17. Opći elementi za procjenu pojedinačne i kolektivne primjerenosti članova upravljačkog tijela

Osim ako je drukčije navedeno u ovim smjernicama, upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji ili odbor za imenovanja, ako je osnovan, trebaju osigurati provedbu procjena pojedinačne i kolektivne primjerenosti članova upravljačkog tijela prije njihova imenovanja. Mogu se povezati s drugim odborima (npr. s odborom za rizike i reviziju) i unutarnjim funkcijama (npr. s ljudskim resursima, pravnim ili kontrolnim funkcijama). Upravljačko tijelo u nadzornoj funkciji treba biti odgovorno za određivanje konačnih procjena primjerenosti.

Odstupajući od stavka 134., procjene pojedinačne i kolektivne primjerenosti mogu se provesti nakon imenovanja člana u bilo kojem od sljedećih slučajeva za koje je institucija pružila propisno opravdanje:

• a. Na sastanku dioničara ili istovjetnom sastanku dioničari, vlasnici ili članovi institucije predložili su i imenovali članove upravljačkog tijela koje nisu predložili institucija ni upravljačko tijelo, npr. sustav popisa kandidata.
• b. Potpuna procjena primjerenosti prije imenovanja člana narušila bi uobičajeno funkcioniranje upravljačkog tijela, među ostalim zbog sljedećih situacija:
• i. ako potreba za zamjenom članova nastane iznenadno ili neočekivano, npr. u slučaju smrti člana i
• ii. ako je član smijenjen jer više nije primjeren.

Procjenama primjerenosti trebalo bi uzeti u obzir sva pitanja koja su relevantna i dostupna za procjene. Institucije bi trebale razmotriti rizike, uključujući reputacijski rizik, koji nastaju u slučaju da se utvrde bilo kakve slabosti koje utječu na pojedinačnu ili kolektivnu primjerenost članova upravljačkog tijela.

Ako članove imenuje glavna skupština dioničara i ako je procjena pojedinačne i kolektivne primjerenosti članova provedena prije glavne skupštine, institucije prije održavanja skupštine trebaju dioničarima pružiti odgovarajuće informacije o rezultatima te procjene. Prema potrebi, procjena treba sadržavati različite alternativne sastave upravljačkog tijela koji se mogu predstaviti dioničarima.

Ako su, u propisno opravdanim slučajevima iz stavka 135., dioničari imenovali članove prije provedbe procjene primjerenosti, imenovanje treba ovisiti o pozitivnoj procjeni njihove primjerenosti. U tim slučajevima institucije trebaju procijeniti primjerenost članova i sastav upravljačkog tijela što je prije moguće, a najkasnije u roku od jednog mjeseca nakon imenovanja članova. Ako se na temelju naknadne procjene institucije član ne smatra primjerenim za tu poziciju, o tome odmah treba obavijestiti tog člana i nadležno tijelo. Institucije isto tako trebaju obavijestiti dioničare o provedenoj procjeni i potrebi za imenovanjem drugih članova.

Institucije trebaju osigurati da dioničari imaju potpuni pristup relevantnim i praktičnim informacijama o obvezi da članovi upravljačkog tijela i upravljačko tijelo u cjelini u svakom trenutku moraju biti primjereni. Informacije koje se pružaju dioničarima o primjerenosti upravljačkog tijela i njegovih članova trebale bi omogućiti dioničarima donošenje informiranih odluka i rješavanje bilo kakvih nedostataka u sastavu upravljačkog tijela ili njegovih pojedinačnih članova.

Ako neke članove imenuje upravljačko tijelo, takve bi procjene trebalo provesti prije nego što članovi počnu stvarno obavljati svoju funkciju. U propisno opravdanim slučajevima iz stavka 135. procjena primjerenosti može se provesti nakon imenovanja člana. To bi trebalo učiniti što je prije moguće, a najkasnije u roku od jednog mjeseca nakon datuma imenovanja.

Institucije bi pri procjeni kolektivne primjerenosti upravljačkog tijela trebale uzeti u obzir rezultate procjene primjerenosti pojedinačnog člana upravljačkog tijela i obrnuto. Slabosti utvrđene u sastavu upravljačkog tijela ili njegovih odbora u cjelini ne bi nužno trebale dovesti do zaključka da određeni pojedinačni član nije primjeren.

Institucije trebaju dokumentirati rezultate svoje procjene primjerenosti, a posebno sve slabosti utvrđene s obzirom na potrebnu i stvarnu pojedinačnu i kolektivnu primjerenost članova upravljačkog tijela te mjere koje je potrebno poduzeti kako bi se ti nedostatci uklonili.

Institucije nadležnim tijelima trebaju dostaviti rezultate procjena primjerenosti novih članova upravljačkog tijela, uključujući procjenu kolektivnog sastava upravljačkog tijela koju je institucija provela u skladu s utvrđenim postupcima iz odjeljka 23. To bi trebalo uključivati dokumentaciju i informacije navedene u Prilogu III.²²

²² Vidi i nacrt regulatornog tehničkog standarda na temelju članka 7. stavka 4. Direktive 2014/65/EU i nacrt provedbenog tehničkog standarda na temelju članka 7. stavka 5. Direktive 2014/65/EU o informacijama koje je potrebno dostaviti pri traženju odobrenja za rad: http://ec.europa.eu/finance/securities/docs/isd/mifid/rts/160714 - rts - authorisation_en.pdf i https://www.esma.europa.eu/sites/default/files/library/2015 - 1858_ - _final_report_ - _draft_implementing_technical_standards_under_mifid_ii.pdf. Vidi i savjetodavni dokument o nacrtu regulatornih tehničkih standarda za odobrenje za rad koji je objavila EBA.

Institucije trebaju na zahtjev nadležnih tijela pružiti dodatne informacije potrebne za procjenu pojedinačne ili kolektivne primjerenosti članova upravljačkog tijela. U slučaju ponovnog imenovanja te informacije mogu biti ograničene na relevantne promjene.