11.1 Politica in materia di conflitti di interesse nel contesto di prestiti e altre operazioni con i membri dell’organo di gestione e le loro parti correlate

Nell’ambito delle loro politiche in materia di conflitti di interesse per il personale (sezione 11) e della gestione dei conflitti di interesse dei membri dell’organo di gestione di cui al punto 107, l’organo di gestione dovrebbe definire un quadro per individuare e gestire i conflitti di interesse nel contesto della concessione di prestiti e della conclusione di altre operazioni, ad es. offerte pubbliche iniziali, accordi di servizio o accordi di esternalizzazione con membri dell’organo di gestione e le loro parti correlate.

Le imprese di investimento dovrebbero considerare ulteriori categorie di parti correlate alle quali applicare, in tutto o in parte, il loro quadro relativo ai conflitti di interesse per quanto riguarda i prestiti e altre operazioni.

Il quadro relativo ai conflitti di interesse dovrebbe garantire che le decisioni riguardanti la concessione di prestiti e la conclusione di altre operazioni con membri dell’organo di gestione e le loro parti correlate siano prese in modo obiettivo, senza l’indebita influenza di conflitti di interesse e che tali operazioni siano, come principio generale, condotte alle normali condizioni di mercato.

(²⁴ ) Cfr. anche gli orientamenti congiunti dell’ESMA e dell’ABE sulla valutazione dell’idoneità dei membri dell’organo di gestione e del personale che riveste ruoli chiave ai sensi delle direttive 2013/36/UE e 2014/65/UE.

L’organo di gestione dovrebbe stabilire i processi decisionali applicabili per la concessione di prestiti e la conclusione di altre operazioni con membri dell’organo di gestione e le loro parti correlate. Questo quadro può prevedere una differenziazione tra le operazioni commerciali standard (²⁵ ) effettuate nel corso ordinario degli affari e concluse alle normali condizioni di mercato, e le operazioni riguardanti il personale, che sono concluse a condizioni disponibili per tutto il personale. Inoltre, il quadro relativo ai conflitti di interesse e il processo decisionale possono operare una distinzione tra prestiti sostanziali e non sostanziali o altre operazioni sostanziali, tra diversi tipi di prestiti e altre operazioni e tra il livello dei conflitti di interesse reali o potenziali che possono generare.

Nell’ambito del quadro relativo ai conflitti di interesse, l’organo di gestione dovrebbe stabilire soglie appropriate (ad es. per tipo di prodotto, volume, o a seconda delle condizioni) oltre le quali l’operazione con un membro dell’organo di gestione o le sue parti correlate richiede sempre l’approvazione dell’organo di gestione. Le decisioni relative a prestiti e altre operazioni sostanziali con membri dell’organo di gestione che non vengono concluse alle normali condizioni di mercato, ma a condizioni disponibili per tutto il personale, dovrebbero sempre essere prese dall’organo di gestione.

Il membro dell’organo di gestione che beneficia di tale prestito o altra operazione sostanziale,

• o il membro che è correlato alla controparte, non dovrebbe essere coinvolto nel processo decisionale.

Prima di prendere una decisione in merito a un prestito o ad un’altra operazione con un membro dell’organo di gestione o le sue parti correlate, le imprese di investimento dovrebbero valutare il rischio al quale potrebbero essere esposte a seguito dell’operazione.

Per assicurare la conformità con le loro politiche in materia di conflitti di interesse, le imprese di investimento dovrebbero garantire che ai prestiti e alle altre operazioni con membri dell’organo di gestione o le loro parti correlate si applichino pienamente tutte le procedure di controllo interno pertinenti e che a livello dell’organo di gestione nella sua funzione di supervisione strategica sia in atto un quadro di sorveglianza adeguato.