11.1 Πολιτική σύγκρουσης συμφερόντων στο πλαίσιο δανείων και άλλων συναλλαγών με μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους

Στο πλαίσιο των πολιτικών σύγκρουσης συμφερόντων τους για το προσωπικό (ενότητα 11) και της διαχείρισης των συγκρούσεων συμφερόντων των μελών του διοικητικού οργάνου, όπως ορίζεται στο σημείο 107, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να καθορίσει ένα πλαίσιο για τον εντοπισμό και τη διαχείριση συγκρούσεων συμφερόντων στο πλαίσιο χορήγησης δανείων και σύναψης άλλων συναλλαγών π.χ. αρχική δημόσια προσφορά, συμφωνίες εξυπηρέτησης ή εξωτερική ανάθεση δραστηριοτήτων με μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους.

Οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη πρόσθετες κατηγορίες συνδεδεμένων μερών στα οποία εφαρμόζουν, εν όλω ή εν μέρει, το πλαίσιο σύγκρουσης συμφερόντων τους όσον αφορά τα δάνεια και τις συναλλαγές.

Το πλαίσιο σύγκρουσης συμφερόντων θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι αποφάσεις σχετικά με τα δάνεια και τη σύναψη λοιπών συναλλαγών με μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους λαμβάνονται αντικειμενικά, χωρίς αδικαιολόγητη επιρροή από συγκρούσεις συμφερόντων και ως γενική αρχή πραγματοποιούνται σε συνθήκες πλήρους ανταγωνισμού.

Το διοικητικό όργανο θα πρέπει να καθορίζει τις ισχύουσες διαδικασίες λήψης αποφάσεων για τη χορήγηση δανείων και την πραγματοποίηση λοιπών συναλλαγών με μέλη του διοικητικού οργάνου και τα συνδεδεμένα μέρη τους. Το εν λόγω πλαίσιο μπορεί να προβλέπει διαφοροποίηση μεταξύ των τυπικών επιχειρηματικών συναλλαγών²⁵ που πραγματοποιούνται κατά τη συνήθη ροή των επιχειρηματικών δραστηριοτήτων και συνάπτονται με τους συνήθεις όρους της αγοράς και των συναλλαγών προσωπικού, που συνάπτονται υπό όρους διαθέσιμους σε όλο το προσωπικό. Επιπλέον, το πλαίσιο σύγκρουσης συμφερόντων και η διαδικασία λήψης αποφάσεων ενδέχεται να διαφοροποιηθούν μεταξύ σημαντικών και μη σημαντικών δανείων ή λοιπών συναλλαγών, διαφορετικών τύπων δανείων και λοιπών συναλλαγών και του επιπέδου των πραγματικών ή πιθανών συγκρούσεων συμφερόντων που ενδέχεται να δημιουργήσουν.

²⁵ Οι επιχειρηματικές συναλλαγές περιλαμβάνουν δάνεια, χρηματοδοτική μίσθωση, πρακτόρευση, υπηρεσίες στο πλαίσιο αρχικών δημόσιων προσφορών, συγχωνεύσεις και εξαγορές, πώληση και αγορά ακινήτων.

Ως μέρος του πλαισίου σύγκρουσης συμφερόντων, το διοικητικό όργανο θα πρέπει να καθορίζει τα κατάλληλα κατώτατα όρια (π.χ. ανά τύπο προϊόντος, όγκο ή ανάλογα με τους όρους). Σε περίπτωση υπέρβασης των ορίων, για οποιαδήποτε συναλλαγή με μέλος του διοικητικού οργάνου ή τα συνδεδεμένα μέρη του απαιτείται πάντα έγκριση από το διοικητικό όργανο. Οι αποφάσεις σχετικά με σημαντικά δάνεια και άλλες σημαντικές συναλλαγές με μέλη του διοικητικού οργάνου που δεν συνάπτονται υπό κανονικούς όρους αγοράς, αλλά υπό όρους διαθέσιμους σε όλο το προσωπικό, πρέπει πάντα να λαμβάνονται από το διοικητικό όργανο.

Το μέλος του διοικητικού οργάνου που επωφελείται από το εν λόγω σημαντικό δάνειο ή άλλη σημαντική συναλλαγή ή το μέλος που συνδέεται με τον αντισυμβαλλόμενο, δεν πρέπει να συμμετέχει στη διαδικασία λήψης αποφάσεων.

Όταν λαμβάνονται αποφάσεις για δάνειο ή λοιπές συναλλαγές με μέλος του διοικητικού οργάνου ή τα συνδεδεμένα μέρη τους, πριν από τη λήψη της απόφασης, οι επιχειρήσεις θα πρέπει να εκτιμήσουν τον κίνδυνο στον οποίο ενδέχεται να εκτεθεί η επιχείρηση επενδύσεων λόγω της συναλλαγής.

Προκειμένου να διασφαλιστεί η συμμόρφωση με τις πολιτικές σύγκρουσης συμφερόντων, οι επιχειρήσεις επενδύσεων θα πρέπει να διασφαλίζουν ότι όλες οι σχετικές διαδικασίες εσωτερικού ελέγχου εφαρμόζονται πλήρως στα δάνεια και στις λοιπές συναλλαγές με μέλη του διοικητικού οργάνου ή τα συνδεδεμένα μέρη τους και ότι υπάρχει κατάλληλο πλαίσιο εποπτείας στο επίπεδο του διοικητικού οργάνου με εποπτική αρμοδιότητα.