5. Postopek opredelitve

Investicijska podjetja morajo opredeliti zaposlene, katerih poklicne dejavnosti pomembno vplivajo na profil tveganosti investicijskega podjetja ali sredstev, ki jih to upravlja (opredeljeni zaposleni). Vsa investicijska podjetja bi morala izvesti letno samooceno, da bi opredelila vse zaposlene, katerih poklicne dejavnosti pomembno vplivajo ali bi lahko pomembno vplivale na profil tveganosti investicijskega podjetja ali sredstev, ki jih to upravlja. Postopek opredelitve bi moral biti del splošne politike prejemkov investicijskega podjetja.

Samoocena bi morala temeljiti na kvalitativnih in kvantitativnih merilih iz regulativnih tehničnih standardov za opredeljene zaposlene ter, kadar je to potrebno, da se zagotovi popolna identifikacija zaposlenih, katerih poklicne dejavnosti pomembno vplivajo na profil tveganosti investicijskega podjetja ali sredstev, ki jih ta upravlja, na dodatnih merilih, ki odražajo stopnje tveganja različnih dejavnosti v investicijskem pod jetju in vpliv zaposlenih na profil tveganosti ter jih določi investicijsko podjetje.

Pri uporabi kvantitativnih meril na podlagi prejemkov zaposlenih bi bilo treba upoštevati fiksne prejemke, dodeljene za predhodno poslovno leto, in variabilne prejemke, dodeljene zaposlenim v predhodnem poslovnem letu ali zanj. Variabilni prejemki, dodeljeni v predhodnem poslovnem letu, so variabilni prejemki, dodeljeni v predhodnem poslovnem letu za predhodno uspešnost. Investicijska podjetja bi morala v svoji politiki prejemkov opredeliti metodo, ki jo uporabljajo. Pri uporabi kvantitativnih meril na podlagi prejemkov zaposlenih bi morala investicijska podjetja upoštevati vse denarne in nedenarne fiksne in variabilne sestavine prejemka, dodeljene za poklicne storitve. Obi čajne svežnje prejemkov, ki se ne obravnavajo na posamični ravni, bi bilo treba upoštevati glede na celotno vsoto, razčlenjeno po objektivnih merilih za posameznega zaposlenega.

Pri uporabi kvantitativnih meril, ki so opredeljena v eurih, bi morala investicijska podjetja, ki prejemke dodeljujejo v valuti, ki ni euro, veljavne pragove pretvoriti po internem menjalnem tečaju, ki se uporablja za konsolidacijo računovodskih izkazov, po menjalnem tečaju, ki ga je Komisija uporabljala za finančno načrtovanje in proračun za mesec, ko so bili prejemki dodeljeni, ali po menjalnem tečaju za zadnji mesec poslovnega leta investicijskega podjetja . Investicijsko podjetje bi moralo metodo, ki jo uporablja za določitev menjalnega tečaja, dokumentirati v svoji politiki prejemkov.

Samoocena bi morala biti jasna, skladna in ustrezno dokumentirana ter bi jo bilo treba med letom redno posodabljati, vsaj kar zadeva kvalitativna merila iz regulativnih tehničnih EBA Public

standardov za opredeljene zaposlene, po potrebi pa bi morala temeljiti tudi na merilih investicijskih podjetij. Investicijska podjetja bi morala zagotoviti, da se zaposleni, za katere se uporabljajo ali se bodo verjetno uporabljala merila iz člena 3 regulativnih tehničnih standardov za opredeljene zaposlene vsaj tri mesece poslovnega leta, obravnavajo kot opredeljeni zaposleni.

V dokumentacijo o opravljeni samooceni v zvezi z opredelitvijo zaposlenih bi bilo treba vključiti vsaj naslednje informacije:

• a. razloge za samooceno in obseg njene uporabe;
• b. pristop, uporabljen za oceno tveganj, ki izhajajo iz poslovne strategije in dejavnosti investicijskega podjetja, tudi na različnih geografskih lokacijah;
• c. kako so ocenjene osebe, ki delajo v investicijskih podjetjih in drugih subjektih, zajetih v obseg konsolidacije, odvisnih pod jetjih in podružnicah, vključno s tistimi v tretjih državah;
• d. vlogo in odgovornosti različnih organov družbe in notranjih funkcij, vključenih v načrtovanje, nadzor, pregled in uporabo postopka samoocenjevanja, ter
• e. rezultat opredelitve.

Investicijska podjetja bi morala voditi evidenco postopka opredelitve in njegovih rezultatov ter biti sposobna pristojnemu nadzornemu organu pokazati, kako so bili zaposleni opredeljeni v skladu s kvalitativnimi in kvantitativnimi merili iz regulativnih tehničnih standardov za opredeljene zaposlene ter morebitnimi dodatnimi merili investicijskih podjetij.

Dokumentacija o samooceni bi morala vključevati vsaj število opredeljenih zaposlenih, vključno s prvič tako opredeljenimi zaposlenimi, delovne pristojnosti in dejavnosti, imen a ali druge edinstvene identifikatorje in dodelitev zadevnih zaposlenih na poslovna področja v investicijskem podjetju ter primerjavo z rezultati samoocene iz predhodnega leta.

Dokumentacija bi morala vključevati tudi zaposlene, ki so bili tako opredeljeni v skladu s kvantitativnimi merili, vendar je bilo v skladu z regulativnimi tehničnimi standardi za opredeljene zaposlene za njihove poklicne dejavnosti ocenjeno, da nimajo pomembnega vpliva na profil tveganosti investicijskega podjetja ali sredstev, ki jih to upravlja. Investicijska podjetja bi morala dokumentacijo shraniti za ustrezno obdobje, da se pristojnim organom omogoči pregled.