17. Fælles elementer i vurderingen af egnetheden af det enkelte medlem af ledelsesorganet og af medlemmernes kollektive egnethed

Medmindre andet er anført i disse retningslinjer, bør ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion eller nomineringsudvalget, hvis et sådant er nedsat, sikre, at de individuelle og kollektive egnethedsvurderinger af ledelsesorganets medlemmer udføres, inden de udnævnes. De kan samarbejde med andre udvalg (f.eks. risiko- og revisionsudvalg) og interne funktioner (f.eks. personaleafdelingen, juridisk afdeling eller kontrolfunktioner). Ledelsesorganet i dets tilsynsfunktion bør have ansvaret for at træffe afgørelse om de endelige egnethedsvurderinger.

Uanset punkt 134 kan de individuelle og kollektive egnethedsvurderinger udføres efter udnævnelsen af medlemmet i hvert af følgende tilfælde, hvis det begrundes behørigt af instituttet:

• a. instituttets aktionærer, ejere eller medlemmer på generalforsamlingen eller et tilsvarende møde nominerer og udnævner medlemmer af ledelsesorganet, som ikke er indstillet af instituttet eller af ledelsesorganet, f.eks. en kandidatliste
• b. en komplet egnethedsvurdering inden udnævnelsen af et medlem vil forstyrre ledelsesorganets arbejde, herunder som følge af følgende situationer:
• i. hvis behovet for at erstatte medlemmer opstår pludseligt eller uventet, f.eks. ved et medlems dødsfald
• ii. hvis et medlem fjernes, fordi vedkommende ikke længere er egnet.

Egnethedsvurderingerne bør baseres på alle forhold, der er relevante og tilgængelige for vurderingerne. Institutterne bør overveje risiciene, herunder den omdømmemæssige risiko, hvis der konstateres svagheder, som påvirker den individuelle eller kollektive egnethed af ledelsesorganets medlemmer.

Hvis medlemmer udnævnes af generalforsamlingen, og hvis vurderingen af den individuelle og kollektive egnethed af medlemmer er blevet udført inden generalforsamlingen, bør institutterne fremlægge tilstrækkelige oplysninger om vurderingsresultaterne for aktionærerne inden mødet. Hvis det er hensigtsmæssigt, bør vurderingen omfatte forskellige alternative sammensætninger af ledelsesorganet, som kan forelægges aktionærerne.

Hvor aktionærerne i de behørigt begrundede tilfælde nævnt i punkt 135 udnævner medlemmer, inden der er foretaget en egnethedsvurdering, bør udnævnelsen være med forbehold for en positiv egnethedsvurdering. I disse tilfælde bør institutterne vurdere medlemmernes egnethed og ledelsesorganets sammensætning hurtigst muligt, og senest én måned efter medlemmernes udnævnelse. Hvis instituttets efterfølgende vurdering viser, at et medlem ikke er egnet til sin stilling, bør medlemmet og den kompetente myndighed straks underrettes. Institutterne bør også informere aktionærer om den gennemførte vurdering og behovet for at udpege andre medlemmer.

Institutterne bør sikre, at aktionærer har fuld adgang til relevante og praktiske oplysninger om kravet om, at ledelsesorganets medlemmer og ledelsesorganet kollektivt til enhver tid skal være egnede. De oplysninger, der fremlægges for generalforsamlingen vedrørende egnetheden af ledelsesorganet og dets medlemmer, bør sætte aktionærerne i stand til at træffe informerede beslutninger og afhjælpe mangler med hensyn til ledelsesorganets sammensætning eller dets individuelle medlemmer.

Hvis nogle medlemmer udnævnes af ledelsesorganet, bør sådanne vurderinger gennemføres, inden de effektivt udøver deres funktion. I de behørigt begrundede tilfælde, der er nævnt i punkt 135, kan egnethedsvurderingen foretages efter udnævnelsen af medlemmet. Dette bør ske så hurtigt som muligt, men senest én måned efter medlemmernes udnævnelse.

Institutterne bør tage hensyn til resultaterne af egnethedsvurderingen af det individuelle medlem af ledelsesorganet, når de vurderer ledelsesorganets kollektive egnethed, og omvendt. Svagheder i ledelsesorganets eller dets udvalgs generelle sammensætning bør ikke nødvendigvis føre til den konklusion, at et bestemt medlem ikke er egnet.

Institutterne bør dokumentere resultaterne af deres vurdering af egnethed, herunder navnlig alle konstaterede svagheder mellem den nødvendige og den faktiske individuelle og kollektive egnethed af ledelsesorganets medlemmer og de foranstaltninger, der er truffet for at afhjælpe disse mangler.

Institutterne bør meddele de kompetente myndigheder resultatet af egnethedsvurderingerne for nye medlemmer af ledelsesorganet, herunder instituttets vurdering af den kollektive sammensætning af ledelsesorganet i overensstemmelse med de angivne procedurer omhandlet i kapitel 23. Dette bør omfatte de dokumenter og oplysninger, der er anført i bilag III²² .

²² Se også udkast til reguleringsmæssige tekniske standarder omhandlet i artikel 7, stk. 4, i direktiv 2014/65/EU og udkast til gennemførelsesmæssige tekniske standarder omhandlet i artikel 7, stk. 5, i direktiv 2014/65/EU med henblik på de oplysninger, der skal indgives ved tilladelse: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714-rts-authorisation_en.pdf og https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015-1858_-_final_report_-_draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Se også debatoplægget om udkastet til reguleringsmæssige tekniske standarder om tilladelse, offentliggjort af EBA.

Institutterne bør efter anmodning fra de kompetente myndigheder fremlægge yderligere oplysninger, som er nødvendige for vurdering af den individuelle eller kollektive egnethed af ledelsesorganets medlemmer. Hvis der er tale om genudnævnelse, kan disse oplysninger alene vedrøre relevante ændringer.