17. Skupni elementi za ocenjevanje individualne in kolektivne primernosti članov upravljalnega organa

Če v teh smernicah ni določeno drugače, bi moral upravljalni organ v nadzorni funkciji ali, kadar je ustanovljena, komisija za imenovanja zagotoviti, da se pred imenovanjem članov upravljalnega organa oceni njihova individualna in kolektivna primernost. Pri tem lahko sodeluje z drugimi komisijami (npr. komisijo za tveganja in revizijsko komisijo) in notranjimi funkcijami (npr. kadrovsko funkcijo, funkcijo za pravne zadeve ali kontroln i mi funkcijami). Za določitev končne ocene primernosti bi moral biti odgovoren upravljalni organ v nadzorni funkciji.

Z odstopanjem od odstavka 134 se lahko ocenjevanje individualne in kolektivne primernosti člana izvede po njegovem imenovanju v katerem koli od naslednjih primerov, ki jih institucija ustrezno utemelji:

• a. delničarji, lastniki ali člani institucije na skupščini delničarjev ali enakovredni seji predlagajo in imenujejo člane upravljalnega organa, ki jih ni predlagala institucija ali upravljalni organ (npr. sistem kandidatnih list);
• b. izvedba celovitega ocenjevanja primernosti pred imenovanjem člana bi zmotila dobro delovanje upravljalnega organa, vključno z naslednjimi okoliščinami:
• i. kadar se nenadoma ali nepričakovano pojavi potreba po zamenjavi članov, npr. zaradi smrti člana, in
• ii. kadar je član razrešen, ker ni več primeren.

Pri ocenjevanju primernosti bi bilo treba upoštevati vse zadeve, ki so pomembne in so na voljo za ocenjevanje. Institucije bi morale upoštevati tveganja, vključno s tveganjem ugleda, ki se pojavijo, kadar se ugotovijo kakršne koli slabosti, ki vplivajo na individualno ali kolektivno primernost članov upravljalnega organa.

Kadar člane imenuje skupščina delničarjev ter kadar je bilo ocenjevanje individualne in kolektivne primernosti članov izvedeno pred zasedanjem skupščine delničarjev, bi morale institucije delničarjem pred zasedanjem priskrbeti ustrezne informacije o rezultatih ocenjevanja. Kadar je primerno, bi moralo ocenjevanje zajemati različne alternativne sestave upravljalnega organa, ki se lahko predstavijo delničarjem.

Kadar v ustrezno utemeljenih primerih iz odstavka 135 člane imenujejo delničarji pred ocenjevanjem primernosti, bi moralo biti imenovanje teh članov odvisno od pozitivne ocene njihove primernosti. V teh primerih bi morale institucije oceniti primernost članov in sestave upravljalnega organa takoj, ko je to izvedljivo, in najpozneje en mesec po njihovem imenovanju. Če se z naknadnim ocenjevanjem, ki ga izvede institucija, ugotovi, da član ni primeren za svojo funkcijo, bi morala biti zadevni član in pristojni organ o tem takoj obveščena. Institucije bi morale o izvedenem ocenjevanju in potrebi po imenovanju drugih članov obvestiti tudi delničarje.

Institucije bi morale zagotoviti, da imajo delničarji popoln dostop do ustreznih in praktičnih informacij o obveznosti, da morajo biti posamezni člani upravljalnega organa in upravljalni organ kot celota vedno primerni. Delničarjem bi morale tako zagotovljene informacije o primernosti upravljalnega organa in njegovih članov omogočiti, da sprejmejo premišljene odločitve in odpravijo morebitne pomanjkljivosti v zvezi s sestavo upravljalnega organa ali njegovimi posameznimi člani.

Kadar nekatere člane imenuje upravljalni organ, bi bilo treba ocenjevanje njihove primernosti izvesti, preden dejansko začnejo opravljati svojo funkcijo. V ustrezno utemeljenih primerih iz odstavka 135 se lahko ocenjevanje primernosti člana izvede po njegovem imenovanju, in sicer takoj, ko je to izvedljivo, vendar najpozneje en mesec po imenovanju.

Institucije bi morale pri ocenjevanju kolektivne primernosti upravljalnega organa upoštevati rezultate ocenjevanja primernosti posameznega člana upravljalnega organa in obratno. Slabosti, ugotovljene v skupni sestavi upravljalnega organa ali njegovih komisij, ne bi smele nujno pripeljati do sklepa, da določen član individualno ni primeren.

Institucije bi morale dokumentirati rezultate svojega ocenjevanja primernosti, zlasti vse ugotovljene vrzeli med potrebno ter dejansko individualno in kolektivno primernostjo članov upravljalnega organa, in ukrepe, ki jih bodo sprejele za odpravo teh pomanjkljivosti.

Institucije bi morale pristojnim organom sporočiti rezultate ocenjevanja primernosti novih članov upravljalnega organa, vključno z rezultati svojega ocenjevanja kolektivne sestave upravljalnega organa v skladu z določenimi postopki iz oddelka 23. To bi moralo vključevati dokumentacijo in informacije iz Priloge III²² .

²² Glej tudi osnutek regulativnih tehničnih standardov na podlagi člena 7(4) Direktive 2014/65/EU in osnutek izvedbenih tehničnih standardov na podlagi člena 7(5) Direktive 2014/65/EU v zvezi z informacijami, ki se predložijo med postopkom za izdajo dovoljenja: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714 - rts - authorisation_en.pdf i n https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015 - 1858_ - _final_report_ - _draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Glej tudi posvetovalni dokument o osnutku regulativnih tehničnih standardov o izdaji dovoljenja, ki ga je izdal organ EBA.

Institucije bi morale na zahtevo pristojnih organov predložiti dodatne informacije, potrebne za ocenjevanje individualne ali kolektivne primernosti članov upravljalnega organa. V primeru ponovnega imenovanja so lahko te informacije omejene na pomembne spremembe.