5. De aanwijzingsprocedure

Beleggingsondernemingen zijn verantwoordelijk voor het identificeren van de personeelsleden wier beroepsactiviteiten het risicoprofiel van de beleggingsonderneming of de door haar beheerde activa wezenlijk beïnvloeden (aangewezen personeelsleden). Elke beleggingsonderneming dient jaarlijks een zelfbeoordeling uit te voeren om alle personeelsleden aan te wijzen wier beroepswerkzaamheden een wezenlijke invloed hebben of kunnen hebben op het risicoprofiel van de beleggingsonderneming of de door haar beheerde activa. De aanwijzingsprocedure dient een onderdeel te zijn van het totale beloningsbeleid van de beleggingsonderneming.

De zelfbeoordeling behoort te zijn gebaseerd op de kwalitatieve en kwantitatieve criteria die zijn beschreven in de technische reguleringsnormen met betrekking tot aangewezen personeelsleden en, indien nodig om te waarborgen dat alle personeelsleden worden aangewezen wier beroepswerkzaamheden het risicoprofiel van de beleggingsonderneming of de door haar beheerde activa wezenlijk beïnvloeden, door de beleggingsonderneming zelf geformuleerde aanvullende criteria die de risiconiveaus van verschillende activiteiten binnen de beleggingsonderneming en de invloed van de personeelsleden op het risicoprofiel weerspiegelen.

Bij de toepassing van kwantitatieve criteria op basis van de beloning van personeelsleden dient rekening te worden gehouden met de vaste beloning die met betrekking tot het voorgaande boekjaar aan personeelsleden is toegekend en met de variabele beloning die in of met betrekking tot het voorgaande boekjaar aan personeelsleden is toegekend. De variabele beloning die in het voorgaande boekjaar is toegekend, is de variabele beloning die in het voorgaande boekjaar is toegekend met betrekking tot eerdere prestaties. Beleggingsondernemingen moeten in hun beloningsbeleid de toepasselijke methode aangeven. Bij de toepassing van kwantitatieve criteria op basis van de beloning van personeelsleden dienen beleggingsondernemingen rekening te houden met alle geldelijke en niet-geldelijke vaste en variabele beloningscomponenten die worden toegekend voor beroepswerkzaamheden. Gangbare beloningspakketten die niet op individueel niveau worden meegewogen, dienen te worden meegerekend op basis van de totale som, die op basis van objectieve criteria wordt verdeeld over de afzonderlijke personeelsleden.

Bij de toepassing van in euro bepaalde kwantitatieve criteria dienen beleggingsondernemingen die een beloning toekennen in een andere valuta dan de euro, de toepasselijke drempels om te rekenen aan de hand van hetzij de interne wisselkoers die wordt gebruikt voor de consolidatie van de rekeningen, hetzij de wisselkoers die de Commissie gebruikt voor financiële programmering en de begroting van de maand waarin de beloning is toegekend of de wisselkoers voor de laatste maand van het boekjaar van de beleggingsonderneming . De EBA Public

beleggingsonderneming dient te documenteren welke methode is gebruikt om de wisselkoers in haar beloningsbeleid te bepalen.

De zelfbeoordeling dient helder, consistent en naar behoren gedocumenteerd te zijn en moet gedurende het jaar periodiek worden bijgewerkt, ten minste wat betreft de technische reguleringsnormen met betrekking tot aangewezen personeelsleden en, voor zover van toepassing, de aanvullende criteria van de beleggingsondernemingen. Beleggingsondernemingen dienen erop toe te zien dat personeelsleden die in een boekjaar gedurende een periode van ten minste drie maanden onder de criteria van artikel 3 of de technische reguleringsnormen met betrekking tot aangewezen personeelsleden vallen dan wel daar waarschijnlijk onder zullen vallen, als aangewezen personeelsleden worden behandeld.

De volgende informatie moet ten minste worden opgenomen in de documentatie van de uitgevoerde zelfbeoordeling betreffende het identificeren van personeelsleden:

• a. de motivering die ten grondslag ligt aan de zelfbeoordeling en de reikwijdte van de toepassing ervan;
• b. de gehanteerde aanpak voor de beoordeling van de risico’s die voortvloeien uit de bedrijfsstrategie en activiteiten van de beleggingsonderneming, ook in andere geografische locaties;
• c. de wijze van beoordeling van personen die werkzaam zijn bij beleggingsondernemingen en andere entiteiten binnen de consolidatie, in dochterondernemingen en bijkantoren, ook die welke in derde landen zijn gevestigd;
• d. de rol en verantwoordelijkheden van de verschillende groepsorganen en interne functies die betrokken zijn bij de opzet, het toezicht, de toetsing en de toepassing van het zelfbeoordelingsproces; en
• e. de uitkomst van de procedure voor aanwijzing van personeelsleden.

Beleggingsondernemingen dienen documentatie bij te houden van de aanwijzingsprocedure en de uitkomst daarvan en moeten tegenover hun bevoegde toezichthoudende autoriteit kunnen aantonen hoe de personeelsleden zijn aangewezen aan de hand van zowel de kwalitatieve als kwantitatieve criteria als bedoeld in de technische reguleringsnormen met betrekking tot aangewezen personeelsleden, en eventuele aanvullende criteria die door de beleggingsondernemingen worden gehanteerd.

De documentatie van de zelfbeoordeling behoort ten minste het aantal aangewezen personeelsleden te omvatten, met inbegrip van het aantal personeelsleden dat voor het eerst is aangewezen, de verantwoordelijkheden en werkzaamheden die verband houden met hun functies, hun namen of een andere unieke identificatie, en de toewijzing van de aangewezen personeelsleden aan bedrijfsonderdelen binnen de beleggingsonderneming, evenals een vergelijking met de uitkomsten van de zelfbeoordeling van het voorgaande jaar. EBA Public

De documentatie dient ook personeelsleden te omvatten die op grond van kwantitatieve criteria zijn aangewezen, maar wier beroepswerkzaamheden volgens de technische reguleringsnormen met betrekking tot aangewezen personeelsleden niet worden geacht van wezenlijke invloed te zijn op het risicoprofiel van de beleggingsonderneming of de haar beheerde activa. Beleggingsondernemingen dienen de documentatie gedurende een passende periode te bewaren, zodat deze door de bevoegde autoriteiten kan worden gecontroleerd.