17. Requisitos comuns de avaliação da adequação individual e coletiva dos membros do órgão de administração

Salvo disposição em contrário nas presentes orientações, o órgão de administração na sua função de fiscalização ou, se constituído, o comité de nomeações, devem certificar-se de que as avaliações da adequação individual e coletiva dos membros do órgão de administração são realizadas antes da sua nomeação. Podem entrar em contacto com outros comités (por exemplo, o comité de riscos e auditoria) e funções internas (por exemplo, funções de recursos humanos, jurídica ou de controlo). O órgão de administração na sua função de fiscalização deve ser responsável pela determinação das avaliações finais de adequação.

Em derrogação do número 134 das presentes orientações, as avaliações da adequação coletiva e individual podem ser realizadas após a nomeação dos membros em qualquer dos casos a seguir indicados, desde que a instituição apresente uma justificação razoável:

• a. os acionistas, os proprietários ou os membros da instituição propõem e nomeiam, na assembleia de acionistas ou noutra assembleia equivalente, membros do órgão de administração que não tenham sido propostos pela instituição ou pelo órgão de administração (por exemplo, sistema de reserva);
• b. uma avaliação exaustiva da adequação de um membro antes da sua nomeação perturbaria o bom funcionamento do órgão de administração, designadamente nas seguintes situações:
• i. em caso de necessidade súbita ou inesperada de substituição de membros (por exemplo, no caso de morte de um membro); e
• ii. em caso de afastamento de um membro por já não ser considerado adequado para o exercício da função.

As avaliações de adequação devem ter em conta todas as matérias relevantes e disponíveis para as avaliações. As instituições devem ter em conta os riscos, incluindo os riscos para a reputação, que possam surgir caso sejam identificados pontos fracos que afetem a adequação individual ou coletiva dos membros do órgão de administração.

Nos casos em que os membros sejam nomeados em assembleia geral de acionistas e em que as avaliações da adequação individual e coletiva dos membros tenham sido realizadas antes da referida assembleia, as instituições devem, antes da assembleia, fornecer aos acionistas informações adequadas sobre os resultados da avaliação. Se adequado, as avaliações devem incluir várias composições alternativas do órgão de administração que sejam passíveis de serem apresentadas aos acionistas.

Nos casos devidamente justificados referidos no número 135 das presentes orientações em que os membros sejam nomeados por acionistas antes de ser realizada uma avaliação da adequação, tal nomeação deve estar condicionada a uma avaliação positiva da adequação desses membros. Nestes casos, as instituições devem avaliar a adequação dos membros e a composição do órgão de administração no mais curto espaço de tempo possível, que não deverá exceder um mês após a nomeação dos membros. Se a avaliação subsequente realizada pela instituição considerar o membro não adequado para o desempenho do cargo em causa,

• o membro em questão e a autoridade competente devem ser informados sem demora. As instituições devem ainda informar os acionistas sobre a avaliação efetuada e sobre a necessidade de nomear outros membros.

As instituições devem certificar-se de que os acionistas têm pleno acesso às informações relevantes e práticas sobre a obrigação de adequação permanente a que os membros do órgão de administração, em termos individuais e coletivos, estão sujeitos. As informações prestadas aos acionistas relativamente à adequação do órgão de administração e dos seus membros devem permitir aos acionistas tomar decisões informadas e resolver eventuais lacunas na composição do órgão de administração ou dos seus membros individuais.

Nos casos em que alguns dos membros sejam nomeados pelo órgão de administração, tais avaliações deverão ser realizadas antes de os membros em causa assumirem efetivamente as suas funções. Nos casos devidamente justificados referidos no número 135 das presentes orientações, a avaliação da adequação poderá ser realizada após a nomeação do membro. A avaliação em causa deverá ser realizada assim que possível, não excedendo o prazo de um mês após a data da nomeação.

As instituições devem ter em conta os resultados da avaliação da adequação individual dos membros do órgão de administração quando avaliam a adequação coletiva do órgão de administração e vice-versa. Os pontos fracos identificados na composição global do órgão de administração ou dos seus comités não devem necessariamente conduzir à conclusão de que um determinado membro é, individualmente, não adequado.

As instituições devem documentar os resultados das suas avaliações da adequação e, em especial, quaisquer lacunas identificadas entre a adequação necessária e a adequação real em termos individuais e coletivos dos membros do órgão de administração, bem como as medidas a tomar para resolver tais lacunas.

As instituições devem transmitir às autoridades competentes o resultado das avaliações da adequação dos novos membros do órgão de administração, incluindo as avaliações realizadas por cada instituição sobre a composição coletiva do órgão de administração, em conformidade com os procedimentos específicos referidos na secção 23 das presentes orientações. Tais resultados devem incluir a documentação e as informações enumeradas no Anexo III²² .

²² Ver também projetos de NTR nos termos do artigo 7.º, n.º 4, da Diretiva 2014/65/UE, e projetos de NTE nos termos do artigo 7.º, n.º 5, da Diretiva 2014/65/UE, relativamente à informação a ser fornecida para efeitos de autorização: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714-rts-authorisation_en.pdf e https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015-1858_-_final_report_-_draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Ver também o documento de consulta sobre projetos de NTR relativos à concessão ou recusa de autorização, publicado pela EBA.

A pedido das autoridades competentes, as instituições devem fornecer toda a informação adicional necessária à avaliação da adequação individual ou coletiva dos membros do órgão de administração. Em caso de recondução, essa informação poderá limitar-se às alterações relevantes.