17. Kopīgie elementi vadības struktūras locekļu individuālās un kolektīvās piemērotības novērtēšanai

Ja vien pamatnostādnēs nav noteikts citādi, vadības struktūrai, kas pilda uzraudzības funkciju, vai iecelšanas komitejai, ja tāda ir izveidota, ir jānodrošina, ka vadības struktūras locekļu individuālais un kolektīvais piemērotības novērtējums tiek veikts pirms to iecelšanas amatā. Tās var sadarboties ar citām komitejām (piemēram, risku un revīzijas komiteju) un iekšējām funkcijām (piemēram, cilvēkresursiem, juridiskajām vai kontroles funkcijām). Vadības struktūrai, kas pilda uzraudzības funkcijas, vajadzētu būt atbildīgai par galīgo piemērotības novērtējumu noteikšanu.

Atkāpjoties no 134. punkta, individuālos un kolektīvos piemērotības novērtējumus var veikt pēc dalībnieka iecelšanas jebkurā no tālāk minētajiem gadījumiem, par kuriem iestāde ir sniegusi pienācīgu pamatojumu:

• a. iestādes akcionāri, īpašnieki vai locekļi ieceļ un apstiprina vadības struktūras locekļus akcionāru sapulcē vai līdzvērtīgā sanāksmē, ko nav ierosinājusi iestāde vai vadības struktūra, piemēram, "nulles" sistēma;
• b. pilnīgs piemērotības novērtējums, pirms locekļa iecelšana traucētu vadības struktūras pareizu darbību, tostarp šādu situāciju rezultātā:
• i. ja pēkšņi vai neplānoti nepieciešams aizstāt locekļus, piemēram, locekļa nāves gadījumā; un
• ii. ja locekli atceļ tāpēc, ka viņš vairs nav piemērots.

Piemērotības novērtējumos ir jāņem vērā visi jautājumi, kas attiecas uz novērtējumiem un ir tiem pieejami. Iestādēm ir jāapsver riski, tostarp reputācijas risks, kas rodas gadījumā, ja tiek konstatēti trūkumi, kuri ietekmē vadības struktūras locekļu individuālo vai kolektīvo piemērotību.

Ja dalībniekus ieceļ akcionāru sapulce un ja dalībnieku individuālās un kolektīvās piemērotības novērtējums ir veikts pirms akcionāru kopsapulces, iestādēm pirms sapulces akcionāriem ir jāsniedz atbilstoša informācija par novērtējuma rezultātiem. Vajadzības gadījumā novērtējumā ir jāietver dažādi alternatīvi vadības struktūras sastāvi, ko var ieviest akcionāriem.

Ja pienācīgi pamatotos gadījumos, kas minēti 135. punktā, akcionāri ieceļ locekļus pirms piemērotības novērtējuma veikšanas, iecelšanai ir jābūt atkarīgai no viņu piemērotības pozitīva novērtējuma. Šādos gadījumos iestādēm ir jānovērtē vadības struktūras locekļu piemērotība un sastāvs, cik drīz vien iespējams, bet ne vēlāk kā viena mēneša laikā pēc locekļu iecelšanas. Ja iestādes veiktā turpmākā novērtējuma rezultātā kāds loceklis tiek uzskatīts par nepiemērotu viņa amatam, nekavējoties ir jāinformē loceklis un kompetentā iestāde. Iestādēm ir arī jāinformē akcionāri par veikto novērtējumu un nepieciešamību iecelt dažādus dalībniekus.

Iestādēm ir jānodrošina, ka akcionāriem ir pilnīga piekļuve būtiskai un praktiskai informācijai par pienākumu, ka vadības struktūras locekļiem un vadības struktūrai kolektīvi vienmēr jābūt piemērotiem. Informācijā, ko sniedz akcionāriem par vadības struktūras un tās locekļu piemērotību, ir jāļauj akcionāriem pieņemt informācijā balstītus lēmumus un novērst jebkādas nepilnības vadības struktūras vai tās atsevišķu locekļu sastāvā.

Ja dažus locekļus ieceļ vadības struktūra, šādi novērtējumi ir jāveic, pirms viņi faktiski uzņemas veikt savus pienākumus. Pienācīgi pamatotos gadījumos, kas minēti 135. punktā, piemērotības novērtējumu var veikt pēc locekļa iecelšanas. Tas ir jādara iespējami drīzāk, bet ne vēlāk kā viena mēneša laikā no iecelšanas dienas.

Iestādēm, novērtējot vadības struktūras kolektīvo piemērotību, ir jāņem vērā atsevišķa vadības struktūras locekļa piemērotības novērtējuma rezultāti un pretēji. Vadības struktūras vai tās komiteju kopējā sastāvā konstatētās nepilnības ne vienmēr liek secināt, ka konkrēts loceklis atsevišķi nav piemērots.

Iestādēm ir jādokumentē savu piemērotības novērtējumu rezultāti un jo īpaši visas konstatētās nepilnības starp vadības struktūras locekļu nepieciešamo un faktisko individuālo un kolektīvo piemērotību, kā arī pasākumi, kas jāveic, lai novērstu minētās nepilnības.

Iestādēm ir jānosūta kompetentajām iestādēm atbilstības novērtējuma rezultāti attiecībā uz jauniem vadības struktūras locekļiem, tostarp iestādes novērtējums par vadības struktūras kolektīvo sastāvu saskaņā ar 23. iedaļā norādītajām procedūrām. Tas ietver III pielikumā minētos dokumentus un informāciju²² .

²² Skatīt arī atsauci arī uz regulatīvo tehnisko standartu projektu saskaņā ar Direktīvas 2014/65/ES 7. panta 4. punktu un īstenošanas tehnisko standartu projektu saskaņā ar Direktīvas 2014/65/ES 7. panta 5. punktu par informāciju, kas jāsniedz atļaujas piešķiršanas laikā: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714 - rts - authorisation_en.pdf un https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015 - 1858_ - _final_report_ - _draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Skatīt arī Konsultāciju dokumentu par tehnisko standartu projektu attiecībā uz EBI publicētajām atļaujām.

Iestādēm pēc kompetento iestāžu pieprasījuma ir jāsniedz papildu informācija, kas vajadzīga vadības struktūras locekļu individuālās vai kolektīvās piemērotības novērtēšanai. Atkārtotas iecelšanas gadījumā šī informācija var aprobežoties tikai ar būtiskām izmaiņām.