11.1 Politik for interessekonflikter i forbindelse med lån og andre transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter

Som led i deres politik for interessekonflikter for medarbejdere (afsnit 11) og håndteringen af interessekonflikter blandt medlemmer af ledelsesorganet, jf. punkt 107, bør ledelsesorganet opstille en ramme for identifikation og håndtering af interessekonflikter i forbindelse med ydelse af lån og indgåelse af andre transaktioner, f.eks. børsintroduktioner, serviceaftaler eller outsourcingaftaler med medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter.

Investeringsselskaberne bør overveje yderligere kategorier af nærtstående parter, som de helt eller delvist finder anvendelse på, for så vidt angår lån og andre transaktioner.

Rammen for interessekonflikter bør sikre, at beslutninger om ydelse af lån og indgåelse af andre transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter træffes objektivt, uden utilbørlig påvirkning fra interessekonflikter og generelt efter armslængdeprincippet.

Ledelsesorganet bør fastlægge de gældende beslutningsprocesser for ydelse af lån til og indgåelse af andre transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet og deres nærtstående parter. Denne ramme kan give mulighed for at skelne mellem almindelige forretningstransaktioner²⁵ , der indgås som led i den normale drift og indgås på normale markedsvilkår, og personaletransaktioner, som indgås på vilkår, der er til rådighed for alle medarbejdere. Desuden kan rammerne for interessekonflikter og beslutningsprocessen skelne mellem væsentlige og ikkevæsentlige lån eller andre transaktioner, forskellige typer af lån og andre transaktioner og omfanget af faktiske eller potentielle interessekonflikter, som de måtte skabe.

²⁵ Forretningstransaktioner omfatter lån, leasing, factoring, tjenester i forbindelse med børsintroduktioner, fusioner og overtagelser, salg og køb af fast ejendom.

Som led i rammen for interessekonflikter bør ledelsesorganet fastsætte passende tærskler, f.eks. pr. produkttype, -omfang eller alt efter forholdene, over hvilke lån eller andre transaktioner med et medlem af ledelsesorganet eller vedkommendes nærtstående parter altid kræver godkendelse af ledelsesorganet. Beslutninger om væsentlige lån og andre væsentlige transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet, som ikke indgås på normale markedsvilkår, men på vilkår der gælder for alle medarbejdere, bør altid træffes af ledelsesorganet.

Det medlem af ledelsesorganet, der drager fordel af et sådant væsentligt lån eller en sådan væsentlig transaktion, eller det medlem, der står modparten nær, bør ikke inddrages i beslutningsprocessen.

Når investeringsselskaberne træffer beslutning om et lån eller en anden transaktion med et medlem af ledelsesorganet eller vedkommendes nærtstående parter, bør de, inden de træffer en beslutning, vurdere den risiko, som investeringsselskabet kan blive eksponeret for som følge af transaktionen.

For at sikre, at deres politikker vedrørende interessekonflikter overholdes, bør investeringsselskaberne sikre, at alle relevante interne kontrolprocedurer fuldt ud finder anvendelse på lån og andre transaktioner med medlemmer af ledelsesorganet eller deres nærtstående parter, og at der findes en passende tilsynsramme for ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion.