11.1 Eturistiriitoja koskevat käytännöt ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen myönnettävien lainojen ja heidän kanssaan tehtävien muiden liiketoimien yhteydessä

Osana henkilöstön eturistiriitoja koskevia käytäntöjä (11 jakso) ja ylimmän hallintoelimen jäsenten eturistiriitojen hallintaa 107 kohdassa määrätyn mukaisesti ylimmän hallintoelimen tulee vahvistaa kehys, jonka avulla se voi tunnistaa ja hallita eturistiriitoja myöntäessään lainoja ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen sekä tehdessään heidän kanssaan muita liiketoimia (esim. listautumisannit, palvelusopimukset ja ulkoistamissopimukset).

Sijoituspalveluyritysten tulisi tunnistaa muut sellaiset lähipiiriksi katsottavat ryhmät, joihin lainoja ja liiketoimia koskevaa eturistiriitakehystä sovelletaan kokonaan tai osittain.

Eturistiriitakehyksellä tulee varmistaa, että päätökset lainojen myöntämisestä ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen sekä muiden liiketoimien tekemisestä heidän kanssaan tehdään objektiivisesti ilman eturistiriitojen kohtuutonta vaikutusta ja että niissä sovelletaan yleisesti ottaen tavanomaisia markkinaehtoja.

Ylimmän hallintoelimen tulee vahvistaa sovellettavat päätöksentekomenettelyt lainojen myöntämiseksi ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen sekä muiden liiketoimien tekemiseksi heidän kanssaan. Eturistiriitakehyksessä voidaan erottaa toisistaan tavanomaisessa liiketoiminnassa²⁵ ja tavanomaisten markkinaehtojen mukaisesti toteutetut liiketoimet sekä henkilöstön liiketoimet, jotka tehdään kaikkiin henkilöstön jäseniin sovellettavien ehtojen mukaisesti. Lisäksi eturistiriitakehyksessä ja eturistiriitoja koskevassa päätöksentekomenettelyssä voidaan erottaa toisistaan olennaiset ja ei-olennaiset lainat tai muut olennaiset liiketoimet, erityyppiset lainat ja muut liiketoimet sekä niistä aiheutuvien tosiasiallisten tai mahdollisten eturistiriitojen taso.

²⁵ Liiketoimiin kuuluvat lainat, leasing-vuokraus, myyntilaskurahoitus, listautumisantien yhteydessä tarjotut palvelut, sulautumat ja yritysostot, kiinteistöjen ostaminen ja myyminen.

Osana eturistiriitakehystä ylimmän hallintoelimen tulee määrittää asianmukaiset kynnysarvot (esim. liiketoimen tyypin, suuruuden tai sovellettavien ehtojen mukaisesti), joiden ylittyessä ylimmän hallintoelimen jäsenen tai hänen lähipiirinsä kanssa tehtävä liiketoimi edellyttää aina ylimmän hallintoelimen hyväksyntää. Ylimmän hallintoelimen on aina tehtävä päätökset sellaisista ylimmän hallintoelimen jäsenille myönnettävistä olennaisista lainoista ja heidän kanssaan tehtävistä olennaisista liiketoimista, joita ei ole tehty tavanomaisin markkinaehdoin vaan kaikkiin henkilöstön jäseniin sovellettavien ehtojen mukaisesti.

Tällaisesta olennaisesta lainasta tai muusta olennaisesta liiketoimesta hyötyvän ylimmän hallintoelimen jäsenen tai vastapuolen lähipiiriin kuuluvan ylimmän hallintoelimen jäsenen ei pitäisi osallistua päätöksentekoprosessiin.

Päättäessään ylimmän hallintoelimen jäsenelle tai hänen lähipiirilleen myönnettävästä lainasta tai heidän kanssaan tehtävästä muusta liiketoimesta sijoituspalveluyrityksen tulee ennen päätöksen tekemistä arvioida riski, jolle sijoituspalveluyritys saattaa altistua liiketoimen vuoksi.

Varmistaakseen eturistiriitoja koskevien käytäntöjen noudattamisen sijoituspalveluyritysten tulee taata, että ylimmän hallintoelimen jäsenille ja heidän lähipiirilleen myönnettäviin lainoihin ja heidän kanssaan tehtäviin muihin liiketoimiin sovelletaan täysimääräisesti kaikkia asiaankuuluvia sisäisiä valvontamenettelyjä ja että valvontatehtävässään toimivan ylimmän hallintoelimen tasolla on käytössä asianmukainen valvontajärjestelmä.