17. Ylimmän hallintoelimen jäsenten henkilökohtaisen ja kokonaisuuteen liittyvän sopivuuden arviointia koskevat yhteiset tekijät

Jos näissä ohjeissa ei toisin todeta, valvontatoimintoaan hoitavan ylimmän hallintoelimen tai nimitysvaliokunnan, jos sellainen on perustettu, tulisi varmistaa, että ylimmän hallintoelimen jäsenten henkilökohtaisen ja kokonaisuuteen liittyvän sopivuuden arvioinnit laaditaan ennen jäsenten nimitystä. Tällöin voidaan tehdä yhteistyötä muiden valiokuntien (esim. riski- ja tarkastusvaliokuntien) ja sisäisten toimintojen (esim. henkilöresursseista, lainsäädännöstä tai valvonnasta vastaavien toimintojen) kanssa. Valvontatoimintoaan hoitavan ylimmän hallintoelimen tulisi olla vastuussa lopullisten sopivuusarviointien määrittämisestä.

Edellä 134 kohdasta poiketen henkilökohtaisen ja kokonaisuuteen liittyvän sopivuuden arvioinnit voidaan tehdä jäsenen nimityksen jälkeen seuraavissa tapauksissa, joiden osalta laitos on toimittanut asianmukaisen perustelun:

• a. laitoksen osakkeenomistajat, omistajat tai jäsenet asettavat ehdolle ja nimittävät yhtiökokouksessa tai muussa vastaavassa kokouksessa ylimmän hallintoelimen jäseniä, joita laitos tai ylin hallintoelin ei ole asettanut ehdolle, esim. ehdokaslistaan perustuvassa järjestelmässä
• b. täydellinen sopivuusarviointi jo ennen jäsenen nimitystä vaikeuttaisi ylimmän hallintoelimen toimintaa esimerkiksi seuraavissa tilanteissa:
• i. kun jäsenet on korvattava äkillisesti tai odottamattomasti esim. jäsenen kuolemantapauksen yhteydessä ja
• ii. kun jäsen erotetaan, koska hän ei enää sovellu tehtäviinsä.

Sopivuusarvioinneissa tulisi ottaa huomioon kaikki tiedossa olevat seikat, jotka ovat arviointien kannalta merkityksellisiä. Laitosten tulisi kiinnittää huomiota maineriskiin ja muihin riskeihin, joita syntyy siinä tapauksessa, että havaitaan puutteita, jotka heikentävät ylimmän hallintoelimen jäsenten henkilökohtaista sopivuutta tai sopivuutta kokonaisuuden kannalta.

Kun jäsenet nimitetään yhtiökokouksessa ja kun jäsenten henkilökohtaisen ja kokonaisuuteen liittyvä sopivuuden arviointi on tehty ennen yhtiökokousta, laitosten tulisi antaa arvioinnin tuloksista asiaankuuluvat tiedot osakkeenomistajille ennen kokousta. Arviointiin tulisi tarvittaessa sisällyttää ylimmän hallintoelimen vaihtoehtoisia kokoonpanoja, joita voidaan esitellä osakkeenomistajille.

Kun osakkeenomistajat nimittävät jäsenet 135 kohdassa tarkoitetuissa perustelluissa tapauksissa ennen sopivuusarvioinnin tekemistä, nimityksen edellytykseksi tulisi asettaa myönteinen arviointi heidän sopivuudestaan. Laitosten tulisi tällöin arvioida jäsenten sopivuus ja ylimmän hallintoelimen kokoonpano heti, kun se on käytännössä mahdollista, ja viimeistään kuukauden kuluessa jäsenten nimityksestä. Jos jäsen todetaan laitoksen myöhemmässä arvioinnissa toimeensa sopimattomaksi, jäsenelle ja toimivaltaiselle viranomaiselle tulisi ilmoittaa asiasta viipymättä. Laitosten tulisi ilmoittaa tekemästään arvioinnista ja tarpeesta nimittää eri jäsenet myös osakkeenomistajille.

Laitosten tulisi varmistaa, että osakkeenomistajien saatavilla ovat kaikki asiaankuuluvat käytännön tiedot velvollisuudesta, jonka mukaan ylimmän hallintoelimen jäsenten tulisi soveltua tehtäviinsä aina henkilökohtaisesti ja kollektiivisesti. Osakkeenomistajien tulisi voida tehdä ylimmän hallintoelimen ja sen jäsenten sopivuudesta asiantuntevia päätöksiä saamiensa tietojen perusteella ja poistaa ylimmän hallintoelimen kokoonpanossa tai jäsenten osalta havaitut mahdolliset puutteet.

Kun jotkin jäsenistä nimittää ylin hallintoelin, tällaiset arvioinnit tulisi tehdä ennen kuin jäsenet hoitavat tosiasiallisesti tointaan. Sopivuusarviointi voidaan tehdä edellä 135 kohdassa tarkoitetuissa perustelluissa tapauksissa jäsenen nimityksen jälkeen. Arviointi tulisi tehdä heti, kun se on käytännössä mahdollista, ja viimeistään kuukauden kuluessa nimityspäivästä.

Kun laitos arvioi ylimmän hallintoelimen sopivuutta kokonaisuuden kannalta, sen tulisi ottaa huomioon ylimmän hallintoelimen yksittäisen jäsenen sopivuusarvioinnin tulokset ja päinvastoin. Ylimmän hallintoelimen tai sen valiokuntien yleisessä kokoonpanossa havaitut puutteet eivät välttämättä merkitse, ettei tietty jäsen sovi henkilökohtaisesti tehtäväänsä.

Laitosten tulisi dokumentoida sopivuusarvioinnin tulokset ja erityisesti puutteet, joita on havaittu tarvittavan ja tosiasiallisen sopivuuden välillä ylimmän hallintoelimen jäsenten henkilökohtaisessa sopivuudessa ja sopivuudessa kokonaisuuden kannalta sekä toimenpiteet, joilla nämä puutteet on määrä poistaa.

Laitosten tulisi lähettää toimivaltaisille viranomaisille ylimmän hallintoelimen uusien jäsenten sopivuusarviointien tulokset, edellä 23 jaksossa tarkoitettujen menettelyjen mukaisesti laadittu ylimmän hallintoelimen kollektiivisen kokoonpanon arviointi mukaan lukien. Tuloksiin tulisi sisältyä liitteessä III luetellut asiakirjat ja tiedot.²²

²² Ks. myös direktiivin 2014/65/EU 7 artiklan 4 kohdan nojalla annettavien teknisten sääntelystandardien luonnos ja direktiivin 2014/65/EU 7 artiklan 5 kohdan nojalla toimiluvan myöntämisajankohtana annettavien teknisten täytäntöönpanostandardien luonnos: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714-rts-authorisation_en.pdf ja https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015-1858_-_final_report_-_draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Ks. myös EPV:n julkaisema kuulemisasiakirja lupaa koskevien teknisten sääntelystandardien luonnoksesta.

Laitosten tulisi antaa toimivaltaisten viranomaisten pyynnöstä lisätietoja, joita tarvitaan ylimmän hallintoelimen jäsenten henkilökohtaisen tai kokonaisuuteen liittyvän sopivuuden arviointia varten. Jäsenen uudelleenvalinnan tapauksessa tällaiset tiedot voidaan antaa vain merkityksellisistä muutoksista.