5. Henkilöiden nimeämisprosessi

Sijoituspalveluyritysten vastuulla on nimetä henkilöstön jäsenet, joiden ammatillisella toiminnalla on olennainen vaikutus sijoituspalveluyrityksen tai sen hoitamien varojen riskiprofiiliin (nimetyt henkilöt). Kaikkien sijoituspalveluyritysten tulisi suorittaa vuosittain itsearviointi voidakseen nimetä kaikki henkilöt, joiden ammatillisella toiminnalla on tai saattaa olla olennainen vaikutus sijoituspalveluyrityksen tai sen hoitamien varojen riskiprofiiliin. Henkilöiden nimeämisen tulisi olla sijoituspalveluyrityksen palkitsemisjärjestelmään sisältyvä prosessi.

Sijoituspalveluyrityksen itsearvioinnin tulisi perustua nimettyjä henkilöitä koskevassa teknisessä sääntelystandardissa säädettyihin laadullisiin ja määrällisiin arviointiperusteisiin, ja siihen tulisi tarvittaessa sisällyttää sijoituspalveluyrityksen asettamia ylimääräisiä arviointiperusteita, joissa otetaan huomioon sijoituspalveluyrityksen eri toimintoihin sisältyvät riskit ja henkilöstön vaikutus riskiprofiiliin, mikäli tämä on tarpeen sen varmistamiseksi, että nimetyksi tulevat kaikki henkilöstön jäsenet, joiden ammatillisella toiminnalla on olennainen vaikutus sijoituspalveluyrityksen tai sen hoitamien varojen riskiprofiiliin.

Edeltävänä tilikautena myönnetyt kiinteät palkkiot ja henkilöstölle edeltävänä tilikautena tai sen osalta myönnetyt muuttuvat palkkiot olisi otettava huomioon, kun sovelletaan henkilöstön jäsenten palkitsemiseen perustuvia määrällisiä perusteita. Edeltävänä tilikautena myönnetty muuttuva palkkio on edeltävänä tilikautena myönnetty muuttuva palkkio, joka koskee aikaisempaa suoritusta. Sijoituspalveluyritysten tulisi määritellä sovellettava menetelmä EBA Public

palkitsemisjärjestelmässään. Kun sijoituspalveluyritykset soveltavat henkilöstön palkitsemiseen perustuvia määrällisiä arviointiperusteita, niiden tulisi ottaa huomioon kaikki rahamääräiset ja muut kuin rahamääräiset kiinteät ja muuttuvat palkitsemisen osat, jotka on myönnetty ammatillisista palveluista. Tavanomaiset palkitsemispaketit, jotka eivät määräydy henkilökohtaisesti, tulisi ottaa huomioon kokonaissumman perusteella siten, että kokonaissumma jaetaan objektiivisten arviointiperusteiden mukaan yksittäisille henkilöstön jäsenille.

Kun sijoituspalveluyritykset, jotka myöntävät palkkiot muuna valuuttana kuin euroina, soveltavat euromääräisiä määrällisiä perusteita, niiden tulisi muuntaa sovellettavat kynnysarvot käyttämällä joko tilien konsolidointiin käytettävää sisäistä vaihtokurssia tai komission rahoitussuunnitelmaa varten julkaisemaa vaihtokurssia ja palkitsemisen myöntämiskuukauden budjettia tai sijoituspalveluyrityksen tilikauden viimeisen kuukauden vaihtokurssia. Sijoituspalveluyrityksen tulisi kirjata palkitsemisjärjestelmäänsä sovellettava menetelmä, jolla vaihtokurssi määritetään.

Itsearvioinnin tulisi olla selkeä, johdonmukainen ja asianmukaisesti dokumentoitu, ja sitä tulisi päivittää ajoittain vuoden mittaan vähintään nimettyjä henkilöitä koskevan teknisen sääntelystandardin laadullisten perusteiden mukaisesti sekä tarvittaessa lisäksi sijoituspalveluyrityksen perusteiden mukaisesti. Sijoituspalveluyrityksen tulisi varmistaa, että henkilöitä, jotka kuuluvat tai todennäköisesti kuuluvat tilikaudella nimettyjä henkilöitä koskevan teknisen sääntelystandardin 3 artiklan mukaisten arviointiperusteiden piiriin vähintään kolmen kuukauden ajan, pidetään nimettyinä henkilöinä.

Nimettyjen henkilöiden osalta suoritettua itsearviointia koskevan dokumenttiaineiston tulisi sisältää vähintään seuraavat tiedot:

• a. itsearvioinnin perusteet ja soveltamisala;
• b. menetelmä, jolla arvioidaan sijoituspalveluyrityksen liiketoimintastrategiasta ja liiketoiminnasta (myös eri maantieteellisillä alueilla) aiheutuvat riskit;
• c. menetelmä, jolla arvioidaan sijoituspalveluyrityksissä ja konsolidoinnin piiriin kuuluvissa muissa (myös kolmansissa maissa sijaitsevissa) yhteisöissä, tytäryrityksissä ja sivuliikkeissä työskentelevät henkilöt;
• d. itsearviointiprosessin suunnitteluun, valvontaan, tarkastukseen ja soveltamiseen osallistuvien sijoituspalveluyrityksen eri elinten ja tukitoimintojen tehtävät ja vastuualueet; ja
• e. nimeämisprosessin tulos.

Sijoituspalveluyrityksen tulisi säilyttää nimeämisprosessia ja sen tuloksia koskevat asiakirjat, ja sen tulisi kyetä osoittamaan toimivaltaiselle valvontaviranomaiselleen, miten henkilöt on nimetty noudattaen nimettyä henkilöstöä koskevien teknisten sääntelystandardien mukaisia laadullisia ja määrällisiä arviointiperusteita ja mahdollisia muita sijoituspalveluyritysten käyttämiä arviointiperusteita. EBA Public

Itsearviointia koskevaan dokumenttiaineistoon tulisi sisältyä ainakin nimettyjen henkilöiden lukumäärä (sisältäen ensimmäistä kertaa nimettyjen henkilöiden lukumäärän), vastuualueet ja toiminta, nimet tai muut henkilökohtaiset tunnisteet ja nimettyjen henkilöiden jakautuminen sijoituspalveluyrityksen liiketoiminta-alueille sekä vertailu edellisen vuoden itsearvioinnin tuloksiin.

Dokumenttiaineiston tulisi sisältää myös ne henkilöstön jäsenet, jotka on nimetty määrällisten arviointiperusteiden perusteella mutta joiden ammatillisen toiminnan ei arvioida vaikuttavan olennaisesti sijoituspalveluyrityksen tai sen hoitamien varojen riskiprofiiliin nimettyjä henkilöitä koskevan teknisen sääntelystandardin mukaisesti. Sijoituspalveluyrityksen tulisi säilyttää dokumenttiaineisto riittävän pitkään, jotta toimivaltainen viranomainen voisi arvioida sen.