1 Ρόλος και ευθύνες του διοικητικού οργάνου

Τα καθήκοντα του διοικητικού οργάνου θα πρέπει να καθορίζονται με σαφήνεια, ούτως ώστε να γίνεται διάκριση μεταξύ των καθηκόντων της διοικητικής (εκτελεστικής) λειτουργίας και της εποπτικής (μη εκτελεστικής) λειτουργίας. Η περιγραφή των ευθυνών και των καθηκόντων του διοικητικού οργάνου θα πρέπει να τεκμηριώνεται εγγράφως και να εγκρίνεται δεόντως από το διοικητικό όργανο. Όλα τα μέλη του διοικητικού οργάνου θα πρέπει να έχουν πλήρη επίγνωση της δομής και των ευθυνών του διοικητικού οργάνου, καθώς και του καταμερισμού των καθηκόντων μεταξύ των διαφορετικών λειτουργιών του διοικητικού οργάνου και των επιτροπών του.

Θα πρέπει να διασφαλίζεται αποτελεσματική αλληλεπίδραση μεταξύ της εποπτικής λειτουργίας και της εκτελεστικής λειτουργίας του διοικητικού οργάνου. Καθεμία από τις εν λόγω λειτουργίες θα πρέπει να παρέχει στην άλλη επαρκείς πληροφορίες, ώστε να έχουν αμφότερες τη δυνατότητα να επιτελούν τους αντίστοιχους ρόλους τους. Για την εξασφάλιση κατάλληλου συστήματος ελέγχων και εξισορροπήσεων, η διαδικασία λήψης αποφάσεων του διοικητικού οργάνου δεν θα πρέπει να κυριαρχείται από ένα μόνο μέλος ή ένα μικρό υποσύνολο των μελών του.

Οι ευθύνες του διοικητικού οργάνου θα πρέπει να περιλαμβάνουν τη θέσπιση, την έγκριση και την επίβλεψη της εφαρμογής των ακόλουθων στοιχείων:

• α. της συνολικής επιχειρηματικής στρατηγικής και των βασικών πολιτικών του ιδρύματος σύμφωνα με το ισχύον νομικό και κανονιστικό πλαίσιο, λαμβάνοντας υπόψη τα μακροπρόθεσμα χρηματοοικονομικά συμφέροντα και τη φερεγγυότητα του ιδρύματος·
• β. της συνολικής στρατηγικής κινδύνου, συμπεριλαμβανομένης της διάθεσης ανάληψης κινδύνων και του πλαισίου διαχείρισης κινδύνων του ιδρύματος, καθώς και των μέτρων που λαμβάνονται προκειμένου να διασφαλίζεται ότι το διοικητικό όργανο αφιερώνει επαρκή χρόνο σε ζητήματα κινδύνων και διαχείρισης κινδύνων·
• γ. ενός επαρκούς και αποτελεσματικού πλαισίου εσωτερικής διακυβέρνησης και συστήματος εσωτερικού ελέγχου, σύμφωνα με τον Τίτλο V , το οποίο:

• δ. των ποσών, των κατηγοριών και της κατανομής τόσο του εσωτερικού κεφαλαίου όσο και του εποπτικού κεφαλαίου προκειμένου να καλυφθούν επαρκώς οι κίνδυνοι του ιδρύματος·
• ε. των στόχων για τη διαχείριση ρευστότητας του ιδρύματος·

στ. μιας πολιτικής αποδοχών η οποία συνάδει με τις αρχές περί αποδοχών που καθορίζονται στα άρθρα 92 έως 95 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ και στις κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τις ορθές πολιτικές αποδοχών δυνάμει του άρθρου 74 παράγραφος 3 και του άρθρου 75 παράγραφος 2 της οδηγίας 2013/36/ΕΕ⁷ ·

• ζ. των ρυθμίσεων που αποσκοπούν να διασφαλίσουν την αποτελεσματική διενέργεια των αξιολογήσεων της καταλληλότητας σε ατομικό και συλλογικό επίπεδο, την καταλληλότητα της σύνθεσης και του σχεδιασμού διαδοχής του διοικητικού οργάνου, καθώς και την αποτελεσματική άσκηση των αρμοδιοτήτων του διοικητικού οργάνου⁸ ·
• η. μιας διαδικασίας επιλογής και αξιολόγησης της καταλληλότητας των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις⁹ ·
• θ. των ρυθμίσεων που αποσκοπούν στη διασφάλιση της εσωτερικής λειτουργίας καθεμίας από τις επιτροπές του διοικητικού οργάνου, εφόσον έχουν συσταθεί, με λεπτομερή περιγραφή για τα ακόλουθα:

• ι. μιας νοοτροπίας αντιμετώπισης των κινδύνων, σύμφωνα με την Ενότητα 9 των παρουσών κατευθυντήριων γραμμών, η οποία καλύπτει την επίγνωση κινδύνου και τη συμπεριφορά ανάληψης κινδύνων εκ μέρους του ιδρύματος·

ια. μιας εταιρικής νοοτροπίας και εταιρικών αξιών, σύμφωνα με την Ενότητα 10, που

ενός κώδικα δεοντολογίας ή παρόμοιου μέσου·

ιβ. μιας πολιτικής σύγκρουσης συμφερόντων σε επίπεδο ιδρύματος, σύμφωνα με την Ενότητα 11, και για το προσωπικό, σύμφωνα με την Ενότητα 12· και

ιγ. ρυθμίσεων που αποσκοπούν στη διασφάλιση της αρτιότητας των συστημάτων λογιστικής και χρηματοοικονομικής αναφοράς, συμπεριλαμβανομένων των χρηματοοικονομικών και επιχειρησιακών ελέγχων και της συμμόρφωσης με τον νόμο και τα συναφή πρότυπα.

⁷ Κατευθυντήριες γραμμές της ΕΑΤ σχετικά με τις ορθές πολιτικές αποδοχών

⁸ Βλ. επίσης τις κοινές κατευθυντήριες γραμμές της ESMA και της ΕΑΤ σχετικά με την αξιολόγηση της καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου και των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις.

⁹ Βλ. επίσης τις κοινές κατευθυντήριες γραμμές της ESMA και της ΕΑΤ σχετικά με την αξιολόγηση της καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου και των προσώπων που κατέχουν καίριες θέσεις.

Κατά τον καθορισμό, την έγκριση και την εποπτεία της εφαρμογής των πτυχών που αναφέρονται στην παράγραφο 22, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να στοχεύει στη διασφάλιση ενός επιχειρηματικού μοντέλου, πλαισίου διακυβέρνησης, συμπεριλαμβανομένου ενός πλαισίου διαχείρισης κινδύνων που να λαμβάνει υπόψη όλους τους κινδύνους. Όταν λαμβάνονται υπόψη όλοι οι κίνδυνοι, στους οποίους εκτίθενται τα ιδρύματα, τα ιδρύματα θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη όλους τους σχετικούς παράγοντες κινδύνου, συμπεριλαμβανομένων των περιβαλλοντικών παραγόντων, των κοινωνικών παραγόντων και των παραγόντων διακυβέρνησης. Τα ιδρύματα θα πρέπει να εξετάζουν ότι οι εν λόγω παράγοντες ενδέχεται να οδηγήσουν σε προληπτικούς κινδύνους, συμπεριλαμβανομένων των πιστωτικών κινδύνων, π.χ. μέσω παραγόντων κινδύνου που σχετίζονται με τη μετάβαση σε μια βιώσιμη οικονομία ή με εξωτερικά φυσικά γεγονότα που σχετίζονται με το κλίμα και ενδέχεται να επηρεάσουν τους οφειλέτες, την αγορά, τη ρευστότητα, λειτουργικούς κινδύνους, καθώς και κινδύνους φήμης, π.χ. μέσω κοινωνικών παραγόντων κινδύνου και παραγόντων κινδύνου διακυβέρνησης, π.χ. στο πλαίσιο της εξωτερικής ανάθεσης δραστηριοτήτων.¹⁰ Στους εν λόγω κινδύνους περιλαμβάνονται, π.χ. νομικοί κίνδυνοι στον τομέα του συμβατικού ή εργασιακού δικαίου, κίνδυνοι που σχετίζονται με πιθανές παραβιάσεις των ανθρωπίνων δικαιωμάτων ή άλλοι περιβαλλοντικοί και κοινωνικοί παράγοντες κινδύνου και παράγοντες κινδύνου διακυβέρνησης που ενδέχεται να επηρεάσουν τη χώρα όπου βρίσκεται ένας πάροχος υπηρεσιών και την ικανότητά του να παρέχει τα συμφωνημένα επίπεδα υπηρεσιών.

¹⁰ Βλ. έκθεση της ΕΑΤ σχετικά με τη διαχείριση κινδύνων και την εποπτεία των κινδύνων ΠΚΔ που δημοσιεύτηκε σύμφωνα με την ΟΚΑ, άρθρο 98 παράγραφος 8 για περιγραφή της κατανόησης της ΕΑΤ σχετικά με τους κινδύνους ΠΚΔ, τους διαύλους μετάδοσης και τις συστάσεις για ρυθμίσεις, διαδικασίες, μηχανισμούς και στρατηγικές που πρέπει να εφαρμόσουν τα ιδρύματα για τον εντοπισμό, την αξιολόγηση και τη διαχείριση των κινδύνων ΠΚΔ.

Το διοικητικό όργανο πρέπει να επιβλέπει τη διαδικασία δημοσιοποίησης και τις ανακοινώσεις προς τα εξωτερικά ενδιαφερόμενα μέρη και τις αρμόδιες αρχές.

Όλα τα μέλη του διοικητικού οργάνου θα πρέπει να τηρούνται ενήμερα για τη συνολική δραστηριότητα, τη χρηματοοικονομική κατάσταση και την κατάσταση κινδύνων του ιδρύματος, λαμβανομένου υπόψη του οικονομικού περιβάλλοντος, καθώς και για τις αποφάσεις που λαμβάνονται και έχουν μείζονα αντίκτυπο στην επιχειρηματική δραστηριότητα του ιδρύματος.

Ένα μέλος του διοικητικού οργάνου μπορεί να είναι αρμόδιο για κάποια λειτουργία του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης, όπως αναφέρεται στον Τίτλο V Ενότητα 19.1, υπό την προϋπόθεση ότι δεν έχουν ανατεθεί στο εν λόγω μέλος άλλες εντολές που θα μπορούσαν να θέσουν σε κίνδυνο τις δραστηριότητες εσωτερικού ελέγχου του μέλους αυτού και την ανεξαρτησία της λειτουργίας του συστήματος εσωτερικής επιθεώρησης .

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να παρακολουθεί, να επανεξετάζει σε περιοδική βάση και να αντιμετωπίζει τυχόν αδυναμίες που εντοπίζονται όσον αφορά την εφαρμογή των διαδικασιών, των στρατηγικών και των πολιτικών οι οποίες συνδέονται με τις ευθύνες που απαριθμούνται στις παραγράφους 22 και 23. Το πλαίσιο εσωτερικής διακυβέρνησης και η εφαρμογή του θα πρέπει να επανεξετάζονται και να επικαιροποιούνται σε περιοδική βάση, λαμβανομένης υπόψη της αρχής της αναλογικότητας, όπως επεξηγείται περαιτέρω στον τίτλο I. Σε περίπτωση σημαντικών αλλαγών που επηρεάζουν το ίδρυμα, θα πρέπει να διενεργείται διεξοδικότερη επανεξέταση.

Το διοικητικό όργανο υπό την εκτελεστική του αρμοδιότητα θα πρέπει να συμμετέχει ενεργά στην επιχειρηματική δραστηριότητα του ιδρύματος και θα πρέπει να λαμβάνει αποφάσεις σε ορθή βάση και κατόπιν επαρκούς πληροφόρησης.