17. Gemeenschappelijke elementen voor de beoordeling van de individuele en collectieve geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan

Tenzij anders aangegeven in deze richtsnoeren, dient het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie of, indien dit is ingesteld, het benoemingscomité, ervoor te zorgen dat de individuele en collectieve geschiktheidsbeoordelingen van de leden van het leidinggevend orgaan worden uitgevoerd voordat zij worden benoemd. Ze kunnen contact onderhouden met andere comités (bv. risico- en auditcomité) en interne functies (bv. HR, juridische zaken of controlefuncties). Het leidinggevend orgaan in zijn toezichtfunctie dient verantwoordelijk te zijn voor het bepalen van de definitieve geschiktheidsbeoordelingen.

In afwijking van punt 134 kunnen de individuele en collectieve geschiktheidsbeoordelingen in elk van de volgende gevallen, indien naar behoren onderbouwd door de instelling, worden uitgevoerd na de benoeming van een lid:

• a. Aandeelhouders, eigenaren of leden van de instelling dragen op de aandeelhoudersvergadering of gelijkwaardige vergadering leden voor of benoemen leden die niet zijn voorgesteld door de instelling of door het leidinggevend orgaan, bijvoorbeeld bij een ‘slate’-systeem.
• b. Een volledige geschiktheidsbeoordeling voorafgaande aan de benoeming van een lid zou het goede functioneren van het leidinggevend orgaan verstoren, onder meer als gevolg van de volgende situaties:
• i. Er ontstaat plotseling of onverwacht een noodzaak om leden te vervangen, bijvoorbeeld bij het overlijden van een lid.
• ii. Een lid wordt uit zijn functie verwijderd omdat hij of zij niet langer geschikt is.

Bij de geschiktheidsbeoordelingen dient rekening te worden gehouden met alle beschikbare zaken die relevant zijn voor de beoordelingen. Instellingen dienen rekening te houden met de risico’s, waaronder de reputatierisico’s, die ontstaan in het geval dat zwakke punten worden vastgesteld die van invloed zijn op de individuele of collectieve geschiktheid van de leden van het leidinggevend orgaan.

Wanneer leden worden benoemd door de algemene vergadering van aandeelhouders en wanneer de individuele en collectieve geschiktheid van leden voorafgaand aan de algemene vergadering van aandeelhouders is beoordeeld, dienen instellingen de aandeelhouders voorafgaand aan de vergadering adequate informatie over de uitkomsten van de beoordeling te verstrekken. De beoordeling dient waar nodig verscheidene mogelijke samenstellingen van het leidinggevend orgaan te omvatten die aan de aandeelhouders kunnen worden voorgelegd.

Wanneer leden, in de naar behoren onderbouwde gevallen die worden genoemd in punt 135, worden benoemd door aandeelhouders voordat een geschiktheidsbeoordeling heeft plaatsgevonden, dient de benoeming plaats te vinden onder voorbehoud van een positieve beoordeling van hun geschiktheid. In deze gevallen dienen instellingen de geschiktheid van de leden en de samenstelling van het leidinggevend orgaan te beoordelen zodra dat praktisch mogelijk is, maar binnen een maand na de benoeming van de leden. Als de beoordeling door de instelling ertoe leidt dat een lid als niet-geschikt voor zijn functie wordt beschouwd, dienen het lid en de bevoegde autoriteit daar onmiddellijk van op de hoogte te worden gesteld. Instellingen dienen ook de aandeelhouders te informeren over de uitgevoerde beoordeling en de noodzaak om andere leden te benoemen.

Instellingen dienen ervoor te zorgen dat aandeelhouders volledige toegang hebben tot relevante en praktische informatie over de verplichting dat de leden van het leidinggevend orgaan en het leidinggevend orgaan in zijn geheel te allen tijde geschikt moeten zijn. De informatie die aan de aandeelhouders wordt verstrekt over de geschiktheid van het leidinggevend orgaan en zijn leden, moet de aandeelhouders ertoe in staat stellen geïnformeerde besluiten te nemen en eventuele tekortkomingen in de samenstelling van het leidinggevend orgaan of zijn individuele leden te verhelpen.

Wanneer sommige leden worden benoemd door het leidinggevend orgaan, dienen deze beoordelingen te worden uitgevoerd voordat zij daadwerkelijk hun functie gaan vervullen. In de naar behoren onderbouwde gevallen die worden genoemd in punt 135 kan de beoordeling van de geschiktheid worden uitgevoerd nadat het lid is benoemd. Dit dient zo snel als praktisch mogelijk is te gebeuren, maar binnen een maand na de datum van benoeming.

Instellingen dienen bij de beoordeling van de collectieve geschiktheid van het leidinggevend orgaan rekening te houden met de uitkomsten van de geschiktheidsbeoordeling van het individuele lid van het leidinggevend orgaan en vice versa. Zwakke punten die worden vastgesteld in de algehele samenstelling van het leidinggevend orgaan of zijn comités hoeven niet noodzakelijkerwijs tot de conclusie te leiden dat een bepaald lid individueel niet geschikt is.

Instellingen dienen de resultaten van hun geschiktheidsbeoordeling te documenteren en in het bijzonder eventuele zwakke punten die worden geconstateerd in de zin dat de werkelijke individuele en collectieve geschiktheid van leden van het leidinggevend orgaan verschilt van wat nodig is. Ook dienen zij de maatregelen te documenteren die moeten worden genomen om deze tekortkomingen te verhelpen.

Instellingen dienen bevoegde autoriteiten op de hoogte te houden van de uitkomst van geschiktheidsbeoordelingen voor nieuwe leden van het leidinggevend orgaan, met inbegrip van de beoordeling door de instelling van de collectieve samenstelling van het leidinggevend orgaan overeenkomstig de in hoofdstuk 23 gespecificeerde procedures. Dit dient de in bijlage III genoemde documentatie en informatie te omvatten²² .

²² Zie ook de ontwerp-RTS uit hoofde van artikel 7, lid 4, van Richtlijn 2014/65/EU en ontwerp-ITS uit hoofde van artikel 7, lid 5, van Richtlijn 2014/65/EU over de voor een vergunning te verstrekken informatie: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714-rts-authorisation_en.pdf en https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015-1858_-_final_report_-_draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Zie ook het door EBA gepubliceerde raadplegingsdocument over de ontwerp-RTS inzake vergunningen.

Instellingen dienen op verzoek van de bevoegde autoriteiten extra informatie te verstrekken die noodzakelijk is voor de individuele of collectieve geschiktheidsbeoordeling van de leden van het leidinggevend orgaan. In het geval van een herbenoeming kan deze informatie beperkt blijven tot relevante veranderingen.