11.1 Richtlinien für den Umgang mit Interessenkonflikten im Zusammenhang mit Darlehen und anderen Geschäften mit Mitgliedern des Leitungsorgans und ihren verbundenen Parteien

Im Rahmen ihrer Richtlinien für den Umgang mit Interessenkonflikten für Mitarbeiter (Abschnitt 11) und dem Umgang mit Interessenkonflikten von Mitgliedern des Leitungsorgans gemäß Absatz 107 sollte das Leitungsorgan einen Rahmen für die Ermittlung und den Umgang mit Interessenkonflikten im Zusammenhang mit der Gewährung von Krediten und dem Abschluss anderer Geschäfte, z. B. Börsengänge, Dienstleistungsvereinbarungen, Immobilientransaktionen und Auslagerungsvereinbarungen mit Mitgliedern des Leitungsorgans und ihrer verbundenen Parteien festlegen.

Wertpapierfirmen sollten zusätzliche Kategorien von verbundenen Parteien in Erwägung ziehen, auf die sie ihren Rahmen für Interessenkonflikte in Zusammenhang mit Darlehen und anderen Rahmen für Interessenkonflikte in Zusammenhang mit Darlehen und anderen Geschäften ganz oder teilweise anwenden.

Durch den Rahmen für Interessenkonflikte sollte sichergestellt werden, dass Entscheidungen bezüglich der Gewährung von Darlehen und des Abschlusses anderer Geschäfte mit Mitgliedern des Leitungsorgans und ihrer verbundenen Parteien objektiv ohne unzulässige Beeinflussung durch Interessenkonflikte und generell zu marktüblichen Konditionen getroffen werden.

Das Leitungsorgan sollte die anwendbaren Beschlussfassungsverfahren für die Gewährung von Darlehen und den Abschluss anderer Geschäfte mit Mitgliedern des Leitungsorgans und ihren verbundenen Parteien festlegen. In diesem Rahmen kann eine Differenzierung zwischen normalen Geschäftsvorgängen²⁵ , die im ordentlichen Geschäftsgang und zu marktüblichen Bedingungen getätigt werden, und Geschäften mit Mitarbeitern, die nach den für alle Mitarbeiter verfügbaren Bedingungen abgeschlossen werden, vorgesehen sein. Des Weiteren kann bei dem Rahmen für Interessenkonflikte und den Entscheidungsprozess zwischen wesentlichen und nicht wesentlichen Darlehen oder anderen wesentlichen Geschäften, unterschiedlichen Arten von Darlehen und anderen Geschäften und dem Umfang der tatsächlichen oder potenziellen Interessenkonflikte, die entstehen können, unterschieden werden.

²⁵ Geschäftsvorgänge können Darlehen, Leasing, Factoring, Dienstleistungen in Zusammenhang mit Börsengängen, Fusionen und Unternehmenskäufe, Verkauf und Kauf von Immobilien einschließen.

Als Teil des Rahmens für Interessenkonflikte sollte das Leitungsorgan angemessene Schwellenwerte (z. B. pro Produktart, Volumen oder abhängig von den Bedingungen) festlegen, ab denen für das Geschäft mit einem Mitglied des Leitungsorgans oder seinen verbundenen Parteien stets die Genehmigung des Leitungsorgans erforderlich ist. Entscheidungen über wesentliche Darlehen und andere wesentliche Geschäfte mit Mitgliedern des Leitungsorgans, die nicht unter normalen Marktbedingungen, sondern nach den für alle Mitarbeiter verfügbaren Bedingungen abgeschlossen werden, sollten stets vom Leitungsorgan getroffen werden.

Das Mitglied des Leitungsorgans, dem solch ein wesentliches Darlehen oder anderes wesentliches Geschäft zugutekommt, oder das Mitglied, das mit der Gegenpartei verbunden ist, sollte nicht am Entscheidungsfindungsprozess beteiligt sein.

Bei einer Entscheidung über ein Darlehen oder ein anderes Geschäft mit einem Mitglied des Leitungsorgans oder dessen verbundenen Parteien sollten Wertpapierfirmen vor dem Treffen einer Entscheidung das Risiko bewerten, dem die Wertpapierfirma möglicherweise aufgrund des Geschäfts ausgesetzt ist.

Um die Einhaltung der Richtlinien für den Umgang mit Interessenkonflikten sicherzustellen, sollten die Wertpapierfirmen dafür Sorge tragen, dass sämtliche relevanten internen Kontrollverfahren auf Darlehen und andere Geschäfte mit Mitgliedern des Leitungsorgans oder ihrer verbundenen Parteien angewandt werden und dass ein geeigneter Kontrollrahmen auf Ebene des Leitungsorgans in seiner Aufsichtsfunktion vorhanden ist.