11.1 Politique en matière de conflits d’intérêts dans le contexte des prêts et autres transactions effectuées avec les membres de l’organe de direction et leurs parties liées

Dans le cadre de sa politique en matière de conflits d’intérêts pour le personnel (section 11) et de la gestion des conflits d’intérêts des membres de l’organe de direction, comme indiqué au point 107, l’organe de direction devrait établir un cadre permettant de détecter et de gérer les conflits d’intérêts dans le contexte de l’octroi de prêts et de l’exécution d’autres transactions avec les membres de l’organe de direction et leurs parties liées (par exemple des introductions en Bourse, des contrats de services ou des contrats d’externalisation).

Les entreprises d’investissement devraient envisager d’ajouter des catégories supplémentaires de parties liées auxquelles elles appliquent, en totalité ou en partie, le cadre des conflits d’intérêts concernant les prêts et transactions.

Le cadre des conflits d’intérêts devrait permettre de garantir que les décisions relatives aux prêts et à l’exécution d’autres transactions avec les membres de l’organe de direction et leurs parties liées sont prises de façon objective, sans influence injustifiée des conflits d’intérêts, et sont en principe mises en œuvre dans des conditions normales de concurrence.

L’organe de direction devrait instaurer les processus de prise de décisions applicables à l’octroi de prêts et à l’exécution d’autres transactions avec les membres de l’organe de direction et leurs parties liées. Ce cadre peut prévoir une différenciation entre, d’une part, les opérations commerciales ordinaires²⁵ conclues dans le cadre ordinaire d’activité et selon des conditions normales de marché et, d’autre part, les transactions impliquant les membres du personnel, qui sont effectuées selon des conditions proposées à tous les membres du personnel. De plus, le cadre des conflits d’intérêts et le processus de prise de décisions peuvent établir une différence entre les prêts ayant une importance significative ou non et d’autres transactions significatives, entre les différents types de prêts et autres transactions et entre les différents niveaux de conflit d’intérêts potentiel ou avéré qu’ils peuvent engendrer.

²⁵ Les opérations commerciales incluent les opérations de crédit-bail, les opérations d’affacturage, les services liés aux introductions en Bourse, les fusions et acquisitions et les opérations d’achat ou de vente de biens immobiliers.

Dans le contexte du cadre des conflits d’intérêts, l’organe de direction devrait définir des seuils appropriés (par exemple par type de produit, de volume ou en fonction des conditions) au-dessus desquels les transactions effectuées avec des membres de l’organe de direction ou leurs parties liées nécessitent toujours l’approbation de l’organe de direction. Les décisions relatives aux prêts et autres transactions ayant une importance significative, qui sont effectués avec les membres de l’organe de direction non pas selon des conditions normales de marché mais selon des conditions proposées à tous les membres du personnel, devraient toujours être prises par l’organe de direction.

Le membre de l’organe de direction bénéficiant d’un tel prêt ou d’une telle transaction ayant une importance significative, ou le membre lié à la contrepartie, ne devrait pas participer au processus de prise de décisions.

Avant de prendre une décision relative à un prêt accordé ou à une autre transaction effectuée avec un membre de l’organe de direction ou ses parties liées, les entreprises d’investissement devraient évaluer les risques auxquels elles pourraient s’exposer en raison du prêt ou de la transaction.

Afin de garantir la conformité à leurs politiques en matière de conflits d’intérêts, les entreprises d’investissement devraient veiller, d’une part, à ce que toutes les procédures de contrôle interne pertinentes soient entièrement appliquées aux prêts et autres transactions avec des membres de l’organe de direction ou leurs parties liées et, d’autre part, à ce qu’un cadre de supervision approprié soit mis en place au niveau de l’organe de direction dans sa fonction de surveillance.