Titre III – Échange de renseignements et coopération entre les autorités compétentes utilisant le système d’information des AES

Lorsque la recherche dans le système d’information des AES indique que des renseignements pertinents sont disponibles aux fins d’une évaluation, l’autorité compétente doit, avant de procéder à l’évaluation, soumettre une demande de renseignements, au moyen du système d’information des AES, aux autorités compétentes identifiées conformément au paragraphe 11 qui détiennent des renseignements pertinents sur la personne concernée.

L’autorité requérante doit exposer le motif de la demande, les renseignements demandés et les dispositions sectorielles de l’Union sur la base desquelles l’évaluation est effectuée.

L’échange des renseignements pertinents aux fins de l’évaluation de l’honorabilité et des compétences d’une personne concernée s’effectuera de manière bilatérale, entre les autorités requérantes et les autorités requises en dehors du système d’information des AES.

L’autorité requise doit, conformément au principe de coopération loyale énoncé à l’article 4, paragraphe 3, du traité sur l’Union européenne (TUE) et reflété à l’article 2, paragraphe 4, des règlements fondateurs, et compte tenu des dispositions sectorielles de l’Union et de tout autre acte juridique applicable lié aux dispositions sectorielles, répondre à la demande dans un délai de deux semaines à compter de la réception de celle-ci, en fournissant les renseignements demandés ou en expliquant pourquoi les renseignements ne pourront être fournis qu’à une date ultérieure et en précisant cette date. En cas d’évaluation négative ou de retrait de la demande d’évaluation, les renseignements disponibles sur les raisons de l’évaluation négative ou du retrait doivent également être fournis.

L’autorité requise doit s’abstenir de fournir les renseignements demandés lorsque des exigences en matière de confidentialité ou de protection des données à caractère personnel énoncées dans les dispositions sectorielles de l’Union ou dans toute autre disposition juridique applicable l’empêchent de le faire ou lorsque l’autorité requise n’est pas en mesure, pour des raisons objectives, de fournir les renseignements demandés.

Lorsque l’échange de renseignements est impossible conformément au paragraphe 17, l’autorité requise doit, dès que possible et au plus tard dans un délai de deux semaines à compter de la réception de la demande, en informer l’autorité requérante et en expliquer les raisons. S’il est impossible de fournir une partie des renseignements demandés, l’autorité requise doit fournir à l’autorité requérante la partie des renseignements dont la divulgation est autorisée et expliquer les raisons de la rétention des renseignements non-divulgués.

L’autorité requise peut demander des clarifications à l’autorité requérante concernant la demande reçue. L’autorité requérante doit répondre à toute demande de clarification dans les meilleurs délais. Si des clarifications sont demandés, le délai visé aux paragraphes 16 et 18 doit commencer à courir après l’obtention des clarifications par l’autorité requérante.

Confidentialité

Les autorités compétentes sont tenues de traiter de manière confidentielle toutes les renseignements reçus conformément aux présentes orientations et de les traiter conformément aux exigences en matière de secret professionnel et de protection des données à caractère personnel prévues par la législation de l’Union et le droit national applicable.