9.3 Onafhankelijke leden van het leidinggevend orgaan van een relevante instelling in zijn toezichtfunctie

Het wordt beschouwd als een goede praktijk voor alle relevante instellingen om in het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie onafhankelijke leden als genoemd in punt 80 en niet-onafhankelijke leden te hebben.

Bij het bepalen van het aantal onafhankelijke leden dat nodig is, dient het evenredigheidsbeginsel in acht te worden genomen. Leden die werknemers vertegenwoordigen in het leidinggevend orgaan, dienen buiten beschouwing te worden gelaten bij de bepaling van het nodige aantal onafhankelijke leden in het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie. Onverminderd eventuele aanvullende vereisten die worden opgelegd door het nationale recht, dient het volgende te gelden:

• a. De volgende relevante instellingen dienen een leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie te hebben met een voldoende aantal onafhankelijke leden:
• i. significante RKV-instellingen;
• ii. beursgenoteerde relevante instellingen.
• b. Relevante instellingen die significant noch beursgenoteerd zijn, dienen als algemeen beginsel ten minste één onafhankelijk lid te hebben binnen het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie. Bevoegde autoriteiten mogen echter geen onafhankelijke bestuurders eisen binnen:
• i. relevante instellingen die volledig eigendom zijn van een relevante instelling, met name wanneer de dochteronderneming in dezelfde lidstaat is gevestigd als de relevante moederinstelling;
• ii. beleggingsondernemingen die voldoen aan de criteria uit artikel 32, lid 4, onder a), van Richtlijn 2019/2034/EU of de andere criteria die door een relevante lidstaat zijn vastgesteld overeenkomstig artikel 32, leden 5 en 6, van Richtlijn 2019/2034/EU.
• c. De onafhankelijke leden dienen binnen de totale verantwoordelijkheid van het leidinggevend orgaan een sleutelrol te vervullen bij het verhogen van de doeltreffendheid van de controlemechanismen binnen de relevante instellingen, door het toezicht op de besluitvorming door het management te verbeteren en te waarborgen dat:
• d. in de besprekingen en de besluitvorming van het leidinggevend orgaan voldoende rekening wordt gehouden met de belangen van alle belanghebbenden, waaronder minderheidsaandeelhouders. Onafhankelijke leden zouden ook kunnen helpen een te overheersende rol van afzonderlijke leden van het leidinggevend orgaan die een specifieke groep of categorie belanghebbenden vertegenwoordigen, in te perken of hier een tegenwicht voor te vormen;
• e. geen individueel lid of kleine groep leden de besluitvorming overheerst; en
• f. belangenconflicten tussen de instelling, haar bedrijfseenheden, andere entiteiten binnen het boekhoudkundige consolidatiebereik en externe stakeholders, waaronder cliënten, naar behoren worden beheerd.

Onverminderd punt 91 wordt er in de volgende situaties van uitgegaan dat een lid van het leidinggevend orgaan van een relevante instelling in zijn toezichtfunctie niet ‘onafhankelijk’ is:

• a. Het lid heeft of had een mandaat als lid van het leidinggevend orgaan in zijn bestuursfunctie binnen een instelling binnen de prudentiële consolidatie, tenzij hij of zij een dergelijke functie niet in de voorgaande vijf jaar heeft bekleed.
• b. Het lid is een meerderheidsaandeelhouder van de relevante instelling, als vastgesteld aan de hand van de gevallen die worden genoemd in artikel 22, lid 1, van Richtlijn 2013/34/EU, of vertegenwoordigt de belangen van een meerderheidsaandeelhouder, met inbegrip van situaties waarin de eigenaar een lidstaat of een ander overheidsorgaan is.
• c. Het lid heeft een significante financiële of zakelijke relatie met de relevante instelling.
• d. Het lid is een werknemer van of is anderszins verbonden met een meerderheidsaandeelhouder van de relevante instelling.
• e. Het lid is werknemer van een entiteit binnen de consolidatie, behalve wanneer wordt voldaan aan elk van de volgende voorwaarden:
• i. Het lid behoort niet tot het hoogste hiërarchische niveau van de instelling, dat direct verantwoording verschuldigd is aan het leidinggevend orgaan.
• ii. Het lid is gekozen in de toezichthoudende functie in de context van een systeem van werknemersvertegenwoordiging, en het nationale recht voorziet in voldoende bescherming tegen ontslag op ondeugdelijke gronden en andere vormen van oneerlijke behandeling.
• f. Het lid is in het verleden werkzaam geweest in een functie op het hoogste hiërarchische niveau in de relevante instelling of een andere entiteit binnen de prudentiële consolidatie, waarbij hij alleen rechtstreeks verantwoording schuldig was aan het leidinggevend orgaan, en er zijn niet ten minste drie jaar verstreken tussen de beëindiging van die dienstbetrekking en de aanvaarding van zijn functie bij het leidinggevend orgaan.
• g. Het lid is in de voorgaande drie jaar de belangrijkste of een belangrijke professionele adviseur, een externe auditor of een belangrijke consultant geweest van de relevante instelling of van een andere entiteit binnen de prudentiële consolidatie, of anderszins een werknemer die in belangrijke mate verbonden was met de verleende dienst.
• h. Het lid is of was in het afgelopen jaar een belangrijke leverancier of cliënt van de relevante instelling of een andere entiteit binnen de prudentiële consolidatie of had een andere zakelijke relatie van betekenis, of is een hogere leidinggevende van of is anderszins direct of indirect verbonden met een belangrijke leverancier, cliënt of commerciële entiteit die een zakelijke relatie van betekenis heeft.
• i. Het lid ontvangt, naast beloning voor zijn of haar rol en beloning voor het dienstverband overeenkomstig punt c), significante vergoedingen of andere voordelen van de relevante instelling of een andere entiteit binnen de prudentiële consolidatie.
• j. Het lid is gedurende twaalf opeenvolgende jaren of langer lid geweest van het leidinggevend orgaan.
• k. Het lid is een naast familielid van een lid van het leidinggevend orgaan van de relevante instelling in zijn bestuursfunctie of een andere entiteit binnen de prudentiële consolidatie, of van een persoon in de situatie die wordt genoemd in de punten a) tot en met h).

Het enkele feit dat wordt voldaan aan een of meer situaties uit punt 89 betekent niet automatisch dat een lid wordt gekwalificeerd als niet-onafhankelijk. Wanneer voor een lid een of meer van de situaties van punt 89 gelden, kan de relevante instelling aan de bevoegde autoriteit aantonen dat het lid desondanks moet worden beschouwd als ‘onafhankelijk’. Hiertoe dienen relevante instellingen bij de bevoegde autoriteit te kunnen rechtvaardigen waarom zij menen dat het vermogen van het lid om objectief en afgewogen te oordelen en onafhankelijk besluiten te nemen, niet wordt aangetast door de situatie.

Voor de toepassing van punt 90 dienen relevante instellingen er rekening mee te houden dat het feit dat een lid aandeelhouder is van een relevante instelling, privérekeningen of leningen heeft bij een relevante instelling of andere diensten daarvan gebruikt, anders dan de gevallen die expliciet in deze paragraaf worden genoemd, niet dient te leiden tot een situatie waarin het lid als niet-onafhankelijk wordt beschouwd zolang een passende de minimis -drempel niet wordt overschreden. Dergelijke relaties dienen in aanmerking te worden genomen binnen het beheer van belangenconflicten overeenkomstig de relevante EBA-richtsnoeren inzake interne governance.