17. Allgemeine Elemente zur Bewertung der individuellen und kollektiven Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans

Wenn nicht anders in den Leitlinien angegeben, sollten das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion oder der Nominierungsausschuss, soweit er eingerichtet wurde, sicherstellen, dass die Bewertungen der individuellen und kollektiven Eignung der Mitglieder des Leitungsorgans durchgeführt werden, bevor sie bestellt werden. Sie können mit anderen Ausschüssen (z. B. Risiko- und Prüfungsausschuss) und internen Funktionen (z. B. Personal-, Rechts- oder Kontrollfunktionen) zusammenarbeiten. Das Leitungsorgan in seiner Aufsichtsfunktion sollte für die Bestimmung der abschließenden Eignungsbewertungen verantwortlich sein.

Abweichend von Absatz 134 können die Bewertungen der individuellen und kollektiven Eignung in den folgenden Fällen, für die das Institut eine ordnungsgemäße Begründung geliefert hat, nach Bestellung des Mitglieds durchgeführt werden:

• a. Anteilseigner, Eigentümer oder Gesellschafter des Instituts nominieren und bestellen Mitglieder des Leitungsorgans auf der Hauptversammlung oder einer entsprechenden Versammlung, die nicht vom Institut oder dem Leitungsorgan vorgeschlagen wurden, z. B. Wahllistensystem;
• b. eine vollständige Eignungsbewertung vor der Bestellung eines Mitglieds würde die vernünftige Funktionsweise des Leitungsorgans, u. a. als Ergebnis der folgenden Situationen unterbrechen:
• i. Wenn sich die Notwendigkeit, Mitglieder zu ersetzen, plötzlich oder unerwartet ergibt, z. B. Tod eines Mitglieds; und
• ii. wenn ein Mitglied aus der Funktion abberufen wird, weil es nicht mehr geeignet ist.

Die Eignungsbewertungen sollten alle für die Bewertungen relevanten und verfügbaren Sachverhalte berücksichtigen. Institute sollten die Risiken, einschließlich des Reputationsrisikos, die im Falle der Feststellung von Schwächen entstehen, die sich auf die einzelne oder kollektive Eignung der Mitglieder des Leitungsorgans auswirken, berücksichtigen.

Wenn Mitglieder durch die Hauptversammlung bestellt werden und die Bewertung der individuellen und kollektiven Eignung von Mitgliedern vor der Hauptversammlung durchgeführt wurde, sollten Institute den Anteilseignern vor der Hauptversammlung entsprechende Informationen über die Bewertungsergebnisse zur Verfügung stellen. Die Bewertung sollte gegebenenfalls verschiedene alternative Zusammensetzungen des Leitungsorgans, die den Anteilseignern vorgestellt werden können, beinhalten.

Wenn Mitglieder in den ordnungsgemäß begründeten Fällen gemäß Absatz 135 durch Anteilseigner bestellt werden, bevor eine Bewertung der Eignung erfolgt, sollte die Bestellung an die positive Bewertung ihrer Eignung gebunden sein. In diesen Fällen sollten Institute die Eignung der Mitglieder und die Zusammensetzung des Leitungsorgans sobald wie möglich und spätestens innerhalb eines Monats nach Bestellung der Mitglieder bewerten. Wenn die anschließende Bewertung durch das Institut dazu geführt hat, dass ein Mitglied für seine Position als ungeeignet betrachtet wird, sollten das Mitglied und die zuständige Behörde unverzüglich informiert werden. Institute sollten darüber hinaus Anteilseigner über die erfolgte Bewertung sowie die Notwendigkeit, andere Mitglieder zu bestellen, informieren.

Institute sollten sicherstellen, dass Anteilseigner über uneingeschränkten Zugang zu relevanten und praktischen Informationen über die Verpflichtung, dass die Mitglieder des Leitungsorgans und das Leitungsorgan als Ganzes jederzeit geeignet sein müssen, verfügen. Die den Anteilseignern zur Verfügung gestellten Informationen bezüglich der Eignung des Leitungsorgans und seiner Mitglieder sollten es ermöglichen, dass Anteilseigner Entscheidungen in Kenntnis der Sachlage treffen und eventuelle Mängel bei der Zusammensetzung des Leitungsorgans oder seiner einzelnen Mitglieder beseitigen können.

Wenn einige Mitglieder durch das Leitungsorgan bestellt werden, sollten diese Bewertungen durchgeführt werden, bevor die Mitglieder ihre Funktion tatsächlich erfüllen. In den ordnungsgemäß begründeten Fällen gemäß Absatz 135 kann die Bewertung der Eignung nach Bestellung des Mitglieds durchgeführt werden. Dies sollte sobald wie möglich, jedoch spätestens innerhalb eines Monats nach der Bestellung erfolgen.

Institute sollten bei der Bewertung der kollektiven Eignung des Leitungsorgans die Ergebnisse der Bewertung der Eignung des einzelnen Mitglieds des Leitungsorgans berücksichtigen und umgekehrt. Festgestellte Schwächen in der gesamten Zusammensetzung des Leitungsorgans oder seiner Ausschüsse sollten nicht zwangsläufig zur der Schlussfolgerung führen, dass ein bestimmtes Mitglied individuell nicht geeignet ist.

Institute sollten die Ergebnisse ihrer Eignungsbewertungen und insbesondere festgestellte Schwächen zwischen der erforderlichen und tatsächlichen individuellen und kollektiven Eignung von Mitgliedern des Leitungsorgans sowie zu ergreifende Maßnahmen, um diese Mängel zu beseitigen, dokumentieren.

Institute sollten zuständigen Behörden das Ergebnis der Eignungsbewertungen für neue Mitglieder des Leitungsorgans, einschließlich der Bewertung der kollektiven Zusammensetzung des Leitungsorgans im Einklang mit den angegebenen Verfahren gemäß Abschnitt 23 durch das Institut, übermitteln. Dies sollte die in Anhang III aufgeführten Unterlagen und Informationen umfassen.²²

²² Siehe ferner den Entwurf technischer Regulierungsstandards gemäß Artikel 7 Absatz 4 der Richtlinie 2014/65/EU und den Entwurf technischer Durchführungsstandards gemäß Artikel 7 Absatz 5 der Richtlinie 2014/65/EU über die bei der Genehmigung zu übermittelnden Informationen: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714-rts-authorisation_en.pdf und https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015-1858_-_final_report_-_draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Siehe ferner das von der EBA veröffentlichte Konsultationspapier über den Entwurf technischer Regulierungsstandards bezüglich der Genehmigung.

Institute sollten auf Verlangen der zuständigen Behörden zusätzliche Informationen übermitteln, die für die Bewertung der individuellen oder kollektiven Eignung der Mitglieder des Leitungsorgans erforderlich sind. Bei einer erneuten Bestellung können diese Informationen auf relevante Änderungen beschränkt werden.