17. Κοινές απαιτήσεις για την αξιολόγηση της ατομικής και της συλλογικής καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου

Εκτός εάν ορίζεται διαφορετικά στις παρούσες κατευθυντήριες γραμμές, το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα ή, εφόσον έχει συσταθεί, η επιτροπή ανάδειξης υποψηφίων, θα πρέπει να διασφαλίζει ότι οι αξιολογήσεις της ατομικής και της συλλογικής καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου διενεργούνται πριν από τον διορισμό τους. Προβλέπεται δε η δυνατότητα συνεργασίας τόσο με άλλες επιτροπές (π.χ. επιτροπή κινδύνου και επιτροπή ελέγχου) όσο και με εσωτερικές λειτουργίες (π.χ. ανθρώπινοι πόροι, νομικές υπηρεσίες ή λειτουργίες ελέγχου). Το διοικητικό όργανο υπό την εποπτική του αρμοδιότητα θα πρέπει να είναι υπεύθυνο για τον καθορισμό των τελικών αξιολογήσεων καταλληλότητας.

Κατά παρέκκλιση από το σημείο 134, οι αξιολογήσεις της ατομικής και της συλλογικής καταλληλότητας μπορούν να διενεργούνται μετά τον διορισμό του μέλους σε οποιαδήποτε από τις ακόλουθες περιπτώσεις για τις οποίες το ίδρυμα παρέχει δέουσα αιτιολόγηση:

• α. κατά τη συνέλευση των μετόχων ή ισοδύναμη συνεδρίαση, οι μέτοχοι, οι ιδιοκτήτες ή τα μέλη του ιδρύματος προτείνουν υποψηφίους και διορίζουν μέλη του διοικητικού οργάνου τα οποία δεν έχουν προταθεί από το ίδρυμα ή από το διοικητικό όργανο, π.χ. σύστημα καταλόγου υποψηφίων·
• β. η διενέργεια πλήρους αξιολόγησης καταλληλότητας πριν από τον διορισμό ενός μέλους θα διατάρασσε την ορθή λειτουργία του διοικητικού οργάνου, μεταξύ άλλων λόγω των ακόλουθων καταστάσεων:
• i. όταν η ανάγκη αντικατάστασης μελών προκύπτει κατά τρόπο αιφνίδιο ή απρόβλεπτο, π.χ. θάνατος μέλους· και
• ii. όταν ένα μέλος απαλλάσσεται των καθηκόντων του επειδή δεν είναι πλέον κατάλληλο.

Στις αξιολογήσεις καταλληλότητας θα πρέπει να λαμβάνονται υπόψη όλα τα θέματα που αφορούν τις αξιολογήσεις και τα σχετικά στοιχεία που είναι διαθέσιμα. Τα ιδρύματα θα πρέπει να εξετάζουν τους κινδύνους, συμπεριλαμβανομένου του κινδύνου φήμης, που ενδέχεται να ανακύψουν σε περίπτωση εντοπισμού αδυναμιών οι οποίες επηρεάζουν την ατομική ή τη συλλογική καταλληλότητα των μελών του διοικητικού οργάνου.

Σε περίπτωση που τα μέλη διορίζονται από τη γενική συνέλευση των μετόχων και η αξιολόγηση της ατομικής και της συλλογικής καταλληλότητας των μελών έχει διενεργηθεί πριν από τη σύγκληση της γενικής συνέλευσης των μετόχων, τα ιδρύματα θα πρέπει να παρέχουν στους μετόχους κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τα αποτελέσματα της εν λόγω αξιολόγησης πριν από τη συνέλευση. Όπου κρίνεται σκόπιμο, η αξιολόγηση θα πρέπει να περιλαμβάνει διάφορες εναλλακτικές συνθέσεις του διοικητικού οργάνου που μπορούν να προταθούν στους μετόχους.

Εάν, στις δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις που αναφέρονται στο σημείο 135, τα μέλη διορίζονται από τους μετόχους πριν από τη διενέργεια αξιολόγησης καταλληλότητας, ο διορισμός θα πρέπει να πραγματοποιείται με την επιφύλαξη της θετικής αξιολόγησης της καταλληλότητάς τους. Σε αυτές τις περιπτώσεις, τα ιδρύματα θα πρέπει να αξιολογούν την καταλληλότητα των μελών και τη σύνθεση του διοικητικού οργάνου το συντομότερο δυνατό και το αργότερο εντός ενός μηνός από την ημερομηνία διορισμού των μελών. Εάν από την επακόλουθη αξιολόγηση που διενεργεί το ίδρυμα προκύπτει ότι ένα μέλος θεωρείται ότι δεν είναι κατάλληλο για τη θέση του, το εν λόγω μέλος και η αρμόδια αρχή θα πρέπει να ενημερώνονται χωρίς καθυστέρηση. Τα ιδρύματα θα πρέπει επίσης να ενημερώνουν και τους μετόχους, τόσο για την αξιολόγηση που έχει διενεργηθεί όσο και για την ανάγκη διορισμού διαφορετικών μελών.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να μεριμνούν ώστε οι μέτοχοι να έχουν πλήρη πρόσβαση σε σχετικές και πρακτικές πληροφορίες όσον αφορά την υποχρέωση τόσο των μελών του διοικητικού οργάνου όσο και του διοικητικού οργάνου συλλογικά να πληρούν ανά πάσα στιγμή τις απαιτήσεις καταλληλότητας. Οι πληροφορίες που παρέχονται στους μετόχους όσον αφορά την καταλληλότητα του διοικητικού οργάνου και των μελών του θα πρέπει να παρέχουν στους μετόχους τη δυνατότητα να λαμβάνουν αποφάσεις κατόπιν ενημέρωσης και να καλύπτουν τυχόν ελλείψεις της σύνθεσης του διοικητικού οργάνου ή των μεμονωμένων μελών του.

Στις περιπτώσεις στις οποίες ορισμένα μέλη διορίζονται από το διοικητικό όργανο, οι εν λόγω αξιολογήσεις θα πρέπει να διενεργούνται πριν από την ουσιαστική ανάληψη των καθηκόντων τους. Στις δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις που αναφέρονται στο σημείο 135, η αξιολόγηση της καταλληλότητας μπορεί να διενεργείται μετά τον διορισμό του μέλους. Αυτό θα πρέπει να γίνεται το συντομότερο δυνατό, αλλά το αργότερο εντός ενός μηνός από την ημερομηνία διορισμού.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να λαμβάνουν υπόψη τα αποτελέσματα της αξιολόγησης της καταλληλότητας των μεμονωμένων μελών του διοικητικού οργάνου κατά την αξιολόγηση της συλλογικής καταλληλότητας του διοικητικού οργάνου και αντιστρόφως. Αδυναμίες που εντοπίζονται στη συνολική σύνθεση του διοικητικού οργάνου ή των επιτροπών του δεν θα πρέπει να οδηγούν κατ’ ανάγκη στο συμπέρασμα ότι ένα συγκεκριμένο μέλος δεν είναι κατάλληλο σε ατομικό επίπεδο.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να τεκμηριώνουν τα αποτελέσματα της αξιολόγησης καταλληλότητας, και ιδίως τυχόν αδυναμίες που εντοπίζονται μεταξύ της απαιτούμενης και της πραγματικής ατομικής και συλλογικής καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου, καθώς και τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν για την κάλυψη των εν λόγω ελλείψεων.

Τα ιδρύματα θα πρέπει να διαβιβάζουν στις αρμόδιες αρχές το αποτέλεσμα των αξιολογήσεων καταλληλότητας για τα νέα μέλη του διοικητικού οργάνου, συμπεριλαμβανομένης της αξιολόγησης που διενεργεί το ίδρυμα όσον αφορά τη συλλογική σύνθεση του διοικητικού οργάνου σύμφωνα με τις καθορισμένες διαδικασίες που αναφέρονται στην ενότητα 23. Στα στοιχεία αυτά θα πρέπει να περιλαμβάνονται η τεκμηρίωση και οι πληροφορίες που παρατίθενται στο παράρτημα III²² .

²² Ανατρέξτε επίσης στα σχέδια ρυθμιστικών τεχνικών προτύπων βάσει του άρθρου 7 παράγραφος 4 της οδηγίας 2014/65/ΕΕ και στα σχέδια εκτελεστικών τεχνικών προτύπων βάσει του άρθρου 7 παράγραφος 5 της οδηγίας 2014/65/ΕΕ σχετικά με τις πληροφορίες που πρέπει να παρέχονται για τη χορήγηση άδειας λειτουργίας: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714 -rts- authorisation_en.pdf και https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015 - 1858_ - _final_report_ - _draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf . Βλέπε επίσης το έγγραφο διαβούλευσης για τα σχέδια ρυθμιστικών τεχνικών προτύπων σχετικά με τη χορήγηση άδειας λειτουργίας που δημοσιεύθηκε από την ΕΑΤ.

Κατόπιν αιτήματος των αρμόδιων αρχών, τα ιδρύματα θα πρέπει να παρέχουν συμπληρωματικές πληροφορίες οι οποίες είναι απαραίτητες για την αξιολόγηση της ατομικής ή συλλογικής καταλληλότητας των μελών του διοικητικού οργάνου. Στην περίπτωση της ανανέωσης της θητείας ενός μέλους, οι εν λόγω πληροφορίες μπορούν να περιορίζονται στις σχετικές αλλαγές.