11.1 Polityka dotycząca konfliktu interesów w kontekście pożyczek oraz innych transakcji z członkami organu zarządzającego i stronami z nimi powiązanymi

W ramach polityki przeciwdziałania konfliktom interesów dla pracowników (sekcja 11) i zarządzania konfliktami interesów na szczeblu członków organu zarządzającego, jak opisano w pkt 107, organ zarządzający powinien ustalić ramy identyfikacji konfliktów interesów i zarządzania konfliktami interesów w kontekście udzielania pożyczek i zawierania innych transakcji (np. faktoring, leasing, transakcje dotyczące nieruchomości itp.) z członkami organu zarządzającego i stronami z nimi powiązanymi.

Firmy inwestycyjne powinny uwzględnić dodatkowe kategorie powiązanych stron, do których stosują, w całości lub w części, zasady polityki przeciwdziałania konfliktom interesów w przypadku pożyczek i transakcji.

Ramy dotyczące konfliktu interesów powinny zapewniać, aby decyzje dotyczące pożyczek i zawierania innych transakcji z członkami organu zarządzającego i powiązanymi z nimi osobami były podejmowane w sposób obiektywny, bez dopuszczania niewłaściwego wpływu ewentualnego konfliktu interesów, oraz aby transakcje takie były, co do zasady, zawierane na warunkach rynkowych.

Organ zarządzający powinien opracować procesy decyzyjne dotyczące udzielania pożyczek oraz zawierania innych transakcji z członkami organu zarządzającego oraz osobami z nimi powiązanymi. Ramy te mogą przewidywać rozróżnienie pomiędzy standardowymi transakcjami biznesowymi²⁵ , zawieranymi w ramach zwykłej działalności i na zwyczajowych warunkach rynkowych, oraz pożyczkami dla pracowników i transakcjami zawieranymi na warunkach dostępnych dla wszystkich pracowników. Dodatkowo ramy dotyczące konfliktu interesów i procesu decyzyjnego mogą rozróżniać pożyczki istotne i nieistotne, różne rodzaje pożyczek i innych transakcji, a także różne poziomy konfliktów interesów, jakie takie transakcje mogą wywołać.

²⁵ Transakcje biznesowe obejmują pożyczki, leasing, faktoring, usługi w ramach tzw. pierwszej oferty publicznej (IPO), połączenia i przejęcia, sprzedaż i zakup aktywów.

Jako część ram dotyczących konfliktu interesów organ zarządzający powinien ustalić odpowiednie progi (np. dotyczące rodzaju produktu lub warunków transakcji), po przekroczeniu których pożyczka lub inna transakcja z członkami organu zarządzającego lub powiązanymi z nimi osobami będzie zawsze wymagać zatwierdzenia organu zarządzającego. Decyzje w odniesieniu do istotnych pożyczek lub innych istotnych transakcji z członkami organu zarządzającego, które nie są zawierane na zwykłych warunkach rynkowych, lecz na warunkach oferowanych wszystkim pracownikom, powinny być zawsze podejmowane przez organ zarządzający.

Członek organu zarządzającego, który odnosi korzyści z istotnej pożyczki lub innej istotnej transakcji, lub członek powiązany z drugą stroną transakcji, nie powinien być zaangażowany w proces decyzyjny.

Przed podjęciem decyzji w sprawie pożyczki lub innej transakcji z członkiem organu zarządzającego lub powiązaną z nim osobą firmy inwestycyjne powinny ocenić ryzyko, na jakie mogą zostać narażona w związku z transakcją.

Aby zapewnić zgodność z procedurami dotyczącymi konfliktu interesów, firmy inwestycyjne powinny zapewnić, aby wszystkie obowiązujące procedury kontrolne miały bezpośrednie zastosowanie do pożyczek i innych transakcji z członkami organu zarządzającego lub powiązanymi z nimi osobami, oraz aby na poziomie organu zarządzającego w ramach sprawowanej przez niego funkcji nadzorczej obowiązywały odpowiednie procedury nadzoru.