18. Beoordeling van de geschiktheid van individuele leden van het leidinggevend orgaan

Instellingen dienen van leden van het leidinggevend orgaan te eisen dat zij hun geschiktheid aantonen door ten minste de documentatie te verstrekken die door bevoegde autoriteiten wordt geëist voor de beoordeling van geschiktheid, overeenkomstig titel VIII van en bijlage III bij deze richtsnoeren.

Als onderdeel van de beoordeling van de geschiktheid van een individueel lid van het leidinggevend orgaan dienen instellingen:

• a. informatie over de geschiktheid van het lid te verzamelen via verscheidene kanalen en instrumenten (bv. diploma’s en certificaten, aanbevelingsbrieven, cv’s, gesprekken, vragenlijsten);
• b. informatie te verzamelen over de reputatie, integriteit en eerlijkheid van de beoordeelde persoon, met inbegrip van een beoordeling of er redelijke gronden zijn om te vermoeden dat er sprake is of is geweest van ML/TF of een poging daartoe of dat het risico daarop kan toenemen;
• c. de onafhankelijkheid van geest van de beoordeelde persoon te onderzoeken;
• d. van de beoordeelde persoon te eisen dat hij of zij verifieert dat de verstrekte informatie juist is en waar nodig het bewijs daarvan levert;
• e. van de beoordeelde persoon te eisen dat hij eventuele feitelijke en potentiële belangenconflicten meldt;
• f. zoveel als mogelijk de juistheid van de door de beoordeelde persoon verstrekte informatie te valideren;
• g. de uitkomsten van de beoordeling te bespreken in het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie of, indien dit is ingesteld, in het benoemingscomité; en
• h. waar nodig, overeenkomstig hoofdstuk 22 corrigerende maatregelen te treffen om de individuele geschiktheid van de leden van het leidinggevend orgaan te waarborgen.

Wanneer er een kwestie is die aanleiding geeft tot bezorgdheid over de geschiktheid van een lid van het leidinggevend orgaan, dient te worden beoordeeld hoe deze bezorgdheid de geschiktheid van de betrokken persoon beïnvloedt. Bij deze beoordeling dienen instellingen rekening te houden met de aanwezigheid van gegronde redenen om te vermoeden dat er sprake is of is geweest van ML/TF of een poging daartoe of dat het risico daarop kan toenemen.

Instellingen dienen schriftelijk een beschrijving vast te leggen van de functie waarvoor een beoordeling is verricht, met inbegrip van de rol van die functie binnen de instelling. Zij dienen de uitkomst van de geschiktheidsbeoordeling te beschrijven aan de hand van de volgende criteria:

• a. besteden van genoeg tijd;
• b. naleving van de beperking van het aantal bestuursfuncties uit hoofde van artikel 91, lid 3, van Richtlijn 2013/36/EU door leden van het leidinggevend orgaan die een bestuursfunctie bekleden in een significante RKV-instelling;
• c. voldoende kennis, vaardigheden en ervaring;
• d. goede reputatie, eerlijkheid en integriteit;
• e. onafhankelijkheid van geest.