17. Gemensamma faktorer för bedömning av lämpligheten hos enskilda ledamöter i ledningsorganet och hos ledningsorganet som helhet

Såvida inte annat anges i dessa riktlinjer bör ledningsorganet i sin tillsynsfunktion eller, om en sådan har inrättats, nomineringskommittén säkerställa att bedömningarna av den enskilda lämpligheten hos enskilda ledamöter i ledningsorganet och hos ledningsorganet som helhet utförs innan utnämningen sker. De får ha kontakt med andra kommittéer (t.ex. risk- och revisionskommittéer) och interna funktioner (t.ex. personal-, juridik- eller kontrollfunktioner). Ledningsorganet i sin tillsynsfunktion bör ansvara för att fastställa de slutliga lämplighetsbedömningarna.

Genom undantag från punkt 134 får bedömningarna av den enskilda och gemensamma lämpligheten utföras efter det att ledamoten utnämnts i något av följande fall, för vilka institutet har lämnat en vederbörlig motivering:

• a. Institutets aktieägare, ägare eller ledamöter nominerar och utnämner ledamöter i ledningsorganet vid bolagsstämman eller motsvarande möte som inte har föreslagits av institutet eller av ledningsorganet, t.ex. genom ett system med en lista över kandidater.
• b. En fullständig lämplighetsbedömning före utnämningen av en ledamot skulle störa ledningsorganets sunda funktion, inbegripet som ett resultat av följande situationer:
• i. Om behovet av att ersätta ledamöter uppstår plötsligt eller oväntat, t.ex. genom en ledamots dödsfall.
• ii. Om ledamoten avsätts på grund av att denne inte längre är lämplig.

Lämplighetsbedömningarna bör beakta alla frågor som är relevanta och tillgängliga för bedömningarna. Instituten bör beakta de risker, inklusive anseenderisker, som uppstår om eventuella svagheter identifieras som påverkar den enskilda eller kollektiva lämpligheten hos ledamöterna i ledningsorganet.

Om ledamöter utnämns av bolagsstämman och om bedömningen av den enskilda och kollektiva lämpligheten hos ledamöterna har utförts före bolagsstämman bör instituten tillhandahålla lämplig information om bedömningsresultaten till aktieägarna före stämman. I tillämpliga fall bör bedömningen omfatta olika alternativa sammansättningar av ledningsorganet som kan introduceras för aktieägarna.

Om ledamöter i de vederbörligen motiverade fall som avses i punkt 135 utnämns av aktieägare innan en lämplighetsbedömning utförs, bör utnämningen bli föremål för en positiv bedömning av deras lämplighet. I dessa fall bör instituten bedöma ledamöternas lämplighet och ledningsorganets sammansättning så snart som är praktiskt möjligt och senast inom en månad efter det att ledamöterna utnämnts. Om institutets efterföljande bedömning skulle resultera i att en ledamot inte anses vara lämplig för sin befattning bör ledamoten och den behöriga myndigheten omedelbart underrättas. Instituten bör även underrätta aktieägare om den utförda bedömningen och om behovet av att utnämna andra ledamöter.

Instituten bör säkerställa att aktieägare har full tillgång till relevant och praktisk information om skyldigheten att ledamöterna i ledningsorganet och ledningsorganet som helhet vid alla tidpunkter måste vara lämpliga. Information till aktieägarna om ledningsorganets och dess ledamöters lämplighet bör göra det möjligt för aktieägare att fatta välgrundade beslut och att åtgärda eventuella brister i ledningsorganets eller dess enskilda ledamöters sammansättning.

Om vissa ledamöter utnämns av ledningsorganet bör sådana bedömningar utföras innan de utför sina uppgifter i praktiken. I de vederbörligen motiverade fall som avses i punkt 135 får lämplighetsbedömningen utföras efter det att ledamoten utnämnts. Detta bör göras så snart det är praktiskt möjligt men senast inom en månad från och med utnämningsdatumet.

Instituten bör beakta resultaten från lämplighetsbedömningen av den enskilda ledamoten i ledningsorganet vid bedömningen av lämpligheten för ledningsorganet som helhet och omvänt. Att brister identifieras i ledningsorganets eller dess kommittéers övergripande sammansättning bör inte nödvändigtvis leda till slutsatsen att en viss ledamot är olämplig.

Instituten bör dokumentera resultaten från sina lämplighetsbedömningar, i synnerhet eventuella brister som identifierats mellan den nödvändiga och den faktiska enskilda och kollektiva lämpligheten hos ledamöter i ledningsorganet samt åtgärder som ska vidtas för att avhjälpa dessa brister.

Instituten bör till behöriga myndigheter överlämna resultatet från lämplighetsbedömningarna av nya ledamöter i ledningsorganet, inbegripet institutets bedömning av ledningsorganets sammansättning som helhet i enlighet med de förfaranden som avses i avsnitt 23. Detta bör omfatta den dokumentation och information som förtecknas i bilaga III.²²

²² Se även förslag till tekniska standarder för tillsyn i artikel 7.4 i direktiv 2014/65/EU och förslag till tekniska standarder för genomförande i artikel 7.5 i direktiv 2014/65/EU om den information som ska tillhandahållas vid auktorisation: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714-rts-authorisation_en.pdf och https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015-1858_-_final_report_-_draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Se även samrådsdokumentet om förslag till tekniska standarder för tillsyn om auktorisation som offentliggörs av EBA.

Instituten bör på begäran av de behöriga myndigheterna tillhandahålla ytterligare information som krävs för bedömningen av den enskilda eller kollektiva lämpligheten hos ledamöterna i ledningsorganet. Vid förnyad utnämning kan denna information begränsas till relevanta ändringar.