5. Proces identyfikacji

Na firmach inwestycyjnych spoczywa odpowiedzialność za identyfikację pracowników, których działalność zawodowa ma istotny wpływ na profil ryzyka firmy inwestycyjnej lub aktywa, którymi zarządza (zidentyfikowani pracownicy). Wszystkie firmy inwestycyjne powinny raz w roku przeprowadzić samoocenę w celu zidentyfikowania wszystkich pracowników, których działalność zawodowa ma lub może mieć istotny wpływ na profil ryzyka firmy inwestycyjnej lub aktywa, którymi zarządza. Proces identyfikacji powinien stanowić część ogólnej polityki wynagrodzeń firmy inwestycyjnej.

Samoocena powinna opierać się na kryteriach jakościowych i ilościowych określonych w regulacyjnych standardach technicznych dotyczących zidentyfikowanych pracowników, a gdy jest to niezbędne do zapewnienia pełnej identyfikacji wszystkich pracowników, których działalność zawodowa ma istotny wpływ na profil ryzyka firmy inwestycyjnej lub aktywa, którymi zarządza, na dodatkowych kryteriach określonych przez firmę inwestycyjną, które odzwierciedlają poziomy ryzyka różnych rodzajów działalności w firmie inwestycyjnej oraz wpływ pracowników na profil ryzyka.

Przy stosowaniu kryteriów ilościowych opartych na wynagrodzeniu pracowników należy uwzględnić wynagrodzenie stałe przyznane za poprzedni rok obrachunkowy oraz wynagrodzenie zmienne przyznane pracownikom w poprzednim roku obrachunkowym lub za ten rok. Wynagrodzenie zmienne przyznane w poprzednim roku obrachunkowym jest wynagrodzeniem zmiennym przyznanym w poprzednim roku obrachunkowym w odniesieniu do wcześniejszych wyników. Firmy inwestycyjne powinny określić mającą zastosowanie metodę w swojej polityce wynagrodzeń. Stosując kryteria ilościowe oparte na wynagrodzeniu pracowników, firmy inwestycyjne powinny uwzględniać wszystkie pieniężne i niepieniężne stałe i zmienne składniki wynagrodzenia przyznawane za świadczenie usług profesjonalnych . Standardowe pakiety wynagrodzenia, które nie są ujmowane na poziomie indywidualnym, powinny być uwzględniane poprzez rozbicie całkowitej kwoty i przypisanie odpowiedniej części danemu pracownikowi według obiektywnych kryteriów. EBA Public

Stosując kryteria ilościowe określone w euro, firmy inwestycyjne przyznające wynagrodzenie w walucie innej niż euro powinny przeliczyć obowiązujące progi, wykorzystując w tym celu wewnętrzny kurs wymiany używany na potrzeby konsolidacji sprawozdań finansowych albo kurs wymiany używany przez Komisję na potrzeby programowania finansowego i budżetu za miesiąc, w którym przyznano wynagrodzenie, albo kurs wymiany za ostatni miesiąc roku obrachunkowego firmy inwestycyjnej . Firma inwestycyjna powinna udokumentować mającą zastosowanie metodę ustalania kursu w ymiany w swojej polityce wynagrodzeń.

Samoocena powinna być jasna, spójna, odpowiednio udokumentowana i okr esowo aktualizowana w ciągu roku co najmniej w zakresie kryteriów jakościowych określonych w regulacyjnych standardach technicznych dotyczących zidentyfikowanych pracowników, a w stosownych przypadkach dodatkowo w oparciu o kryteria firm inwestycyjnych. Firmy inwestycyjne powinny dopilnować, aby pracownicy, którzy spełniają lub prawdopodobnie będą spełniać kryteria określone w art. 3 regulacyjnych standardów technicznych dotyczących zidentyfikowanych pracowników przez okres co najmniej trzech miesięcy w danym roku obrachunkowym, byli traktowani jako zidentyfikowani pracownicy.

Dokumentacja samooceny przeprowadzonej w celu identyfikacji pracowników powinna zawierać co najmniej następujące informacje:

• a) uzasadnienie samooceny i zakres jej stosowania;
• b) podejście stosowane do oceny ryzyk wynikających ze strategii biznesowej i działalności firmy inwestycyjnej, w tym w różnych lokalizacjach geograficznych;
• c) w jaki sposób ocenia się osoby pracujące w firmach inwestycyjnych i innych podmiotach objętych konsolidacją, jednostkach zależnych i oddziałach, w tym znajdujących się w państwach trzecich;
• d) rola i obowiązki różnych organów korporacyjnych i funkcji wewnętrznych zaangażowanych w projektowanie, nadzorowanie, przegląd i stosowanie procesu samooceny;
• e) wynik identyfikacji.

Firmy inwestycyjne powinny prowadzić dokumentację procesu identyfikacji i jego wyników oraz powinny być w stanie wykazać swojemu właściwemu organowi nadzorczemu, w jaki sposób zidentyfikowano pracowników zgodnie z kryteriami zarówno jakościowymi, jak i ilościowymi przewidzianymi w regulacyjnych standardach technicznych dotyczących zidentyfikowanych pracowników oraz wszelkimi dodatkowymi kryteriami stosowanymi przez firmy inwestycyjne.

Dokumentacja dotycząca samooceny powinna określać co najmniej liczbę zidentyfikowanych pracowników, w tym liczbę pracowników zidentyfikowanych po raz pierwszy, zakres obowiązków służbowych i czynności, imiona i nazwiska lub inny niepowtarzalny identyfikator oraz informację o przypisaniu zidentyfikowanych pracowników do obszarów działalności w firmie inwestycyjnej, a także porównanie z wynikami samooceny z poprzedniego roku. EBA Public

Dokumentacja powinna również obejmować pracowników, których zidentyfikowano na podstawie kryteriów ilościowych, ale których działalność zawodowa została oceniona jako niemająca istotnego wpływu na profil ryzyka firmy inwestycyjnej lub aktywa, którymi zarządza, zgodnie z regulacyjnymi standardami technicznymi dotyczącymi zidentyfikowanych pracowników. Firmy inwestycyjne powinny przechowywać dokumentację przez odpowiedni okres, aby umożliwić właściwym organom przeprowadzenie przeglądu.