5. Η διαδικασία προσδιορισμού

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων είναι υπεύθυνες για τον προσδιορισμό των μελών του προσωπικού των οποίων οι επαγγελματικές δραστηριότητες έχουν ουσιώδη αντίκτυπο στο προφίλ κινδύνου της επιχείρησης επενδύσεων ή στα στοιχεία ενεργητικού που διαχειρίζεται (συγκεκριμένα μέλη του προσωπικού). Όλες οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να διενεργούν σε ετήσια βάση αυτοαξιολόγηση προκειμένου να προσδιορίζουν όλα τα μέλη του προσωπικού των οποίων οι επαγγελματικές δραστηριότητες έχουν ή ενδέχεται να έχουν ουσιώδη αντίκτυπο στο προφίλ κινδύνου της επιχείρησης επενδύσεων ή στα στοιχεία ενεργητικού που διαχειρίζεται. Η διαδικασία προσδιορισμού θα πρέπει να εντάσσεται στο πλαίσιο της γενικής πολιτικής αποδοχών της επιχείρησης επενδύσεων.

Η αυτοαξιολόγηση θα πρέπει να βασίζεται αφενός στα ποιοτικά και ποσοτικά κριτήρια που καθορίζονται στα ρυθμιστικά τεχνικά πρότυπα για τα συγκεκριμένα μέλη του προσωπικού και, αφετέρου - όπου κρίνεται αναγκαίο για τη διασφάλιση του πλήρους προσδιορισμού όλων των μελών του προσωπικού των οποίων οι επαγγελματικές δραστηριότητες έχουν ουσιώδη αντίκτυπο στο προφίλ κινδύνου της επιχείρησης επενδύσεων ή στα στοιχεία ενεργητικού που διαχειρίζεται - στα πρόσθετα κριτήρια τα οποία καθορίζονται από την επιχείρηση επενδύσεων και τα οποία αντικατοπτρίζουν τα επίπεδα κινδύνου διαφόρων δραστηριοτήτων εντός της επιχείρησης επενδύσεων, καθώς και τον αντίκτυπο των μελών του προσωπικού στο προφίλ κινδύνου.

Κατά την εφαρμογή ποσοτικών κριτηρίων με βάση τις αποδοχές των μελών του προσωπικού, θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη οι σταθερές αποδοχές που χορηγήθηκαν το προηγούμενο οικονομικό έτος και οι μεταβλητές αποδοχές που χορηγούνται στο προσωπικό κατά τη διάρκεια ή το προηγούμενο οικονομικό έτος. Οι μεταβλητές αποδοχές που χορηγήθηκαν εντός του προηγούμενου οικονομικού έτους είναι οι μεταβλητές αποδοχές που χορηγήθηκαν εντός του προηγούμενου οικονομικού έτους με βάση τις προηγούμενες επιδόσεις. Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να καθορίζουν την ισχύουσα μέθοδο στην πολιτική αποδοχών που εφαρμόζουν. Κατά την εφαρμογή ποσοτικών κριτηρίων με βάση τις αποδοχές μελών του προσωπικού, οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη όλες τις EBA Public

χρηματικές και μη χρηματικές σταθερές και μεταβλητές συνιστώσες αποδοχών που χορηγήθηκαν για επαγγελματικές υπηρεσίες. Τα συνήθη πακέτα αποδοχών που δεν συνυπολογίζονται σε ατομικό επίπεδο θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη βάσει του συνολικού ποσού κατανεμημένου σύμφωνα με αντικειμενικά κριτήρια στο εκάστοτε μεμονωμένο μέλος του προσωπικού.

Κατά την εφαρμογή ποσοτικών κριτηρίων που ορίζονται σε ευρώ, οι επιχειρήσεις επενδύσεων που χορηγούν αποδοχές σε άλλο νόμισμα πλην ευρώ θα πρέπει να μετατρέπουν τα ισχύοντα όρια με χρήση είτε της εσωτερικής συναλλαγματικής ισοτιμίας που χρησιμοποιήθηκε για την ενοποίηση των λογαριασμών είτε της συναλλαγματικής ισοτιμίας που χρησιμοποιεί η Επιτροπή για τον δημοσιονομικό προγραμματισμό και τον προϋπολογισμό για τον μήνα στον οποίο χορηγήθηκαν οι αποδοχές είτε της συναλλαγματικής ισοτιμίας για τον τελευταίο μήνα του οικονομικού έτους της επιχείρησης επενδύσεων. Η επιχείρηση επενδύσεων θα πρέπει να τεκμηριώνει την ισχύουσα μέθοδο για τον καθορισμό της συναλλαγματικής ισοτιμίας στην πολιτική αποδοχών που εφαρμόζει.

Η αυτοαξιολόγηση θα πρέπει να είναι σαφής, συνεπής, ορθά τεκμηριωμένη και να επικαιροποιείται περιοδικά κατά τη διάρκεια του έτους τουλάχιστον σε σχέση με τα ποιοτικά κριτήρια που καθορίζονται στα ρυθμιστικά τεχνικά πρότυπα για συγκεκριμένα μέλη του προσωπικού και, όποτε ενδείκνυται, επιπρόσθετα των κριτηρίων των επιχειρήσεων επενδύσεων. Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι τα μέλη του προσωπικού που εμπίπτουν ή ενδέχεται να εμπίπτουν στα κριτήρια του άρθρου 3 των ρυθμιστικών τεχνικών προτύπων για συγκεκριμένα μέλη του προσωπικού για περίοδο τουλάχιστον τριών μηνών εντός ενός οικονομικού έτους αντιμετωπίζονται ως συγκεκριμένα μέλη του προσωπικού.

Στην τεκμηρίωση της αυτοαξιολόγησης που διενεργείται σε σχέση με τον προσδιορισμό των συγκεκριμένων μελών του προσωπικού θα πρέπει να περιλαμβάνονται τουλάχιστον οι εξής πληροφορίες:

• α. το σκεπτικό στο οποίο στηρίζεται η αυτοαξιολόγηση και το πεδίο εφαρμογής της·
• β. η προσέγγιση που χρησιμοποιήθηκε για την αξιολόγηση των κινδύνων που ανακύπτουν από την επιχειρηματική στρατηγική και τις δραστηριότητες της επιχείρησης επενδύσεων, συμπεριλαμβανομένων των διαφόρων γεωγραφικών τοποθεσιών·
• γ. ο τρόπος αξιολόγησης των προσώπων που εργάζονται σε επιχειρήσεις επενδύσεων και άλλες οντότητες που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ενοποίησης, σε θυγατρικές και υποκαταστήματα, συμπεριλαμβανομένων των οντοτήτων που είναι εγκατεστημένες σε τρίτες χώρες·
• δ. ο ρόλος και οι αρμοδιότητες των διαφόρων εταιρικών οργάνων και εσωτερικών λειτουργιών που εμπλέκονται στον σχεδιασμό, στην επίβλεψη, στην επανεξέταση και στην εφαρμογή της διαδικασίας αυτοαξιολόγησης· και
• ε. το αποτέλεσμα της διαδικασίας προσδιορισμού. EBA Public

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να τηρούν αρχεία της διαδικασίας προσδιορισμού και των αποτελεσμάτων της και θα πρέπει να είναι σε θέση να καταδείξουν στην αρμόδια εποπτική τους αρχή τον τρόπο προσδιορισμού των μελών του προσωπικού σύμφωνα, αφενός, με τα ποιοτικά και ποσοτικά κριτήρια που προβλέπονται στα ρυθμιστικά τεχνικά πρότυπα και, αφετέρου, με τυχόν πρόσθετα κριτήρια που εφαρμόζονται από τις επιχειρήσεις επενδύσεων.

Η τεκμηρίωση της αυτοαξιολόγησης θα πρέπει να περιλαμβάνει τουλάχιστον τον αριθμό των συγκεκριμένων μελών του προσωπικού, συμπεριλαμβανομένου του αριθμού των μελών του προσωπικού που προσδιορίζονται για πρώτη φορά, τις αρμοδιότητες και δραστηριότητες των θέσεων εργασίας τους, τα ονόματα ή άλλο μοναδικό αναγνωριστικό και την κατανομή, εντός της επιχείρησης επενδύσεων, των συγκεκριμένων μελών του προσωπικού σε επιχειρηματικούς τομείς, καθώς και σύγκριση με τα αποτελέσματα της αυτοαξιολόγησης του προηγούμενου έτους.

Στην τεκμηρίωση θα πρέπει επίσης να περιλαμβάνονται μέλη του προσωπικού που έχουν προσδιοριστεί βάσει των ποσοτικών κριτηρίων, αλλά για τα οποία εκτιμάται ότι οι επαγγελματικές τους δραστηριότητες δεν έχουν ουσιώδη αντίκτυπο στο προφίλ κινδύνου της επιχείρησης επενδύσεων ή στα στοιχεία ενεργητικού που διαχειρίζονται, σύμφωνα με τα ρυθμιστικά τεχνικά πρότυπα για συγκεκριμένα μέλη του προσωπικού. Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να διατηρούν την τεκμηρίωση για επαρκές χρονικό διάστημα ώστε να διασφαλίζεται η δυνατότητα ελέγχου από τις αρμόδιες αρχές.