1 Rol en verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan

Overeenkomstig artikel 88, lid 1, van Richtlijn 2013/36/EU draagt het leidinggevend orgaan de uiteindelijke en algemene verantwoordelijkheid voor de instelling en stelt het governanceregelingen op, houdt het daar toezicht op en legt het verantwoording af voor de uitvoering ervan binnen de instelling; deze regelingen garanderen een doeltreffend en prudent bestuur van een instelling.

De taken van het leidinggevend orgaan dienen duidelijk omschreven te zijn, waarbij een onderscheid wordt gemaakt tussen de taken van de bestuursfunctie (uitvoerend) en de toezichthoudende functie (niet-uitvoerend). De verantwoordelijkheden en taken van het leidinggevend orgaan dienen te worden omschreven in een schriftelijk document en naar behoren te zijn goedgekeurd door het leidinggevend orgaan. Alle leden van het leidinggevend orgaan dienen volledig op de hoogte te zijn van de structuur en verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan, en van de taakverdeling tussen verschillende functies van het leidinggevend orgaan en zijn comités.

Er dient een doeltreffende interactie te zijn tussen het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie en het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie. Beide functies behoren elkaar voldoende informatie te verstrekken om hun respectieve taken te kunnen uitvoeren. Met het oog op passende controlemechanismen dient de besluitvorming binnen het leidinggevend orgaan niet te worden gedomineerd door één lid of een kleine groep leden.

Tot de verantwoordelijkheden van het leidinggevend orgaan dienen te behoren: de vaststelling, de goedkeuring en het toezicht op de uitvoering van

• a. de algemene bedrijfsstrategie en de belangrijkste beleidsmaatregelen van de instelling binnen het toepasselijke wet- en regelgevingskader, rekening houdend met de financiële belangen en solvabiliteit van de instelling op de lange termijn;
• b. de algehele risicostrategie, de risicobereidheid van de instelling en haar kader voor risicobeheer en maatregelen die ervoor moeten zorgen dat het leidinggevend orgaan voldoende tijd besteedt aan kwesties omtrent risico’s en risicobeheer;
• c. een toereikend en doeltreffend kader voor interne governance en interne controle, zoals gedefinieerd in titel V, dat:

• d. de hoeveelheid, typen en verdeling van intern kapitaal en toetsingsvermogen om de risico’s van de instelling voldoende te dekken;
• e. doelen voor het liquiditeitsbeheer van de instelling;
• f. een beloningsbeleid dat in overeenstemming is met de beginselen die worden uiteengezet in de artikelen 92 tot en met 95 van Richtlijn 2013/36/EU en de EBA-richtsnoeren betreffende een degelijk beloningsbeleid krachtens artikel 74, lid 3, en artikel 75, lid 2, van Richtlijn 2013/36/EU⁷ ;
• g. regelingen die ervoor moeten zorgen dat de individuele en collectieve geschiktheidsbeoordelingen van het leidinggevend orgaan doeltreffend worden uitgevoerd, dat de samenstelling en het opvolgingsplan van het leidinggevend orgaan passend zijn, en dat het leidinggevend orgaan zijn functies doeltreffend vervult⁸ ;
• h. een selectie- en geschiktheidsbeoordelingsproces voor medewerkers met een sleutelfunctie⁹ ;
• i. regelingen die ervoor moeten zorgen dat het intern functioneren van elk ingesteld comité van het leidinggevend orgaan gewaarborgd is, door een specifieke beschrijving te geven van:

• j. een risicocultuur overeenkomstig hoofdstuk 9 van deze richtsnoeren, waarin aandacht wordt geschonken aan het risicobewustzijn en het risicogedrag van de instelling;
• k. een bedrijfscultuur en waarden overeenkomstig hoofdstuk 10, die verantwoordelijk en ethisch gedrag bevorderen, met inbegrip van een gedragscode of soortgelijk instrument;
• l. een beleid inzake belangenconflicten op institutioneel niveau overeenkomstig hoofdstuk 11 en voor personeel overeenkomstig hoofdstuk 12; en
• m. regelingen die zijn gericht op het waarborgen van de integriteit van de systemen voor boekhoudkundige en financiële verslaglegging, met inbegrip van de financiële en operationele controle en de naleving van de wetgeving en de toepasselijke normen.

⁷ EBA-richtsnoeren betreffende een beheerst beloningsbeleid

⁸ Zie ook de gezamenlijke ESMA- en EBA-richtsnoeren voor het beoordelen van de geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan en medewerkers met een sleutelfunctie.

⁹ Zie ook de gezamenlijk ESMA- en EBA-richtsnoeren voor het beoordelen van de geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan en medewerkers met een sleutelfunctie.

Bij het vaststellen, goedkeuren en toezicht houden op de uitvoering van de in punt 22 opgesomde aspecten dient het leidinggevend orgaan te streven naar een bedrijfsmodel en governanceregelingen, met inbegrip van een risicobeheerkader, waarin met alle risico’s rekening wordt gehouden. Bij het inventariseren van alle risico’s waaraan zij zijn blootgesteld, dienen instellingen alle relevante risicofactoren in aanmerking te nemen, met inbegrip van milieutechnische, maatschappelijke en governancegerelateerde risicofactoren. Instellingen moeten er op bedacht zijn dat die laatste risicofactoren tot verhoogde prudentiële risico’s kunnen leiden, bijv. via risicofactoren in verband met de transitie naar een duurzame economie of met externe fysieke klimaatgerelateerde gebeurtenissen die nadelige gevolgen kunnen hebben voor debiteuren, de markt, liquiditeit of operationele risico’s, maar ook tot verhoogde reputatierisico’s, bijv. via maatschappelijke of governancegerelateerde risicofactoren, zoals in verband met uitbestedingsregelingen¹⁰ . Voorbeelden van dergelijke risico’s zijn juridische (verbintenisrechtelijke of arbeidsrechtelijke) risico’s, risico’s in verband met mogelijke mensenrechtenschendingen of andere ESG-risicofactoren die van invloed kunnen zijn op het land waar een dienstverlener is gevestigd en op het vermogen van die dienstverlener om het overeengekomen niveau van de dienstverlening te waarborgen.

¹⁰ Zie het EBA-verslag over het beheer van en toezicht op ESG-risico’s, uitgebracht overeenkomstig artikel 98, lid 8, van de RKV, voor een beschrijving van de visie van EBA op ESG-risico’s, transmissiekanalen en aanbevelingen voor regelingen, procedures, mechanismen en strategieën die de instellingen ten uitvoer moeten leggen om ESG-risico’s te bepalen, te beoordelen en te beheren.

Het leidinggevend orgaan moet toezicht houden op het proces van het bekendmaken van gegevens en het communiceren met externe belanghebbenden en bevoegde autoriteiten.

Alle leden van het leidinggevend orgaan behoren op de hoogte te zijn van de algemene bedrijfsactiviteiten, de financiële situatie en de risicosituatie van de instelling, waarbij rekening wordt gehouden met het economische klimaat, en van besluiten die zijn genomen die een belangrijke impact hebben op de activiteiten van de instelling.

Een lid van het leidinggevend orgaan kan verantwoordelijk zijn voor een interne controlefunctie zoals vermeld in titel V, paragraaf 19.1, mits het lid geen andere mandaten heeft die de interne controleactiviteiten van het lid en de onafhankelijkheid van de interne controlefunctie in opspraak zouden brengen.

Het leidinggevend orgaan dient eventuele geïdentificeerde zwakke punten in de tenuitvoerlegging van processen, strategieën en beleid met betrekking tot de in de punten 22 en 23 genoemde verantwoordelijkheden te bewaken, periodiek te evalueren en aan te pakken. Het kader voor interne governance en de tenuitvoerlegging daarvan dienen periodiek te worden getoetst en geactualiseerd, rekening houdend met het evenredigheidsbeginsel, zoals verder toegelicht in titel I. Wanneer een instelling te maken krijgt met belangrijke veranderingen, dient een grondiger toetsing te worden uitgevoerd.