrebbe, prima di procedere con la valutazione, inoltrare una richiesta di informazioni tramite il sistema informativo delle AEV alle autorità competenti individuate conformemente al paragrafo 11, che detengono dati pertinenti sulla persona di interesse.

L’autorità richiedente dovrebbe indicare il motivo della richiesta, le informazioni richieste e le disposizioni settoriali dell’Unione in base alle quali viene effettuata la valutazione.

L’effettivo scambio di informazioni sottostanti pertinenti per la valutazione della professionalità e dell’onorabilità di una persona di interesse sarà effettuato bilateralmente, tra l’autorità richiedente e l’autorità interpellata al di fuori del sistema informativo delle AEV.

L’autorità interpellata dovrebbe rispondere alla richiesta, in conformità del principio di leale cooperazione di cui all’articolo 4, paragrafo 3, del trattato sull’Unione europea (TUE) e ripreso nell’articolo 2, paragrafo 4, dei regolamenti istitutivi, e tenendo conto delle disposizioni settoriali dell’Unione e di qualsiasi altro atto legislativo applicabile concernente le disposizioni settoriali, entro due settimane dal ricevimento della richiesta e fornire le informazioni o spiegare il motivo per cui le informazioni possono essere fornite solo in un momento successivo, specificando tale data. In caso di valutazione negativa o di ritiro dell’istanza di valutazione, dovrebbero essere fornite anche le informazioni disponibili sulle motivazioni della valutazione negativa o del ritiro.

L’autorità interpellata non dovrebbe fornire le informazioni richieste qualora gli obblighi di riservatezza o di protezione dei dati personali previsti dalle disposizioni settoriali dell’Unione o da altre normative applicabili glielo impediscano, oppure qualora, per motivi obiettivi, non sia in grado di fornire le informazioni richieste.

Qualora lo scambio di informazioni sia impossibile ai sensi del paragrafo 17, l’autorità interpellata dovrebbe, non appena possibile e comunque entro due settimane dal ricevimento della richiesta, informarne l’autorità richiedente e spiegarne i motivi. Nel caso in cui non sia possibile fornire integralmente tutte le informazioni richieste, l’autorità interpellata dovrebbe trasmettere all’autorità richiedente le informazioni la cui trasmissione è consentita, specificando i motivi che impediscono la trasmissione delle restanti informazioni.

L’autorità interpellata può chiedere chiarimenti all’autorità richiedente in merito alla richiesta ricevuta. L’autorità richiedente dovrebbe rispondere a tali richieste di chiarimenti senza indugio. In caso di richiesta di chiarimenti, il termine di cui ai paragrafi 16 e 18 dovrebbe decorrere dal momento in cui l’autorità richiedente fornisce i chiarimenti richiesti.

Riservatezza

Le autorità competenti dovrebbero considerare riservate tutte le informazioni ricevute conformemente ai presenti orientamenti e trattarle in linea con i requisiti in materia di segreto professionale e protezione dei dati personali stabiliti dalla legislazione dell’Unione e dal diritto nazionale applicabile.