9.2 Onafhankelijkheid van geest

Bij de beoordeling van de onafhankelijkheid van geest als genoemd in punt 79 dienen instellingen te beoordelen of alle leden van het leidinggevend orgaan al dan niet blijk geven van:

• a. de vereiste gedragsvaardigheden, waaronder:
• i. moed, overtuiging en kracht om de voorgestelde besluiten van andere leden van het leidinggevend orgaan effectief te beoordelen en aan te vechten;
• ii. in staat zijn vragen te stellen aan de leden van het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie; en
• iii. in staat zijn weerstand te bieden tegen ‘groepsdenken’;
• b. zodanige belangenconflicten dat deze hen belemmeren in hun vermogen hun taken onafhankelijk en objectief te vervullen.

Bij de beoordeling van de vereiste gedragsvaardigheden van een lid als genoemd in punt 82, onder a), dient rekening te worden gehouden met het actuele gedrag van het lid en diens gedrag in het verleden, in het bijzonder binnen de instelling.

Bij de beoordeling van de vraag of er sprake is van belangenconflicten als genoemd in punt 82, onder b), dienen instellingen in overeenstemming met het beleid van de instelling voor belangenconflicten¹⁴ vast te stellen welke feitelijke of potentiële belangenconflicten er zijn en te beoordelen hoe zwaarwegend deze zijn. Ten minste de volgende situaties die zouden kunnen leiden tot feitelijke of potentiële belangenconflicten, dienen hierbij in aanmerking te worden genomen:

• a. economische belangen (bv. aandelen, andere eigendomsrechten en lidmaatschappen, participaties en andere economische belangen in commerciële cliënten, intellectuele-eigendomsrechten, leningen die door de instelling zijn verstrekt aan een onderneming die eigendom is van leden van het leidinggevend orgaan);
• b. persoonlijke of professionele relaties met de bezitters van gekwalificeerde deelnemingen in de instelling;
• c. persoonlijke of professionele relaties met personeel van de instellingen of entiteiten die onder de prudentiële consolidatie vallen (bv. nauwe familiebanden);
• d. andere banen en eerdere banen uit het recente verleden (bv. vijf jaar);
• e. persoonlijke of professionele relaties met relevante externe belanghebbenden (bv. banden hebben met belangrijke leveranciers, adviesbedrijven of andere dienstverleners);
• f. lidmaatschap van een orgaan of eigendom van een orgaan of entiteit met conflicterende belangen;
• g. politieke invloed of politieke relaties.

¹⁴ Raadpleeg de richtsnoeren van EBA inzake interne governance voor het beleid inzake belangenconflicten bij personeel.

Alle feitelijke en potentiële belangenconflicten op het niveau van het leidinggevend orgaan dienen naar behoren te worden gecommuniceerd, besproken en gedocumenteerd; er dienen besluiten over te worden genomen en er dient op passende wijze mee om te worden gegaan door het leidinggevend orgaan (d.w.z. dat de vereiste beperkende maatregelen dienen te worden genomen). Een lid van het leidinggevend orgaan dient zich te onthouden van stemmen over kwesties waarin hij of zij een belangenconflict heeft¹⁵ .

¹⁵ Raadpleeg de richtsnoeren van EBA inzake interne governance voor het beleid inzake belangenconflicten bij personeel.

Instellingen dienen bevoegde autoriteiten ervan op de hoogte te stellen wanneer zij een belangenconflict hebben vastgesteld dat van invloed kan zijn op de onafhankelijkheid van geest van een lid van het leidinggevend orgaan, en daarbij te vermelden welke beperkende maatregelen zijn getroffen.

Het feit dat een lid van het leidinggevend orgaan aandeelhouder, eigenaar of lid is van een instelling, lid is van gelieerde maatschappijen of gelieerde entiteiten, of privérekeningen of leningen heeft bij de instelling of een entiteit binnen de consolidatie, of gebruikmaakt van andere diensten van die instelling of entiteit, dient op zichzelf niet te worden beschouwd als een factor die van invloed is op de onafhankelijkheid van geest van dat lid.¹⁶

¹⁶ Zie punt 114 van de richtsnoeren van EBA inzake interne governance.