11.1 Política em matéria de conflitos de interesses no contexto dos empréstimos e outras operações com membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas

Como parte das suas políticas em matéria de conflitos de interesses do pessoal (Secção 11) e da gestão de conflitos de interesses dos membros do órgão de administração, conforme estabelecido no ponto 107, o órgão de administração deve estabelecer um quadro para a identificação e gestão de conflitos de interesses no contexto da concessão de empréstimos e da realização de outras operações, por exemplo, ofertas públicas iniciais, contratos de prestação de serviços ou contratos de subcontratação com membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas.

As empresas de investimento devem ter em conta outras categorias de partes relacionadas às quais aplicam, no todo ou em parte, o respetivo quadro em matéria de conflitos de interesses no que diz respeito a empréstimos e outras operações.

O quadro em matéria de conflitos de interesse deve assegurar que as decisões respeitantes a empréstimos e à realização de outras operações com membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas são tomadas com objetividade, sem influência indevida de conflitos de interesses e, regra geral, efetuadas em condições de mercado.

O órgão de administração deve estabelecer os processos de tomada de decisão aplicáveis à concessão de empréstimos e à realização de outras operações com membros do órgão de administração e respetivas partes relacionadas. Este quadro pode prever uma diferenciação entre as operações comerciais normais²⁵ realizadas no decurso normal da atividade e em condições normais de mercado e as operações com membros do pessoal realizadas em condições acessíveis a todos os membros do pessoal. Além disso, o quadro e o processo de tomada de decisão em matéria de conflitos de interesses podem diferenciar entre empréstimos materiais e não materiais ou outras operações materiais, diferentes tipos de empréstimos e outras operações e o nível dos conflitos de interesses atuais ou potenciais que podem gerar.

²⁵ As operações comerciais incluem a locação financeira, o factoring , serviços no contexto de ofertas públicas iniciais, fusões e aquisições, e compra e venda de imóveis.

Como parte do quadro em matéria de conflitos de interesse, o órgão de administração deve fixar limiares adequados (por exemplo, por tipo de produto, volume, ou dependendo das condições) acima dos quais a operação com um membro do órgão de administração ou das respetivas partes relacionadas exija sempre a aprovação do órgão de administração. As decisões sobre empréstimos materiais e outras operações materiais com membros do órgão de administração que não sejam realizadas em condições normais de mercado, mas sujeitas às condições disponíveis para todos os membros do pessoal, são sempre tomadas pelo órgão de administração.

O membro do órgão de administração que beneficie de um tal empréstimo material ou outra operação material ou o membro que está relacionado com a contraparte não deve estar envolvido no processo de tomada de decisão.

Ao decidir sobre um empréstimo ou outra operação com um membro do órgão de administração ou respetivas partes relacionadas, antes da tomada de decisão, a empresa de investimento deve avaliar o risco ao qual pode ser exposta devido à operação.

Para garantir o cumprimento das suas políticas em matéria de conflitos de interesses, as empresas de investimento devem assegurar que todos os procedimentos de controlo interno relevantes se aplicam integralmente aos empréstimos e a outras operações com membros do órgão de administração ou respetivas partes relacionadas e que esteja estabelecido um quadro de supervisão adequado ao nível do órgão de administração na sua função de fiscalização.