18. Évaluation de l’aptitude individuelle des membres de l’organe de direction

Sauf disposition contraire dans les présentes orientations, l’organe de direction dans sa fonction de surveillance ou, lorsqu’il a été instauré, le comité des nominations devrait garantir que les évaluations individuelles et collectives de l’aptitude des membres de l’organe de direction sont réalisées avant leur nomination. Ils peuvent coopérer avec d’autres comités (par exemple, le comité des risques et d’audit) ou fonctions internes (par exemple, les fonctions de ressources humaines, juridique ou de contrôle). L’organe de direction dans sa fonction de surveillance devrait avoir la responsabilité de déterminer les évaluations finales de l’aptitude.

Par dérogation au point 134, les évaluations individuelles et collectives de l’aptitude peuvent être réalisées après la nomination du membre dans l’un quelconque des cas suivants, dès lors que l’établissement a fourni une justification appropriée:

• a. les actionnaires, les propriétaires ou les membres de l’établissement désignent et nomment à l’assemblée des actionnaires, ou toute autre assemblée équivalente, des membres de l’organe de direction qui n’ont pas été proposés par l’établissement ou par l’organe de direction, par exemple par un système de liste;
• b. une évaluation exhaustive de l’aptitude avant la nomination d’un membre risque de perturber le bon fonctionnement de l’organe de direction, notamment dans les situations suivantes:
• i. lorsque la nécessité de remplacer des membres survient de manière soudaine ou inattendue, par exemple après le décès d’un membre; et
• ii. lorsqu’un membre est destitué de ses fonctions parce qu’il ne satisfait plus aux exigences d’aptitude.

Les évaluations de l’aptitude devraient tenir compte de toutes les questions pertinentes et disponibles pour les évaluations. Les établissements devraient considérer les risques, y compris le risque de réputation, qui surviendraient si des faiblesses étaient identifiées qui affectent l’aptitude individuelle ou collective des membres de l’organe de direction.

Lorsque des membres sont nommés par l’assemblée générale des actionnaires et que l’évaluation de l’aptitude individuelle et collective des membres a été réalisée avant l’assemblée générale des actionnaires, les établissements devraient fournir aux actionnaires des informations appropriées sur les résultats de l’évaluation avant l’assemblée. Le cas échéant, l’évaluation devrait comprendre plusieurs compositions alternatives de l’organe de direction qui peuvent être présentées aux actionnaires.

Lorsque, dans les cas dûment justifiés visés au point 135, des membres sont nommés par les actionnaires avant qu’une évaluation de l’aptitude ne soit réalisée, la nomination devrait être subordonnée à l’évaluation positive de leur aptitude. Dans ces cas, les établissements devraient évaluer l’aptitude des membres et la composition de l’organe de direction dès que possible et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la nomination des membres. Si, à l’issue de l’évaluation ultérieure réalisée par l’établissement, il est considéré qu’un membre ne satisfait pas aux exigences d’aptitude pour le poste, le membre et l’autorité compétente devraient en être informés sans délai. Les établissements devraient également informer les actionnaires de l’évaluation réalisée ainsi que de la nécessité de nommer d’autres membres.

Les établissements devraient veiller à ce que les actionnaires aient pleinement accès aux informations pertinentes et pratiques concernant l’obligation selon laquelle les membres de l’organe de direction et l’organe de direction collectivement doivent être aptes à exercer leurs fonctions en permanence. Les informations fournies aux actionnaires concernant l’aptitude de l’organe de direction et de ses membres devraient permettre aux actionnaires de prendre des décisions éclairées et de remédier aux éventuelles carences constatées dans la composition de l’organe de direction ou ses différents membres.

Lorsque certains membres sont nommés par l’organe de direction, ces évaluations devraient être réalisées avant que ceux-ci n’exercent effectivement leurs fonctions. Dans les cas dûment justifiés visés au point 135, l’évaluation de l’aptitude peut être réalisée après la nomination du membre. Cette évaluation devrait être réalisée dès que possible et au plus tard dans un délai d’un mois à compter de la date de nomination.

Les établissements devraient tenir compte des résultats de l’évaluation de l’aptitude individuelle du membre de l’organe de direction lorsqu’ils évaluent l’aptitude collective de l’organe de direction et vice-versa. Les faiblesses identifiées dans la composition globale de l’organe de direction ou de ses comités ne devraient pas nécessairement conduire à la conclusion selon laquelle un membre particulier ne satisfait pas aux exigences d’aptitude individuelle.

Les établissements devraient documenter les résultats de leur évaluation de l’aptitude, et en particulier les éventuelles faiblesses constatées entre l’aptitude individuelle et collective nécessaire et l’aptitude individuelle et collective avérée des membres de l’organe de direction, ainsi que les mesures à prendre pour remédier à ces carences.

Les établissements devraient transmettre aux autorités compétentes le résultat des évaluations de l’aptitude des nouveaux membres de l’organe de direction, y compris l’évaluation par l’établissement de la composition collective de l’organe de direction conformément aux procédures spécifiques visées à la section 23. Cela devrait inclure la documentation et les informations figurant à l’annexe III²² .

²² Voir également le projet de normes techniques de réglementation au titre de l’article 7, paragraphe 4, de la directive 2014/65/UE et le projet de normes techniques d’exécution au titre de l’article 7, paragraphe 5, de la directive 2014/65/UE sur les informations à fournir pour l’agrément: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714-rts-authorisation_en.pdf et https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015-1858_-_final_report_-_draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Voir également le document de consultation sur le projet de normes techniques de réglementation sur l’agrément publié par l’ABE.

Les établissements devraient, à la demande des autorités compétentes, fournir les informations supplémentaires nécessaires pour évaluer l’aptitude individuelle ou collective des membres de l’organe de direction. En cas de reconduction des membres dans leurs fonctions, ces informations peuvent être limitées aux seuls changements pertinents.