17. Общи изисквания за оценката на индивидуалната и колективна пригодност на членовете на ръководния орган

Освен ако е определено друго в насоките, ръководният орган в контролната му функция или комитетът за подбор, ако е създаден такъв, следва да гарантират извършването на оценки на индивидуалната и колективна пригодност на членовете на ръководния орган, преди да бъдат назначени. Те може да си сътрудничат с други комитети (напр. комитета по риска и одитния комитет) и вътрешни функции (напр. функция „Човешки ресурси“, правна или контролна функция). Ръководният орган в контролната му функция следва да отговаря за определянето на окончателните оценки на пригодността.

Чрез дерогация от точка 134 оценките на индивидуалната и колективна пригодност на членовете на ръководния орган може да се извършват след назначаването на члена във всеки от следните случаи, когато институцията е предоставила надлежна обосновка:

• а. акционери, собственици или членове на институцията предлагат и назначат на събрание на акционерите или на еквивалентно събрание, членове на ръководния орган, които не са били предложени от институцията или от ръководния орган, например система с предварителни избирателни списъци;
• б. цялостната оценка на пригодността преди назначаването на даден член би нарушила стабилното функциониране на ръководния орган, включително в резултат на следните ситуации:
• i. когато внезапно или неочаквано възникне необходимост от замяна на членове, например смърт на член; както и
• ii. когато даден член бъде отстранен, тъй като той или тя вече не е пригоден/пригодна.

В оценките на пригодността следва да се вземат предвид всички въпроси, които са свързани с оценките и за които има информация. Институциите следва да вземат предвид рисковете, включително репутационния риск, който може да възникне, ако бъдат установени някакви слабости, засягащи индивидуалната или колективна пригодност на членовете на ръководния орган.

Когато членовете се назначават от общото събрание на акционерите и когато оценката на индивидуалната или колективна пригодност на членовете е направена преди общото събрание на акционерите, институциите следва да предоставят на акционерите подходяща информация относно резултатите от оценката преди събранието. По целесъобразност, оценката следва да включва различни алтернативни състави на ръководния орган, които може да бъдат представени пред акционерите.

Когато, в надлежно обоснованите случаи, посочени в точка 135, членовете са назначени от акционерите, преди да се направи оценка на пригодността, назначаването следва да бъде обвързано с положителна оценка на тяхната пригодност. В тези случаи институциите следва да оценяват пригодността на членовете и състава на ръководния орган във възможно най - кратък срок и най - късно в рамките на един месец от назначаването на членовете. Ако последващата оценка от институцията е довела до решението, че даден член не се счита за пригоден за неговата или нейната позиция, членът и ръководният орган следва да бъдат информирани своевременно. Институциите следва да уведомяват и акционерите за извършената оценка и необходимостта да назначат различни членове.

Институциите следва да гарантират пълен достъп на акционерите до относима и практическа информация относно задължението за колективна пригодност във всеки един момент на членовете на ръководния орган и на ръководния орган . Въз основа на информацията, която се предоставя на акционерите по отношение на пригодността на ръководния орган и на неговите членове, акционерите следва да могат да вземат информирани решения и да отстраняват евентуални недостатъци в състава на ръководния орган или неговите отделни членове.

Когато някои членове се назначават от ръководния орган, тези оценки следва да се извършват преди те да започнат ефективно да изпълняват своите функции. В надлежно обосновани случаи, посочени в точка 135, оценката на пригодността може да се прави след назначаването на члена. Тя следва да се прави в най - кратки срокове, но най - късно в рамките на един месец от датата на назначаване.

Институциите следва да вземат предвид резултатите от оценката на индивидуалната пригодност на членовете на ръководния орган, когато разглеждат колективната пригодност на ръководния орган и обратното. Установените слабости в рамките на пълния състав на ръководния орган или неговите комитети не следва непременно да водят до заключението, че конкретен отделен член не е пригоден.

Институциите следва да документират резултатите от своите оценки на пригодността, и по - специално всички установени слабости между необходимата и действителната индивидуалната и колективна пригодност на членовете на ръководния орган и мерките, които следва да се предприемат за преодоляването им.

Институциите следва да предоставят на компетентните органи резултатите от оценките на пригодността за нови членове на ръководния орган, включително извършената оценка от институцията по отношение състава на ръководния орган колективно в съответствие с определените процедури, посочени в раздел 23. Това следва да включва документацията и информацията, посочени в приложение III²² .

²² Вж. също проект на регулаторни технически стандарти съгласно член 7, параграф 4 от Директива 2014/65/ЕС и проект на технически стандарти за изпълнение съгласно член 7, параграф 5 от Директива 2014/65/ЕС относно информацията, която следва да се предоставя за издаването на лиценз: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714 - rts - authorisation_en.pdf и https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015 - 1858_ - _final_report_ - _draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. вж. също така документа за консултация относно проекта на регулаторни технически стандарти относно лицензирането, публикуван от ЕБО.

При поискване от компетентните органи, институциите следва да предоставят допълнителна информация, необходима за оценката на индивидуалната или колективна пригодност на членовете на ръководния орган. В случай на преназначаване може да се предоставя информация само за съответните промени.